Приложение N 4. Положение об отделе распорядительных документов управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

Приложение N 4

к постановлению главы администрации

города Владивостока

от 10.04.2006 N 580

Положение
об отделе распорядительных документов управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

1. Общие положения

1.1. Отдел распорядительных документов (далее - отдел) является структурным подразделением управления делопроизводства аппарата (далее - управления) администрации города Владивостока (далее - администрации).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами по вопросам организации работы с распорядительными документами, Уставом города Владивостока, Инструкцией по делопроизводству в администрации города, Положением об управлении делопроизводства, настоящим Положением.

1.3. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет заведующий отделом в соответствии с Положением об отделе и должностной инструкцией.

Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от должности заместителем главы администрации, осуществляющим решение кадровых вопросов, по представлению начальника управления, согласованному с руководителем аппарата администрации.

В случае отсутствия заведующего отделом его обязанности исполняет главный специалист этого отдела.

Общее руководство деятельностью отдела осуществляет начальник управления.

При смене заведующего отделом оформляется акт приема-передачи дел и документов. Акт утверждается руководителем аппарата администрации.

1.4. Заведующий отделом имеет право подписи реестров на отправляемые отделом распорядительные документы администрации.

1.5. Для заверения распорядительных документов отдел имеет печать (негербовую) с наименованием "Администрация города Владивостока. Управление делопроизводства. Для распорядительных документов".

2. Цели и задачи

Основными целями и задачами отдела являются:

2.1. Документационное обеспечение управления администрации.

2.2. Контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации по оформлению распорядительных документов.

2.3. Обеспечение сохранности распорядительных документов и последующая организация передачи документов на архивное хранение.

2.4. Справочно-информационная работа по распорядительным документам.

3. Функции

Отдел в соответствии с возложенными на него основными задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Получает подписанные главой администрации, заместителями главы администрации распорядительные документы.

3.2. Проверяет соблюдение установленных требований по оформлению распорядительных документов.

3.3. Осуществляет автоматизированную регистрацию распорядительных документов.

3.4. Осуществляет внесение информации в базу данных при внесении изменений (дополнений) и отмене распорядительных документов, а также сведений об опубликовании распорядительных документов в средствах массовой информации.

3.5. Осуществляет формирование текстов распорядительных документов администрации в электронном виде (сканирование).

3.6. Осуществляет копирование, учет копий документов, их заверение и рассылку непосредственным исполнителям в строгом соответствии с реестром рассылки.

3.7. Обеспечивает текущее хранение распорядительных документов до проведения архивно-технической обработки и передачи в архивный отдел управления.

3.8. Осуществляет справочно-информационное обслуживание руководства администрации и ее структурных подразделений, а также предприятий, организаций, учреждений различных форм собственности и граждан по запросам.

3.9. Ежедневно готовит и передает главе администрации реестры или копии всех зарегистрированных распорядительных документов. Также, по указанию главы администрации, передает копии распорядительных документов заместителям главы администрации.

3.10. Ежемесячно готовит и передает постановления главы администрации надзорному органу (прокуратура Ленинского района города Владивостока).

3.11. Исполняет запросы и выдает по разрешению заместителя главы администрации, курирующего правовые вопросы, заверенные копии распорядительных документов, выписки из них.

3.12. Осуществляет предоставление копий постановлений (распоряжений) главы администрации справочно-правовым системам.

3.13. Совместно с отделом унификации документов готовит информационно-аналитические материалы по издаваемым распорядительным документам администрации для предоставления главе администрации, заместителям главы администрации и руководителю аппарата администрации.

3.14. Ежемесячно готовит и предоставляет начальнику управления по установленной форме отчетность о работе отдела.

3.15. Участвует в разработке проектов распорядительных документов по вопросам делопроизводства.

3.16. Принимает участие в разработке методических документов по вопросам документирования и организации документов в делопроизводстве.

3.17. Консультирует специалистов структурных подразделений администрации по вопросам оформления, получения заверенных копий и рассылки распорядительных документов.

3.18. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы документов управления делопроизводства.

4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:

- вносить предложения по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления в администрации города;

- контролировать и требовать от руководителей и специалистов структурных подразделений соблюдения установленных правил работы с распорядительными документами;

- возвращать исполнителям на доработку распорядительные документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- совместно с отделом унификации документов и управлением информационных технологий, безопасности и связи определять и реализовывать задачи документационного обеспечения управления,

- выдавать по разрешению заместителя главы администрации, курирующего правовые вопросы, заверенные копии распорядительных документов по запросам структурных подразделений администрации и организаций;

- информировать вышестоящее руководство о нарушениях информационной безопасности;

- соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;

- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

5. Ответственность

5.1. Отдел несет ответственность за:

- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока порядка работы с распорядительными документами, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;

- обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;

- соблюдение информационной безопасности на автоматизированных рабочих местах;

- выполнение указаний и поручений начальника управления;

- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.

5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".

5.3. Объем персональной ответственности специалистов отдела за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения. Связи

6.1. Отдел взаимодействует:

- по вопросам документационного обеспечения управления с другими отделами управления делопроизводства, структурными подразделениями администрации, предприятиями, организациями, учреждениями различных форм собственности в пределах компетенции отдела;

- по вопросам материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии, эксплуатационно-хозяйственным управлением;

- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами с управлением информационных технологий, безопасности и связи и отделом унификации документов;

7. Организация работы

Отдел работает в соответствии с настоящим Положением, Положением об управлении, Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом администрации города, утвержденными главой администрации.