Приложение N 3. Положение об архивном отделе управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

Приложение N 3

к постановлению главы администрации

города Владивостока

от 10.04.2006 N 580

Положение
об архивном отделе управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

1. Общие положения

1.1. Администрация города Владивостока осуществляет деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", муниципальным правовым актом города Владивостока "Положение о формировании и содержании муниципального архива Владивостокского городского округа", принятым решением Думы города Владивостока от 28.02.2006 N 191.

К полномочиям администрации города в области архивного дела относятся:

- хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов, образовавшихся и образующихся в управленческой деятельности органа местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;

- решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности.

1.2. Для реализации полномочий в области архивного дела в структуре управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока образован архивный отдел управления делопроизводства аппарата администрации (далее - архивный отдел), выполняющий функции муниципального архива.

Для заверения архивных копий, архивных справок и выписок архивный отдел имеет гербовую печать с изображением в качестве реквизита герба города Владивостока, штампы установленного образца, бланк письма со своим наименованием.

Заведующий архивным отделом имеет право подписания архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов и заверения их гербовой печатью архивного отдела управления делопроизводства аппарата администрации.

Архивный отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Приморского края, муниципальными правовыми актами города Владивостока, решениями Думы города Владивостока, постановлениями и распоряжениями главы администрации, Уставом города Владивостока, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, архивного отдела аппарата администрации Приморского края, Положением об управлении делопроизводства аппарата администрации и настоящим Положением.

1.3. Положение об архивном отделе утверждается главой администрации города Владивостока по согласованию с архивным отделом аппарата Администрации Приморского края.

В Положении закрепляются организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.

Штатная численность служащих архивного отдела устанавливается главой администрации города. Работники архивного отдела являются муниципальными служащими и замещают должности, предусмотренные реестром муниципальных должностей.

1.4. Администрация города Владивостока обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда служащих архивного отдела.

Дополнительными источниками финансирования могут быть спонсорские и иные средства, полученные законным путем.

2. Задачи и функции

Архивный отдел осуществляет хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов.

Основными задачами архивного отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:

- хранение и учет принятых документов;

- формирование электронного реестра переданных на хранение постановлений администрации города по основной деятельности;

- представление в установленном порядке учетных данных в архивный отдел Администрации Приморского края;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;

- подготовка предложений руководству администрации города по обеспечению сохранности архивных документов и их реализация.

Архивный отдел обеспечивает хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав архивного отдела, в том числе образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т. ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Приморского края;

- документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Владивостока, в том числе:

- составление списков организаций-источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации города Владивостока и согласовываемых с архивным отделом аппарата Администрации Приморского края, систематическая работа по их уточнению;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения и по личному составу в архивный отдел.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве источников комплектования архивного отдела, а также иных муниципальных предприятий, организаций и учреждений; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования и других организациях на территории Владивостокского городского округа;

- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций-источников комплектования и инструкций по делопроизводству;

- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу действующих организаций - источников комплектования архивного отдела и действующих муниципальных организаций;

- рассмотрение и представление в архивный отдел аппарата администрации Приморского края поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу ликвидированных организаций, подлежащих приему в архивный отдел;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и технологий работы с документами;

- разработка и реализация предложений по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

2.4. Информационное обеспечение руководства администрации города Владивостока, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование руководства администрации города Владивостока, муниципальных организаций о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;

- организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, прием граждан;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам автоматизированных информационно-поисковых систем и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий администрации города Владивостока в сфере архивного дела при наделении ими администрацией Приморского края в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3. Права

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять администрацию города Владивостока по вопросам компетенции отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства администрации города Владивостока и архивного отдела аппарата Администрации Приморского края предложения, проекты распорядительных документов по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций.

3.3. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

3.4. Давать в пределах своей компетенции муниципальным организациям обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией города Владивостока и структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.6. Иметь своих представителей в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для решения вопросов сохранности документов.

3.7. Взаимодействовать в своей деятельности с муниципальными предприятиями и учреждениями, архивным отделом аппарата Администрации Приморского края, общественными организациями по вопросам архивного дела.

3.8. Принимать по согласованию с главой администрации города Владивостока на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

4. Организация работы

4.1. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых руководством администрации города с учетом рекомендаций архивного отдела аппарата Администрации Приморского края.

4.2. Архивный отдел возглавляет заведующий отделом, который назначается на должность и освобождается от должности заместителем главы администрации, осуществляющим решение кадровых вопросов, по представлению начальника управления, согласованному с руководителем аппарата администрации города и с архивным отделом аппарата Администрации Приморского края.

Заведующий архивным отделом непосредственно организует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач и функций, отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед главой администрации города и в установленном порядке перед архивным 'отделом аппарата Администрации Приморского края.

Заведующий архивным отделом организует работу отдела в особый период; обеспечивает подготовку к вывозу и доставку в места хранения архивных документов, не предусмотренных к использованию в особый период; участвует в разработке и корректировке мобилизационных мероприятий администрации города.

При смене заведующего архивным отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителя архивного отдела аппарата Администрации Приморского края. Акт приема-передачи дел утверждается главой администрации города и представляется в архивный отдел аппарата Администрации Приморского края.

В случае отсутствия заведующего архивным отделом его обязанности исполняет главный специалист этого отдела.

Общее руководство деятельностью архивного отдела осуществляет начальник управления делопроизводства.

4.3. Исключение архивного отдела из штатного расписания, сокращение его численности осуществляется главой администрации города в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при исключении из штатного расписания архивного отдела передаются структурному подразделению - правопреемнику, определяемому главой администрации города.