Приложение N 1. Положение об управлении делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

Приложение N 1

к постановлению главы администрации

города Владивостока

от 10.04.2006 N 580

Положение
об управлении делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

С изменениями и дополнениями от:

11 июня 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства аппарата администрации (далее - управление) является структурным подразделением (функциональным органом) администрации города Владивостока (далее - администрация), подчиненным руководителю аппарата администрации.

1.2. Структура управления определяет оптимальный состав внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения. В состав управления входят: отдел документационного обеспечения управления, отдел распорядительных документов, отдел унификации документов и архивный отдел.

Штатная численность управления и финансирование его деятельности устанавливается главой администрации.

1.3. Деятельность управления регламентируется настоящим Положением, Положением об аппарате администрации города Владивостока, утвержденным постановлением главы администрации от 28.09.2005 N 1075, и Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы администрации от 28.01.2004 N 200; работа специалистов управления - должностными инструкциями.

1.4. Управление в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Приморского края, муниципальными правовыми актами города Владивостока, решениями Думы города Владивостока, постановлениями и распоряжениями главы администрации, Уставом города Владивостока, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, а также настоящим Положением.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Владивостока от 11 июня 2010 г. N 657 в пункт 1.5 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности главой администрации по представлению руководителя аппарата администрации. В период отсутствия начальника управления исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника управления - заведующего отделом документационного обеспечения управления.

Начальник управления осуществляет руководство управлением и несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач в соответствии с утвержденной главой администрации должностной инструкцией.

Начальник управления издает приказы по вопросам компетенции.

1.6. Управление для оформления служебных документов и их копий имеет:

- печать (негербовую) с наименованием "Администрация города Владивостока. Управление делопроизводства";

- печать гербовую с наименованием "Администрация города Владивостока. Архивный отдел управления делопроизводства";

- печать (негербовую) с наименованием "Администрация города Владивостока. Управление делопроизводства. Для распорядительных документов";

- регистрационный и архивные заверительные штампы;

- бланки письма управления и архивного отдела установленной формы.

Порядок применения указанных печатей, штампов, бланков устанавливается Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока.

1.7. Управление работает со сведениями, отнесенными законодательством Российской Федерации к конфиденциальной информации, исполняет требования о конфиденциальных данных и защите информации.

2. Цели и задачи

Основными целями управления являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация документационного обеспечения управления в администрации.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

- обеспечение единого порядка прохождения документов и операций, производимых с ними;

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами в администрации, ее структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях;

- обеспечение унифицированного документирования и единого порядка организации работы с документами;

- контроль за исполнением документов служебной переписки, за подготовкой документов, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с документами;

- разработка, внедрение и использование табеля унифицированных форм документов администрации и ее структурных подразделений;

- обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности регистрационно-поисковых ресурсов управления;

- развитие автоматизированных систем передачи и обработки информации (электронного документооборота) между структурными подразделениями администрации;

- соблюдение требований информационной безопасности документооборота в администрации;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в администрации.

3. Функции

В соответствии с нормами действующих правовых актов, определяющих компетенцию администрации как органа местного самоуправления, управление выполняет следующие функции:

3.1. Формирование и содержание муниципального архива:

- организует работу архивного отдела, выполняющего функции муниципального архива;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации, контролирует разработку и согласовывает номенклатуры дел источников комплектования;

- обеспечивает организацию документов в делопроизводстве, единый порядок хранения и использования архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.2. Применение централизованной формы организации работы с документами.

3.2.1. Документирование управленческой деятельности:

- обеспечивает соблюдение единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации;

- разрабатывает бланки организационно-распорядительных документов администрации, ее структурных подразделений и коллегиальных органов;

- обеспечивает тиражирование гербовых бланков и отдельных форм документов типографским способом; ведет учет поступления, выдачи и применения гербовых бланков строгой отчетности, контролирует порядок их применения;

- обеспечивает согласование эскизов, изготовление, выдачу, учет, порядок применения, изъятие и уничтожение печатей и штампов администрации и ее структурных подразделений;

- контролирует соблюдение структурными подразделениями установленных требований по оформлению отправляемых документов администрации, документов внутренней переписки структурных подразделений администрации;

- составляет, оформляет, печатает и тиражирует документы по поручению руководства администрации.

- заверяет копии служебных документов в пределах своей компетенции.

3.2.2. Работа с документами:

- централизовано принимает служебные документы, доставляемые средствами почтовой, фельдвегерской, факсимильной связи, электронной почтой, юридическими и физическими лицами, нарочными;

- осуществляет первичную (экспедиционную) обработку поступающих и отправляемых служебных документов;

- организует предварительное рассмотрение, отбор и подготовку документов служебной переписки к рассмотрению руководством администрации;

- регистрирует распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы), поступающие, отправляемые, внутренние документы и выполняет по ним информационно-справочную работу;

- формирует электронный реестр распорядительных документов администрации;

- исполняет запросы по предоставлению копий распорядительных документов;

- выдает по согласованию с заместителем главы администрации заверенные копии распорядительных документов по письменным запросам;

- передает документы на рассмотрение главе администрации, его заместителям и руководителю аппарата в соответствии с распределением обязанностей;

- организует оперативную доставку служебных документов непосредственным исполнителям;

- передает зарегистрированные документы служебной переписки, адресованные структурным подразделениям администрации по назначению;

- разрабатывает и ведет базы данных автоматизированного учета и поиска документов;

- обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность регистрационно-поисковых ресурсов управления;

- регулирует ход исполнения в установленные сроки документов служебной переписки; обеспечивает контроль за их прохождением, оформлением, исполнением, формированием в дела текущего хранения;

- осуществляет контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях администрации;

- организует копирование и оперативное тиражирование документов администрации;

- отправляет служебные документы, подписанные руководством администрации средствами почтовой, телеграфной, фельдъегерской и электрической связи по назначению;

- разрабатывает предложения руководству администрации по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

- организует контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях администрации;

- ведет табель унифицированных форм документов администрации и се структурных подразделений.

3.2.3. Организационные виды работ:

- обеспечивает методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

- организует и проводит методические занятия по вопросам документирования и работы с документами;

- организует ведение телефонных переговоров по движению документов служебной переписки в администрации и прием посетителей, доставляющих нарочно служебные документы;

- содействует повышению квалификации работников управления, консультирует муниципальных служащих и специалистов сторонних организаций по вопросам документационного обеспечения управления;

- организует рабочие места, автоматизированные рабочие места, содействует обеспечению условий труда специалистов управления;

- организует разработку и нормативное закрепление мест, времени и порядка передачи документируемой информации, ее поступления, движения в администрации и ее структурных подразделениях.

4. Права и ответственность

4.1. Управлению предоставляются права:

- представлять администрацию по вопросам, входящим в компетенцию управления;

- совместно с управлением информационных технологий, безопасности и связи определять задачи документационного обеспечения,