Приложение N 1. Положение об управлении делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

Приложение N 1

к постановлению главы администрации

города Владивостока

от 10.04.2006 N 580

Положение
об управлении делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

С изменениями и дополнениями от:

11 июня 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства аппарата администрации (далее - управление) является структурным подразделением (функциональным органом) администрации города Владивостока (далее - администрация), подчиненным руководителю аппарата администрации.

1.2. Структура управления определяет оптимальный состав внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения. В состав управления входят: отдел документационного обеспечения управления, отдел распорядительных документов, отдел унификации документов и архивный отдел.

Штатная численность управления и финансирование его деятельности устанавливается главой администрации.

1.3. Деятельность управления регламентируется настоящим Положением, Положением об аппарате администрации города Владивостока, утвержденным постановлением главы администрации от 28.09.2005 N 1075, и Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока, утвержденной постановлением главы администрации от 28.01.2004 N 200; работа специалистов управления - должностными инструкциями.

1.4. Управление в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Приморского края, муниципальными правовыми актами города Владивостока, решениями Думы города Владивостока, постановлениями и распоряжениями главы администрации, Уставом города Владивостока, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, а также настоящим Положением.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации г. Владивостока от 11 июня 2010 г. N 657 в пункт 1.5 раздела 1 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу со дня подписания названного постановления

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.5. Начальник управления назначается на должность и освобождается от должности главой администрации по представлению руководителя аппарата администрации. В период отсутствия начальника управления исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника управления - заведующего отделом документационного обеспечения управления.

Начальник управления осуществляет руководство управлением и несет персональную ответственность за выполнение возложенных задач в соответствии с утвержденной главой администрации должностной инструкцией.

Начальник управления издает приказы по вопросам компетенции.

1.6. Управление для оформления служебных документов и их копий имеет:

- печать (негербовую) с наименованием "Администрация города Владивостока. Управление делопроизводства";

- печать гербовую с наименованием "Администрация города Владивостока. Архивный отдел управления делопроизводства";

- печать (негербовую) с наименованием "Администрация города Владивостока. Управление делопроизводства. Для распорядительных документов";

- регистрационный и архивные заверительные штампы;

- бланки письма управления и архивного отдела установленной формы.

Порядок применения указанных печатей, штампов, бланков устанавливается Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока.

1.7. Управление работает со сведениями, отнесенными законодательством Российской Федерации к конфиденциальной информации, исполняет требования о конфиденциальных данных и защите информации.

2. Цели и задачи

Основными целями управления являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация документационного обеспечения управления в администрации.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

- обеспечение единого порядка прохождения документов и операций, производимых с ними;

- постоянное совершенствование форм и методов работы с документами в администрации, ее структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях;

- обеспечение унифицированного документирования и единого порядка организации работы с документами;

- контроль за исполнением документов служебной переписки, за подготовкой документов, передаваемых на архивное хранение, и за обеспечением их сохранности в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с документами;

- разработка, внедрение и использование табеля унифицированных форм документов администрации и ее структурных подразделений;

- обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности регистрационно-поисковых ресурсов управления;

- развитие автоматизированных систем передачи и обработки информации (электронного документооборота) между структурными подразделениями администрации;

- соблюдение требований информационной безопасности документооборота в администрации;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в администрации.

3. Функции

В соответствии с нормами действующих правовых актов, определяющих компетенцию администрации как органа местного самоуправления, управление выполняет следующие функции:

3.1. Формирование и содержание муниципального архива:

- организует работу архивного отдела, выполняющего функции муниципального архива;

- разрабатывает сводную номенклатуру дел администрации, контролирует разработку и согласовывает номенклатуры дел источников комплектования;

- обеспечивает организацию документов в делопроизводстве, единый порядок хранения и использования архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

3.2. Применение централизованной формы организации работы с документами.

3.2.1. Документирование управленческой деятельности:

- обеспечивает соблюдение единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации;

- разрабатывает бланки организационно-распорядительных документов администрации, ее структурных подразделений и коллегиальных органов;

- обеспечивает тиражирование гербовых бланков и отдельных форм документов типографским способом; ведет учет поступления, выдачи и применения гербовых бланков строгой отчетности, контролирует порядок их применения;

- обеспечивает согласование эскизов, изготовление, выдачу, учет, порядок применения, изъятие и уничтожение печатей и штампов администрации и ее структурных подразделений;

- контролирует соблюдение структурными подразделениями установленных требований по оформлению отправляемых документов администрации, документов внутренней переписки структурных подразделений администрации;

- составляет, оформляет, печатает и тиражирует документы по поручению руководства администрации.

- заверяет копии служебных документов в пределах своей компетенции.

3.2.2. Работа с документами:

- централизовано принимает служебные документы, доставляемые средствами почтовой, фельдвегерской, факсимильной связи, электронной почтой, юридическими и физическими лицами, нарочными;

- осуществляет первичную (экспедиционную) обработку поступающих и отправляемых служебных документов;

- организует предварительное рассмотрение, отбор и подготовку документов служебной переписки к рассмотрению руководством администрации;

- регистрирует распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы), поступающие, отправляемые, внутренние документы и выполняет по ним информационно-справочную работу;

- формирует электронный реестр распорядительных документов администрации;

- исполняет запросы по предоставлению копий распорядительных документов;

- выдает по согласованию с заместителем главы администрации заверенные копии распорядительных документов по письменным запросам;

- передает документы на рассмотрение главе администрации, его заместителям и руководителю аппарата в соответствии с распределением обязанностей;

- организует оперативную доставку служебных документов непосредственным исполнителям;

- передает зарегистрированные документы служебной переписки, адресованные структурным подразделениям администрации по назначению;

- разрабатывает и ведет базы данных автоматизированного учета и поиска документов;

- обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность регистрационно-поисковых ресурсов управления;

- регулирует ход исполнения в установленные сроки документов служебной переписки; обеспечивает контроль за их прохождением, оформлением, исполнением, формированием в дела текущего хранения;

- осуществляет контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях администрации;

- организует копирование и оперативное тиражирование документов администрации;

- отправляет служебные документы, подписанные руководством администрации средствами почтовой, телеграфной, фельдъегерской и электрической связи по назначению;

- разрабатывает предложения руководству администрации по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

- организует контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях администрации;

- ведет табель унифицированных форм документов администрации и се структурных подразделений.

3.2.3. Организационные виды работ:

- обеспечивает методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

- организует и проводит методические занятия по вопросам документирования и работы с документами;

- организует ведение телефонных переговоров по движению документов служебной переписки в администрации и прием посетителей, доставляющих нарочно служебные документы;

- содействует повышению квалификации работников управления, консультирует муниципальных служащих и специалистов сторонних организаций по вопросам документационного обеспечения управления;

- организует рабочие места, автоматизированные рабочие места, содействует обеспечению условий труда специалистов управления;

- организует разработку и нормативное закрепление мест, времени и порядка передачи документируемой информации, ее поступления, движения в администрации и ее структурных подразделениях.

4. Права и ответственность

4.1. Управлению предоставляются права:

- представлять администрацию по вопросам, входящим в компетенцию управления;

- совместно с управлением информационных технологий, безопасности и связи определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

- пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации и ее структурных подразделений;

- использовать системы связи и коммуникации;

- осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в администрации и ее структурных подразделениях;

- контролировать сроки исполнения документов служебной переписки, запрашивать в подразделениях сведения о ходе исполнения документов;

- проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях;

- получать от структурных подразделений, муниципальных предприятий, учреждений необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве;

- проверять выполнение предприятиями, организациями и учреждениями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства и правовых актов в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

- иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для решения вопросов сохранности документов;

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- требовать от руководителей структурных подразделений, муниципальных служащих выполнения установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами;

- не принимать от исполнителей к регистрации и отправке неправильно оформленные документы;

- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- заверять копии служебных документов в пределах своей компетенции;

- выделять и согласовывать выделение к уничтожению служебных документов с истекшими сроками хранения;

- выделять и согласовывать выделение к уничтожению гербовых нумерованных бланков организационно-распорядительных документов, печатей и штампов администрации и ее структурных подразделений, изъятых из применения;

- вносить предложения руководству администрации о применении мер дисциплинарного воздействия в случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

- участвовать в обсуждении вопросов состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с документами;

- разрабатывать предложения о структуре управления, должностные инструкции работникам;

- вносить руководству предложения о назначении, перемещении и увольнении работников управления, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Управление несет ответственность за:

- обеспечение установленного порядка работы с документами;

- выполнение поручений и указаний руководства и соблюдение необходимых условий труда работников;

- невыполнение обязанностей и неиспользование предоставленных прав, предусмотренных правовыми актами и данным Положением.

5. Взаимоотношения. Связи

Управление взаимодействует:

- со структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями, учреждениями и другими организациями - по вопросам организации документов в делопроизводстве и использования автоматизированных регистрационно-поисковых баз данных;

- с Государственным архивом Приморского края и архивным отделом аппарата администрации Приморского края по вопросам архивного дела;

- с правовым управлением - по вопросам, связанным с подготовкой и согласованием проектов служебных документов;

- с управлением муниципальной службы и кадров - по вопросам подбора кадров и повышения их квалификации;

- с управлением бухгалтерии, управлением финансов и экономики - по вопросам оплаты расходов на отправляемую корреспонденцию, изготовление бланков организационно-распорядительных документов, печатей и штампов;

- с эксплуатационно-хозяйственным управлением - по вопросам материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания;

- с управлением информационных технологий, безопасности и связи - по вопросам разработки и ведения информационно-поисковых систем (баз данных по всем направлениям деятельности).

6. Организация работы

6.1. Управление работает в соответствии с настоящим Положением, Положением об аппарате администрации города Владивостока, Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом администрации города Владивостока, утвержденными главой администрации.

6.2. Исключение управления из штатного расписания администрации, изменение его структуры, штатной численности, Положения об управлении производятся главой администрации в соответствии с действующим законодательством.