Приложение N 5. Положение об отделе унификации документов управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

Приложение N 5

к постановлению главы администрации

города Владивостока

от 10.04.2006 N 580

Положение
об отделе унификации документов управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

1. Общие положения

1.1. Отдел унификации документов (далее - отдел) является структурным подразделением управления делопроизводства аппарата (далее - управления) администрации города Владивостока (далее - администрации).

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом города Владивостока, Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока, Положением об управлении делопроизводства, данным Положением.

1.3. Непосредственное руководство работой отдела осуществляет заведующий отделом в соответствии с Положением об отделе и должностной инструкцией.

Заведующий отделом назначается на должность и освобождается от должности заместителем главы администрации, осуществляющим решение кадровых вопросов, по представлению начальника управления, согласованному с руководителем аппарата администрации.

В случае отсутствия заведующего отделом его обязанности исполняет главный специалист этого отдела.

Общее руководство деятельностью отдела осуществляет начальник управления.

2. Цели и задачи

Основными целями отдела являются:

- установление единого комплекса, видов документов, создаваемых в процессе деятельности администрации и ее структурных подразделений;

- разработка единой схемы документирования и единого порядка работы с документами;

- снижение трудоемкости обработки документов, повышения качества их оформления;

- развитие и внедрение инновационных форм использования автоматизированных регистрационно-поисковых систем (электронного документооборота) в администрации и ее структурных подразделениях;

В соответствии с основными целями отдел решает следующие задачи:

- обеспечивает постоянное совершенствование форм и методов работы со служебными документами в администрации и ее структурных подразделениях;

- разрабатывает унифицированные формы документов, организует и контролирует их применение;

- участвует в разработке и организации введения в действие методических документов по вопросам документирования и организации документов в делопроизводстве;

- обеспечивает сокращение документооборота.

3. Функции

Отдел в соответствии с основными задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Разрабатывает, внедряет и ведет табель унифицированных форм документов в администрации и ее структурных подразделениях.

3.2. Разрабатывает для согласования бланки организационно-распорядительных документов администрации, ее структурных подразделений и коллегиальных органов.

3.3. Обеспечивает согласование эскизов, изготовление, выдачу, учет, порядок применения, изъятие и уничтожение печатей и штампов администрации и ее структурных подразделений.

3.4. Организует контроль за применением унифицированных форм документов в структурных подразделениях администрации.

3.5. Обеспечивает конфиденциальность, целостность и доступность регистрационно-поисковых ресурсов управления.

3.6. Совместно с управлением информационных технологий, безопасности и связи определяет и реализует задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации* (электронный документооборот).

3.7. Совместно с отделом распорядительных документов готовит информационно-аналитические материалы по издаваемым распорядительным документам администрации для предоставления главе администрации, заместителям главы администрации и руководителю аппарата администрации.

3.8. Ежемесячно готовит и предоставляет начальнику управления по установленной форме отчетность о работе отдела.

3.9. Участвует в разработке проектов распорядительных документов по вопросам делопроизводства.

3.10. Принимает участие в разработке методических документов по вопросам документирования и организации документов в делопроизводстве.

3.11. Консультирует специалистов структурных подразделений администрации по вопросам применения табеля унифицированных форм документов.

3.12. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы документов управления делопроизводства.

3.13. Контролирует соблюдение структурными подразделениями требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Владивостока, оказывает им методическую помощь, проводит обучение специалистов основам делопроизводства.

4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел имеет право:

- вносить предложения по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления в администрации города;

- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;

- контролировать и требовать от руководителей и специалистов структурных подразделений соблюдение установленных правил работы с документами;

- проводить проверку наличия, применения и условий хранения печатей, штампов и бланков организационно-распорядительных документов администрации в структурных подразделениях; доводить итоги проверок до руководства администрации и руководителей подразделений для устранения замечаний;

- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- участвовать в проведении обучения сотрудников администрации города основам делопроизводства;

- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточного документооборота в структурных подразделениях.

4.2. Отдел обязан;

- соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;

- информировать вышестоящее руководство о нарушениях информационной безопасности;

- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

5. Ответственность

5.1. Отдел несет ответственность за:

- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока порядка работы с документами, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;

- соблюдение установленного порядка работы с автоматизированными регистрационно-поисковыми базами данных управления;

- обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;

- выполнение указаний и поручений начальника управления;

- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.

5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".

5.3. Объем персональной ответственности специалистов отдела за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения. Связи

6.1. Отдел взаимодействует:

- по вопросам обеспечения единого документооборота (электронного документооборота) со структурными подразделениями администрации, предприятиями, организациями, учреждениями разных форм собственности в пределах компетенции отдела;

- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами с другими отделами управления, управлением информационных технологий, безопасности и связи, иными структурными подразделениями администрации, участвующими в едином электронном документообороте;

- по вопросам финансового, материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии, управлением финансов и экономки, эксплуатационно-хозяйственным управлением.

7. Организация работы

Отдел работает в соответствии с настоящим Положением, Положением об управлении, Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом администрации города Владивостока, утвержденными главой администрации.