Приложение N 2. Положение об отделе документационного обеспечения управления делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

Приложение N 2

к постановлению главы администрации

города Владивостока

от 10.04.2006 N 580

Положение
об отделе документационного обеспечения управления управления# делопроизводства аппарата администрации города Владивостока

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения управления (далее - отдел ДОУ) является структурным подразделением управления делопроизводства аппарата (далее - управления) администрации города Владивостока (далее - администрации).

1.2. Отдел ДОУ в своей деятельности руководствуется нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Федерального архивного агентства, другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом города Владивостока, Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока, Положением об управлении делопроизводства, данным Положением.

1.3. Непосредственное руководство работой отдела ДОУ осуществляет заместитель начальника управления - заведующий отделом ДОУ в соответствии с Положением об отделе ДОУ и должностной инструкцией.

Заместитель начальника управления - заведующий отделом ДОУ назначается на должность и освобождается от должности заместителем главы администрации, осуществляющим решение кадровых вопросов, по представлению начальника управления, согласованному с руководителем аппарата администрации.

В случае отсутствия заместителя начальника управления - заведующего отделом ДОУ его обязанности исполняет главный специалист этого отдела.

Общее руководство деятельностью отдела ДОУ осуществляет начальник управления.

1.4. Заместитель начальника управления - заведующий отделом ДОУ имеет право подписи следующих документов:

- реестров на отправляемую корреспонденцию администрации;

- актов о нарушении правил пересылки документов;

- реестров на отправку корреспонденции фельдъегерской связью.

1.5. Для регистрации, учета, оформления и отправки служебной корреспонденции отдел ДОУ применяет угловой штамп администрации, регистрационный штамп и печать с наименованием управления; обеспечивает их надлежащее хранение.

2. Цели и задачи

Основными целями отдела ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация централизованного документационного обеспечения управления администрации города.

В соответствии с основными целями отдел ДОУ решает следующие задачи:

- обеспечивает постоянное совершенствование форм и методов работы со служебными документами в администрации и структурных подразделениях;

- обеспечивает единый порядок документирования, организации работы с документами, контроля за исполнением документов служебной переписки, подготовки документов на архивное хранение и их текущего хранения;

- участвует в разработке и организации введения в действие методических документов по вопросам документирования и организации документов в делопроизводстве;

- обеспечивает сокращение документооборота.

3. Функции

Отдел ДОУ в соответствии с основными задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Обеспечивает экспедиционную обработку, регистрацию документов, учетно-справочную работу по ним:

- принимает, регистрирует, ведет учет и передачу поступившей служебной корреспонденции на рассмотрение руководству администрации в соответствии с распределением обязанностей;

- передает рассмотренные руководством служебные документы на исполнение в структурные подразделения;

- осуществляет оперативный контроль за исполнением служебных документов по срокам на основе автоматизированной системы учета и поиска документов;

- осуществляет оформление исполненных документов служебной переписки в дела временного хранения;

- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях;

- информирует предприятия, организации, учреждения города, структурные подразделения о движении документов;

- централизованно регистрирует, учитывает и передает служебные документы, адресованные на имя руководителей структурных подразделений;

- регистрирует, учитывает и передает внутренние документы служебной переписки в администрации;

- организует ознакомление заместителей главы администрации, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений с аналитическими, информационными материалами.

3.2. Организует документационный обмен между руководством администрации и федеральными, краевыми органами представительной и исполнительной власти, предприятиями, организациями, учреждениями разных форм собственности.

3.3. Контролирует соблюдение структурными подразделениями требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Владивостока, оказывает им методическую помощь, проводит обучение специалистов основам делопроизводства.

3.4. Обеспечивает оформление заказов на изготовление гербовых нумерованных бланков организационно-распорядительных документов администрации, ведет их автоматизированный учет и выдачу структурным подразделениям, оформляет их списание и уничтожение.

3.5. Участвует в подготовке проектов распорядительных документов по вопросам организации документов в делопроизводстве.

3.6. Организует уничтожение по актам служебных документов по истечении сроков хранения, не подлежащих передаче на архивное хранение.

3.7. Выполняет машинописные и копировально-множительные работы документов управления делопроизводства.

4. Права и обязанности

4.1. В соответствии с возложенными задачами и основными функциями отдел ДОУ имеет право:

- вносить предложения по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления в администрации города;

- контролировать и требовать от руководителей и специалистов структурных подразделений соблюдения установленных правил работы с документами;

- проводить проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей подразделений для устранения замечаний;

- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

- проводить обучение сотрудников администрации города основам делопроизводства;

- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточного документооборота в структурных подразделениях;

- совместно с управлением информационных технологий, безопасности и связи определять и реализовывать задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.2. Отдел ДОУ обязан:

- соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения должностных обязанностей;

- соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой.

5. Ответственность

5.1. Отдел ДОУ несет ответственность за:

- обеспечение установленного Инструкцией по делопроизводству в администрации города Владивостока порядка работы с документами, с учетом прав, предоставленных ему настоящим Положением;

- обеспечение конфиденциальности служебной информации в соответствии с установленными требованиями;

- выполнение указаний и поручений начальника управления;

- соблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил электро- и противопожарной безопасности.

5.2. Меры дисциплинарного взыскания за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей применяются в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Приморского края "О муниципальной службе в Приморском крае".

5.3. Объем персональной ответственности специалистов отдела ДОУ за выполнение возложенных задач и функций устанавливается их должностными инструкциями.

6. Взаимоотношения. Связи

6.1. Отдел ДОУ взаимодействует:

- по вопросам документационного обеспечения управления со структурными подразделениями администрации, предприятиями, организациями, учреждениями разных форм собственности в пределах компетенции отдела ДОУ;

- по вопросам финансового, материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания с управлением бухгалтерии, управлением экономики и финансов, эксплуатационно-хозяйственным управлением;

- по вопросам создания, эксплуатации и совершенствования автоматизированных регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами с управлением информационных технологий, безопасности и связи;

- по вопросам отправки и получения служебной корреспонденции с работниками почтовой, телеграфной служб города и отделом Государственной фельдъегерской службы РФ в г. Владивостоке.

7. Организация работы

Отдел ДОУ работает в соответствии с настоящим Положением, Положением об управлении, Правилами внутреннего трудового распорядка, Регламентом администрации города Владивостока, утвержденными главой администрации.