Раздел 3. Состав, последовательность, и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Раздел 3. Состав, последовательность, и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

1. Состав, последовательность административных процедур.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) прием, регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в администрации;

б) прием, регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе;

в) анализ тематики поступившего запроса;

г) направление запроса на исполнение по принадлежности и уведомление заявителя;

д) уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса или об отсутствии запрашиваемых сведений;

е) исполнение запроса;

ж) выдача архивных копий документов, архивных выписок из документов, архивных справок, информационных писем.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме к Регламенту (приложение 1).

2. Сроки выполнения административных процедур.

1) Прием и регистрация запроса

Основанием для начала административной процедуры по приему заявлений (обращений) является поступление в администрацию запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов, прилагаемых к нему.

Запрос составляется в одном экземпляре, может быть написан от руки или напечатан посредством электронных печатающих устройств, должен содержать:

- наименование юридического лица на бланке организации, должность лица, подписавшего запрос (для граждан - фамилию, имя, отчество); при подаче запроса представителем - указание на документ, подтверждающий полномочия и его копию.

- почтовый и (или) электронный адрес;

- указание темы, вопроса, события, факта, сведения;

- хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форму получения информации (архивная справка, архивная выписка, архивная копия);

- личную подпись гражданина или подпись должностного лица;

- дату отправления.

В зависимости от содержания запроса указываются иные сведения, необходимые для его исполнения:

- о рождении, браке, смерти (за период 1886-1922 годы по Метрическим книгам церквей Шкотовского района) - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, смерти, а также фамилии, имени, отчества родителей (для справки о рождении);

- усыновлении, удочерении - сведения о месте и времени регистрации факта усыновлении, удочерения (номер, дата нормативного акта);

- о стаже работы, о заработной плате - точное название места работы, ведомственная подчиненность, должность, время работы; копия трудовой книжки прилагается (кроме случаев утраты).

В случае подтверждения стажа работы и сведений о заработной плате заявитель прилагает к запросу заполненную анкету-заявление.

Образец анкеты-заявления - приложение 2 к Регламенту.

К запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса.

Специалист управления делами администрации, ответственный за регистрацию, принимает запрос и прилагаемые к нему документы, регистрирует в течение 1 рабочего дня с момента поступления.

Результатом административной процедуры является передача запроса и документов, прилагаемых к запросу, главе администрации на рассмотрение.

Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать одного дня со дня поступления заявления.

Основанием для начала административной процедуры рассмотрения запроса и документов к нему является поступление запроса и документов, прилагаемых к нему, главе администрации, который направляет запрос с резолюцией начальнику архивного отдела. Максимальный срок выполнения административной процедуры 1 день.

2) Прием, регистрация запроса о предоставлении муниципальной услуги в архивном отделе

Основанием для начала административной процедуры по приему заявлений (обращений) в архивном отделе является поступление в архивный отдел администрации запроса о предоставлении муниципальной услуги и документов, прилагаемых к нему.

Запрос, поступивший в архивный отдел с резолюцией главы администрации, запрос, поступивший непосредственно в архивный отдел от физического или юридического лица, регистрируется в архивном отделе в день поступления. Срок выполнения административной процедуры - 1 день.

3) Анализ тематики поступившего запроса

Основанием для начала административной процедуры по анализу тематики поступившего запроса является передача запроса начальнику архивного отдела.

В результате анализа начальником архивного отдела определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального характера, использование сведений содержащих персональные данные;

степень полноты информации, содержащейся в запросе заявителя, необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для его исполнения.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 2 дня.

Результатом административной процедуры является принятие начальником архивного отдела решения о приеме запроса к исполнению, о направлении запроса по месту хранения документов, об уведомлении заявителя о предоставлении дополнительных сведений или об отсутствии запрашиваемых сведений.

4) Направление запроса на исполнение по принадлежности (по месту хранения документов)

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов (непрофильный запрос), направляется в соответствии с п. 1 Раздела 3 настоящего Регламента в другой архив или организацию, где хранятся необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя. Срок административной процедуры до 5 дней.

5) Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса или об отсутствии запрашиваемых сведений

В случае отсутствия в запросе заявителя достаточных данных для выявления запрашиваемой информации, архивный отдел запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляется на общих основаниях.

В случае отсутствия в архивном отделе документов, сведений по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений и об отказе в предоставлении муниципальной услуги. Срок процедуры до 5 дней.

6) Исполнение запроса

Основанием для начала административной процедуры является поступление запроса специалисту архивного отдела.

Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах, составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов, оформление архивных шифров, заверение печатью и подписью начальника отдела, подготовка к пересылке адресату.

В случае, если в архивных документах запрашиваемая информация отсутствует, заявителю направляется информационное письмо об отсутствии информации.

Результат административной процедуры:

архивная копия (заверенная, 1 экземпляр);

архивная выписка (заверенная, 1 экземпляр);

архивная справка (заверенная, 1 экземпляр);

информационное письмо.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо высылаются по почте простыми письмами. В случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архивный отдел документы выдаются под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 25 дней, в исключительном случае - превышение спроса на муниципальную услугу над возможностями ее оказания начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса еще на 30 дней, о чем уведомляет заявителя.