13. Организация работы с обращениями граждан в структурных подразделениях

13. Организация работы с обращениями граждан в структурных подразделениях

13.1. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступающими обращениями граждан, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют своевременность, полноту и правильность рассмотрения обращений граждан.

13.2. Учет поступления, прохождения и исполнения обращений граждан в структурных подразделениях осуществляется на основе электронной программы учета и поиска документов (для подразделений, подключенных к данной программе).

В подразделениях, не подключенных к электронной программе учета и поиска документов, учет обращений граждан осуществляется с использованием персональных компьютеров.

13.3. В структурных подразделениях администрации города Владивостока ведение делопроизводства по письменным и устным обращениям граждан осуществляется работником, на которого возложены данные обязанности.

13.4. На ответственных за делопроизводство по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагаются следующие функции:

- получение зарегистрированных обращений в управлении делопроизводства;

- учет полученных обращений;

- передача обращений граждан на рассмотрение руководителю структурного подразделения;

- получение рассмотренных руководителем обращений граждан, внесение информации об исполнителях в электронную учетную карточку (для подразделений, подключенных к электронной программе учета и поиска документов);

- передача обращений граждан по резолюции руководителя непосредственным исполнителям;

- организация контроля исполнения обращений граждан;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения обращений граждан;

- подготовка руководителю еженедельной информации о находящихся на исполнении обращениях граждан и состоянии исполнительской дисциплины;

- подготовка напоминаний исполнителям по срокам исполнения обращений граждан;

- передача исполненных обращений граждан в отдел по работе с обращениями граждан для снятия с контроля;

- регистрация отправляемых документов за подписью руководителя структурного подразделения;

- отправка корреспонденции по обращениям граждан, подписанной руководителем структурного подразделения.