Приложение 1. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в Администрации Кавалеровского муниципального района

Приложение 1

Порядок
изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в Администрации Кавалеровского муниципального района
(утв. постановлением Администрации Кавалеровского муниципального района Приморского края от 25 марта 2013 г. N 105)

1. Общие положения

1. Настоящий порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов (далее - Порядок) устанавливает общие требования к изготовлению, использованию, учету, хранению и уничтожению печатей и штампов, используемых в Администрации Кавалеровского муниципального района (далее - Администрации района).

ГАРАНТ:

Здесь и далее по тексту нумерация приводится в соответствии с источником

1.3. Основные термины и определения, применяемые в настоящей Инструкции:

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Печати могут быть гербовые и простые.

Клише - элемент печати, штампа, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа.

Оттиск - изображение клише печати, штампа на бумаге.

Гербовая печать - печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Гербовая печать с изображением герба Кавалеровского муниципального района - печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение герба Кавалеровского муниципального района

Простая печать - печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени структурного подразделения администрации Кавалеровского муниципального района.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Выписка из документа - это копия части (частей) документа.

Пробельный элемент - участок клише печати, штампа, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.

Штамп - печать прямоугольной формы, служащая для производства оттиска на документах и содержащая текстуальную информацию.

Регистрационный штамп - штамп, используемый для регистрации документов.

Информационный штамп - штамп информационного характера, подтверждающий определенные действия.

Уничтожение печатей и штампов - полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования.

1.4. Требования, предусмотренные настоящим порядком, являются обязательными для всех работников администрации Кавалеровского муниципального района.

2. Порядок изготовления и учета печатей и штампов

2.1. В администрации Кавалеровского муниципального района применяются гербовые печати и простые печати и/или штампы.

2.2. К гербовым печатям относятся:

- гербовая печать с изображением Государственного герба Российской Федерации;

- гербовая печать с изображением герба Кавалеровского муниципального района.

2.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение об изготовлении гербовой печати принимает глава администрации Кавалеровского муниципального района.

2.4. Гербовая печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

2.4.1. Администрация Кавалеровского муниципального района осуществляет изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с порядком установленным Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

2.4.2. Изготовление гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации осуществляется:

- в связи с созданием и реорганизацией структурного подразделения администрации Кавалеровского муниципального района исполняющего государственные полномочия;

- в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т.д.

2.5. Гербовая печать с изображением герба Кавалеровского муниципального района.

2.5.1. Изготовление гербовой печати с изображением герба Кавалеровского муниципального района осуществляется:

- в связи с изменением наименования органов местного самоуправления;

- в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т.д.

2.5.2. Для изготовления гербовой печати с изображением герба Кавалеровского муниципального района в полиграфические и штемпельно-граверные предприятия представляются следующие документы:

- Официальное письмо от главы администрации Кавалеровского муниципального района с просьбой изготовить гербовую печать с приложением эскиза печати.

- Устав Кавалеровского муниципального района.

- Копия свидетельства о государственной регистрации Кавалеровского муниципального района (с предъявлением оригинала, если копия не заверена нотариусом).

- Копия свидетельства о постановке на учет Кавалеровского муниципального района в налоговом органе (с предъявлением оригинала, если копия не заверена нотариусом).

- Копия внутреннего документа, предусматривающего уничтожение старой печати в администрации Кавалеровского муниципального района после получения новой гербовой печати района (акт об уничтожении гербовой печати, утвержденный главой администрации).

2.6. Простая печать и или штампы структурных подразделений администрации Кавалеровского муниципального района изготавливается полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне в одном экземпляре.

2.6.1. Изготовление простых печатей, штампов осуществляется:

- в связи с созданием и реорганизацией структурного подразделения, которым согласно Положениям о структурных подразделениях администрации, разрешено иметь печати или штампы;

- в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т.д.

2.6.2. Для получения разрешения на изготовление простой печати и штампа руководитель структурного подразделения администрации представляет на подпись главе администрации служебную записку с просьбой изготовить печать и/или штампы с приложением эскизов печати, штампа.

2.6.3. Право иметь и пользоваться простой печатью должно быть зафиксировано в положении о структурном подразделении администрации Кавалеровского муниципального района.

2.6.4. Изготовление печатей и штампов структурных подразделений осуществляется централизованно через отдел организационно-контрольной работы администрации.

2.6.5. Изготовленные печати, штампы выдаются отделом организационно-контрольной работы администрации Кавалеровского муниципального района работнику, ответственному за хранение, использование и установку оттиска печати и/или штампа под подпись в журнале учета выдачи печатей и штампов при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

3. Форма и описание печатей и штампов

3.1. Печати могут изготавливаться круглой, прямоугольной и треугольной форм. Подтверждают подлинность подписи должностного лица.

3.2. Штампы изготавливаются прямоугольной формы, выполняют информационные функции.

3.3. Гербовая печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, с изображением герба Кавалеровского муниципального района, простые печати структурных подразделений изготавливаются только круглой формы.

3.4. Изображение Государственного герба Российской Федерации на печати должно строго соответствовать описанию, изложенному в ГОСТе Р 51511-2001.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба РФ - 40 (+1) мм, максимальный диаметр - 50 (-1) мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом толщиной 1,3 (+0,1) мм, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне). Микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово "сертификат" с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В центре клише печати располагается зеркальное изображение Государственного герба РФ.

Изображение Государственного герба РФ для изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба РФ представляется в цифровом закодированном виде и используется полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, аккредитованными на возможность изготовления печатей с воспроизведением Государственного герба РФ.

Вокруг Государственного герба РФ на расстоянии 1 (-0,1) мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне), включающий информацию администрации Кавалеровского муниципального района с содержанием идентификационного налогового номера, а также, по усмотрению, кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций и другой информации.

Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование администрации Кавалеровского муниципального района в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование и основной государственный регистрационный номер согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц.

Полное и сокращенное наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе Кавалеровского муниципального района.

В нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати может размещаться следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба РФ:

- номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба РФ изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати;

- буква Д с записанным через дефис порядковым номером дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати.

3.4.1 Печати с воспроизведением Государственного герба РФ должны быть изготовлены таким образом, чтобы при их проверке и использовании на документе оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, не допечатки и не пропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание. В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.

3.5. Гербовая печать с изображением герба Кавалеровского муниципального района должна строго соответствовать Решению Думы Кавалеровского муниципального района от 08.04.2009 года N 216 "О принятии решения "О Положении "О Гербе Кавалеровского муниципального района".

Размер герба Кавалеровского муниципального района не может превышать размеры Государственного герба Российской Федерации, герба Приморского края, гербов иных субъектов Российской Федерации, а высота размещения герба Кавалеровского муниципального района не может превышать высоту размещения Государственного герба Российской Федерации, герба Приморского края, гербов иных субъектов Российской Федерации.

Описание

3.6. В простой печати структурного подразделения по окружности указывается наименование организации и структурного подразделения.

3.6.1. Печати и штампы изготавливаются по следующим стандартным размерам:

1) простая печать - минимальный диаметр 40 (+1) мм, максимальный диаметр - 50 (-1) мм,

2) штамп - 55 мм х 70 мм.

3.6.2. Шрифт текста печати и штампа может быть любого размера и вида, обеспечивающих читаемость всех элементов текста и его размещение в пределах границ печати и штампа.

4. Порядок использования печатей и штампов

4.1. Начальник отдела организационно-контрольной работы является ответственным за использование, установку оттиска и хранение гербовых печатей.

4.2. Ответственные за использование, установку оттиска и хранение простых печатей, штампов назначаются распоряжением главы администрации по представлению руководителя структурного подразделения из числа работников структурного подразделения.

4.3. На время отсутствия ответственного за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов (болезнь, отпуск, командировка) его обязанности исполняет лицо, назначенное распоряжением администрации.

4.4. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику, назначенному распоряжением администрации ответственным за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов, под подпись в журнале учета печатей или журнале учета штампов, хранящихся в организационно-контрольном отделе администрации с обязательным составлением акта приема-передачи. Приложение 2, Приложение 4.

4.5. Передача печатей и/или штампов посторонним лицам, вынос печатей и/или штампов за пределы отведенного для хранения помещения запрещается.

4.6. В администрации используется гербовая мастичная печать с изображением Государственного герба РФ для проставления оттиска отделом записей актов гражданского состояния администрации Кавалеровского муниципального района в связи с исполнением государственных полномочий, возложенных федеральным законодательством и законодательством Приморского края на Администрацию Кавалеровского муниципального района.

4.6.1. Отделом ЗАГС администрации Кавалеровского муниципального района проставляется оттиск гербовой печати с изображением Государственного герба РФ на следующие документы: акты записи гражданского состояния: свидетельства (о рождении, о смерти, о браке, о расторжении брака, о перемене фамилии, имени, отчества) копии документов, дубликаты документов, справки и другие документы, связанные с переданными полномочиями

4.7. Оттиск гербовой печати с изображением герба Кавалеровского муниципального района ставится на документах, отраженных в Приложении 1.

4.8. Оттиск простой печати ставится на документах:

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края отдел экономики планирования и потребительского рынка" - оттиск ставится на документах для заверения подписи начальника отдела экономики, планирования и потребительского рынка;

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края отдел по управлению имуществом и архитектуры" - оттиск ставится на документах для заверения подписи начальника отдела по управлению имуществом и архитектуры;

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края Архивный отдел" - оттиск ставится на архивных копиях правовых актов, архивных выписках из них и архивных справках для удостоверения их соответствия подлинникам, а также на документах для заверения подписи начальника отдела;

- печать негербовая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края государственная жилищная инспекция" - оттиск ставится на документах для заверения подписи начальника отдела государственной жилищной инспекции;

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края Отдел культуры, молодежи и спорта" - оттиск ставится на документах для заверения подписи начальника отдела культуры, молодежи и спорта;

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района 692413 Приморский край п. Кавалерово, ул. Арсеньева 104 Административная комиссия" - оттиск ставится для заверения подписи начальника отдела по исполнению административного законодательства администрации Кавалеровского муниципального района;

- печать простая круглая "Муниципальное казенное учреждение Администрации Кавалеровского муниципального района "МКУ Управление финансов" - оттиск ставится для заверения подписи начальника управления финансов;

- печать простая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края отдел организационно-контрольной работы" - оттиск ставится для заверения подписи начальника отдела организационно-контрольной работы администрации, командировочных удостоверениях, с целью удостоверения копий документов администрации, подписанных Главой Кавалеровского муниципального района - Главой Администрации Кавалеровского муниципального района;

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района, Отдел образования" - оттиск ставится на документах для заверения подписи начальника отдела образования администрации Кавалеровского муниципального района;

- печать простая круглая с наименованием "Администрация Кавалеровского муниципального района Приморского края Отдел общественной безопасности" - оттиск ставится на документах для заверения подписи начальника отдела общественной безопасности администрации Кавалеровского муниципального района.

4.9. Угловой мастичный штамп Администрации Кавалеровского муниципального района используется на документах, оформленных без использования бланков. Угловой мастичный штамп содержит полное наименование Администрации района, почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты, обозначение места для проставления даты и индекса исходящего документа, номера и даты корреспондента.

4.10. Оттиски печатей и штампа производятся с использованием штемпельной краски фиолетового или синего цветов.

5. Порядок хранения печатей и штампов

5.1. Гербовая печать, простые печати и/или штампы в рабочее и нерабочее время хранятся в сейфах, металлических шкафах и надежно запираемых ящиках.

Хранить гербовую печать, простые печати и штампы в других местах, передавать их на хранение работникам, не имеющим на это право, а также выносить их за пределы отведенного для хранения помещения запрещается.

5.2. Проверка наличия гербовой печати производится комиссией, созданной распоряжением администрации, по результатам которой составляется акт.

5.3. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовой печати возлагается на начальника отдела организационно-контрольной работы администрации, ответственность за законность использования и надежность хранения печатей и штампов структурных подразделений возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

5.4. В случае утраты, хищения печати или штампа ответственный за использование, установку оттиска и хранение печатей и/или штампов немедленно сообщает руководителю структурного подразделения, а он в свою очередь незамедлительно докладывает главе администрации района.

По фактам утраты печати, в том числе гербовой, и/или штампа или нарушений в их использовании в десятидневный срок после обнаружения проводится служебное расследование комиссией, созданной распоряжением администрации. Результаты служебного расследования доводятся до главы администрации Кавалеровского муниципального района для принятия соответствующего решения.

В случае подтверждения факта утраты или хищения гербовой печати, простой печати и/или штампа в средствах массовой информации публикуется объявление о признании их недействительности.

6. Порядок уничтожения печатей и штампов

6.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение при ликвидации, реорганизации (присоединении, разделении, преобразовании, переименовании) структурного подразделения печати и штампы структурных подразделений, а также гербовая печать подлежат сдаче в отдел организационно-контрольной работы для централизованного уничтожения и списания с учета.

6.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой распоряжением главы администрации. В состав комиссии назначаются не менее трех человек.

6.3. На все отобранные к уничтожению печати и/или штампы составляется акт (приложение 3).

В акте во всех случаях уничтожения печатей и штампов обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и штампов. В акте исправления не допускаются.

6.4. Комиссия проверяет наличие всех печатей и/или штампов, включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей и/или штампов не могли оказаться какие-либо другие печати и/или штампы, не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями и/или штампами и записями в журнале учета. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается главой администрации района.

6.5. Печати и/или штампы, отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в конверт (папку, коробку) и опечатываются председателем комиссии. Конверт (папка, коробка) хранится до уничтожения в сейфе.

6.6. Уничтожение печатей и/или штампов производится после утверждения акта.

6.7. Уничтожение мастичных печатей и/или штампов производится путем измельчения клише печати. Об уничтожении печатей и/или штампов все члены комиссии расписываются в акте. Акт подшивается в номенклатурное дело. Данный акт является основанием для внесения отметок об уничтожении печатей и/или штампов в журналы учета. Копия акта представляется в отдел общественной безопасности администрации Кавалеровского муниципального района

6.8. Акты об уничтожении печатей и/или штампов хранятся в течение трех лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

7. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение порядка их использования

7.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Порядком, при осуществлении Администрацией района или ее органов юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

7.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.