Приложение. Инструкция по делопроизводству в Думе города Владивостока

Приложение
к постановлению председателя Думы г. Владивостока
от 11.02.2014 N 41-П

Инструкция
по делопроизводству в Думе города Владивостока

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в Думе города Владивостока (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 01.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, ГОСТом P 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТом P 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Регламентом Думы города Владивостока.

Настоящая Инструкция является основополагающим правовым актом, определяющим систему документационного обеспечения, работы с документами, документооборота и делопроизводства в Думе города Владивостока (далее - Дума).

Настоящая Инструкция:

определяет организацию и порядок документационного обеспечения деятельности Думы, депутатов Думы, отделов Думы (далее - отделы);

устанавливает единые правила подготовки документов, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов в Думе и ее отделах;

устанавливает порядок рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступивших в Думу, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в отделах, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил возлагается на начальников отделов.

Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов Думы возлагаются на помощников депутатов.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, методическое руководство и контроль за соблюдением положений настоящей Инструкции осуществляются общим отделом.

Знание и исполнение положений настоящей Инструкции обязательны для всех лиц, работающих с документами в Думе.

Граждане, поступившие на муниципальную службу в Думу, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией начальником соответствующего отдела.

Обеспечение депутатов Думы, помощников депутатов текстом настоящей Инструкции осуществляется общим отделом.

Передача документов или их копий иным организациям осуществляется только с разрешения председателей комитетов Думы, начальников отделов по согласованию с руководителем аппарата Думы.

Положения настоящей Инструкции могут дополняться и конкретизироваться в инструкциях, положениях, рекомендациях, памятках и других разработках, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами в Думе, не противоречащих настоящей Инструкции.

Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию осуществляется постановлением председателя Думы.

2. Правила подготовки и оформление документов (документирование)

2.1. Общие требования

Документы в Думе города Владивостока должны оформляться на бланках, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом P 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Бланки документов, используемые в Думе, изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Карточки резолюций (поручений) выполняются на бумаге формата А5 (210 х 148 мм).

В Думе и ее отделах применяются следующие виды бланков: бланк письма Думы (приложение 1), бланк письма комитета Думы (приложения 2-6), бланк письма председателя Думы угловой (приложение 7), бланк письма председателя Думы продольный (приложение 8), бланк письма депутата Думы (приложение 9), бланк письма аппарата Думы (приложение 10), бланк письма отдела Думы (приложение 11-16), бланк заключения правового отдела Думы (приложение 17). Для оформления решений Думы, муниципальных правовых актов города Владивостока (далее - МПА), решений комитетов Думы применяются следующие виды бланков:

бланк решения Думы (приложение 18),

бланк МПА (приложение 19),

бланк решения комитета Думы (приложения 20-24),

Для создания распоряжений, постановлений председателя Думы применяются:

бланк постановления председателя Думы (приложение 25), бланк распоряжения председателя Думы (приложение 26). Для подготовки писем и решений Общественной молодежной палаты при Думе города Владивостока применяются следующие виды бланков:

бланк письма Общественной молодежной палаты при Думе города Владивостока (приложение 27);

бланк решения Общественной молодежной палаты при Думе города Владивостока (приложение 28).

Для подготовки документов на бланках необходимо использовать шаблоны, лист согласования к проекту, находящиеся на сетевом ресурсе внутреннего использования.

На гербовых бланках Думы в цветном изображении печатаются документы за подписью председателя Думы, исполняющего обязанности председателя Думы.

На гербовых бланках Думы в черно-белом изображении печатаются документы комитетов Думы, депутатов Думы, руководителя аппарата Думы и отделов Думы.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм (для документов без изображения герба) и 7 мм (для документов с изображением герба), нижнее - 10 мм.

Документы, создаваемые в Думе, печатаются компьютерным способом в формате DOC с использованием текстового редактора, шрифтом Times New Roman (Cyr) размера N 13.

Текст документов рекомендуется печатать через одинарный межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через одинарный межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф согласования" отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие нумеруются.

Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля, без знаков препинания.

2.2. Оформление основных реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех документах (решение, постановление, распоряжение, протокол, справка и так далее). На бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.2.2. Дата документа.

В зависимости от вида документа его датой является дата подписания, утверждения или события, зафиксированного в нем.

Датой распоряжения, постановления председателя Думы является дата его подписания.

Датой решения Думы является дата его принятия.

Датой протокола заседания коллегиального органа является дата его проведения, которая фиксируется при оформлении соответствующего протокола.

Датой муниципального правового акта города Владивостока, принятого Думой, является дата его подписания главой города Владивостока.

Для документов, составляемых совместно с несколькими органами (организациями), датой документа является дата подписания его последней организацией (органом).

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте и контрольно-регистрационных карточках, оформляются цифровым способом. Элементы даты пишутся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год (например: 08.02.2007). В текстах документов, содержащих сведения нормативного и финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц буквами, год четырьмя цифрами (например: 05 февраля 2007 года). Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.3. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа. Он состоит из порядкового номера документа в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента.

Регистрация документа производится после его подписания, или утверждения.

Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

2.2.4. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его дате и регистрационному номеру.

Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма.

2.2.5. Наименование адресата.

В состав адресата входят: наименование организации (или ее структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Инициалы и фамилия получателя отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом, оформляются без пробела между инициалами и фамилией.

При направлении документа в организацию, ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

                                                    Управление социальной

                                                    защиты населения

                                                    администрации

                                                    Приморского края

                                                    Отдел учета

                                                    малоимущих граждан

Если документ адресован нескольким адресатам, имеющим одинаковый правовой статус, их следует указывать обобщенно.

Например:

                                                Председателям комитетов

                                                Думы города Владивостока

                                                или

                                                Главам

                                                муниципальных образований

                                                Приморского края

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном, инициалы указываются перед фамилией.

Например:

                                                    Министерство финансов

                                                    Российской Федерации

                                                    Управление кредитных

                                                    ресурсов

                                                    Главному специалисту

                                                    Инициалы, фамилия

При направлении документа руководителю учреждения, организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

                                               Директору департамента

                                               земельных и имущественных

                                               отношений Приморского края

                                               Инициалы, фамилия

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

                                                  АО "Приморские курорты"

                                                  ул. Глинки, д. 8а,

                                                  г. Владивосток, 690008

При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

                                                 Фамилия, инициалы

                                                 ул. Победы, д. 15,

                                                 г. Дальнегорск

                                                 Приморского края, 692100

Почтовый адрес, как правило, не указывается, если документ направляется в правительственные учреждения, органы власти, постоянным адресатам, в выше- и нижестоящие организации.

В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

В случае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес, и прилагает указатель рассылки.

2.2.6. Резолюция.

Указания по исполнению документов фиксируются в форме резолюции. Текст резолюции, как правило, оформляется на карточке для резолюции (приложение 29), которая прилагается к лицевой стороне первого листа документа.

Если резолюция оформляется не на карточке, то она пишется на первом листе подлинника документа на свободном от текста месте.

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения и срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дата оформления резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

2.2.7. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений, документов с текстом менее 5 строк.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа, его основную смысловую нагрузку.

Заголовок составляет исполнитель документа.

На бланке письма реквизит печатается от левой границы текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. Наличие заголовка в тексте позволяет осуществлять эффективный поиск документов без предварительного прочтения их текстов и сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

2.2.8. Отметка о контроле.

Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения в целях обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К" в системе электронного документооборота.

2.2.9. Текст документа.

Текст документа располагается между заголовком и отметкой о наличии приложения. Документы должны быть написаны в официально-деловом стиле. Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, не допускающим различных толкований.

2.2.10. Оформление приложений к документу.

Приложения к основному документу должны иметь все необходимые для документа элементы: наименование, заголовок, текст, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату и номер основного документа, при необходимости - отметки о согласовании, утверждении и так далее.

Отметку о наличии приложения к документу размещают непосредственно под текстом документа через полуторный межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложения, упомянутые в тексте, то под текстом делается ссылка.

Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не упомянутое в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

     Приложение: 1. Справка о... на 2 л. в 1 экз.

                 2. Проект... на 8 л. в 1 экз.

Если к письму прилагается документ, имеющий приложения, то отметку о наличии приложений оформляют по форме:

Приложение: решение Думы города Владивостока от 28.02.2008 N 43 с приложением, всего на 13 л. в 1 экз.

Количество листов не указывается, если приложения сброшюрованы.

Если документ направляется в две или более организации, а приложение к документу направляется лишь одному из адресатов, то об этом специально указывается:

Приложение: обращение Иванова А.В. от 28.02.2008 N 11-04-01/25ГР с приложением, всего на 8 л. в 1 экз. в первый адрес.

В правовых актах (решениях, распоряжениях, постановлениях) наличие приложений указывается в соответствующей распорядительной части документа.

При наличии нескольких приложений в соответствующем месте текста указывается: (приложение 1), (приложение 2), (приложение 3) и так далее.

Непосредственно на самих приложениях к документу в правом верхнем углу каждого приложения делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение 7
к решению Думы города Владивостока
от 07.12.2006 N 284

2.2.11. Подписание документа.

Подпись документа является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

не на бланке:

Руководитель аппарата

Думы города Владивостока              подпись            И.О. Фамилия

на бланке:

Руководитель аппарата                 подпись            И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии                  подпись           И.О. Фамилия

Члены комиссии                         подпись           И.О. Фамилия

                                       подпись           И.О. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. При этом наименование должности отделяется от личной подписи и ее расшифровки полуторным межстрочным интервалом.

Например:

Председатель комитета по                      Председатель комитета по

местному самоуправлению,                      социальной политике и делам

правопорядку и законности                     ветеранов

Подпись И.О. Фамилия                          Подпись И.О. Фамилия

Протоколы коллегиального органа подписываются председательствующим на заседании и секретарем заседания. Подписи отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Например:

Председатель Думы                  подпись               И.О. Фамилия

Секретарь заседания                подпись               И.О. Фамилия

Документы подписываются должностными лицами Думы по вопросам, входящим в их компетенцию.

Служебные документы подписывают:

на бланке письма Думы - председатель, заместители председателя,

на бланке письма председателя Думы - председатель,

на бланке письма комитета Думы - председатель соответствующего комитета или его заместитель,

на бланке письма аппарата Думы - руководитель аппарата,

на бланке письма отдела Думы - начальник соответствующего отдела или его заместитель,

на бланке заключения правового отдела - начальник правового отдела или лицо, исполняющее его обязанности,

на бланке письма депутата Думы - депутат.

Распорядительные документы (распоряжения, постановления) издает и подписывает председатель Думы, а в его отсутствие заместитель, исполняющий обязанности председателя Думы.

Решения Думы подписываются председателем Думы или председательствующим на заседании.

Решения комитетов Думы подписываются председателями комитетов или их заместителями.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Депутат от единого избирательного округа       подпись      И.О. Фамилия

Не допускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилия одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или наклонной черты перед наименованием должности). Внесение в подписанные документы исправлений не разрешается.

2.2.12. Утверждение документа.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

Документы утверждаются должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым распорядительным актом.

Документы в Думе утверждаются председателем Думы, руководителем аппарата Думы, начальниками отделов Думы, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Утверждение документа производится после его подписания.

Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должностного лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизита бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Строки реквизита "гриф утверждения документа" выравниваются по левому краю относительно слова "УТВЕРЖДАЮ". Длина строки не должна превышать 70 мм.

Например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Председатель Думы

                                              города Владивостока

                                              ______________ И.О. Фамилия

                                                 (подпись)

                                                   (дата)

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                      решением Думы

                                                      города Владивостока

                                                      от 07.12.2009 N 284

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с наименованием документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, инструкция УТВЕРЖДЕНА, план мероприятий - УТВЕРЖДЕН.

2.2.13. Согласование документа.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Элементы грифа согласования печатаются через одинарный межстрочный интервал. Личная подпись руководителя и ее расшифровка отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

Например:

     СОГЛАСОВАНО

     Заместитель председателя

     Думы города Владивостока

     ______________ И.О. Фамилия

       (подпись)

        (дата)

Если согласование производится посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

     СОГЛАСОВАНО

     Письмо Министерства финансов

     Российской Федерации

     от 10.12.2006 N 03-17/345

2.2.14. Отметка о заверении копии.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют от границы левого поля документа (без абзацного отступа) заверительную надпись "Верно", указывают наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения.

Например:

Верно

Начальник общего отдела Думы        подпись          И.О. Фамилия

Дата

При заверении копии документа объемом более одного листа документ прошивается нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. В местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью (приложение 30).

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском соответствующей печати.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Документы могут заверяться при наличии подлинника или документов, подтверждающих его выдачу. Заверительная надпись на документах, подготовленных в структурных подразделениях, оформляется начальником соответствующего структурного подразделения. Оттиск соответствующей печати на заверяемом документе проставляется в общем отделе Думы.

2.2.15. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля и включает в себя имя, отчество, фамилию (прописываются полностью) исполнителя и номер его телефона, которые печатаются установленным шрифтом N 11.

Например:

     Имя Отчество Фамилия

     243 22 52

Если письмо подготовлено несколькими исполнителями, указывается основной исполнитель, в чьи обязанности входило обобщение информации соисполнителей и подготовка окончательного ответа.

2.2.16. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит:

краткую справку об исполнении со ссылкой на свидетельствующий об этом документ (если он есть);

слова "В дело" и индекс дела, в котором будет храниться документ (эта отметка свидетельствует о том, что работа над документом завершена), подпись исполнителя, дату направления документа в дело.

2.2.17. Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа проставляется в форме штампа в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа.

Штамп включает в себя: наименование представительного органа местного самоуправления - Дума города Владивостока Приморского края, регистрационный номер документа, дату поступления.

2.3. Особенности подготовки, оформления и согласования отдельных видов документов

2.3.1. Нормативные правовые акты.

Дума по вопросам, отнесенным к ее компетенции, принимает муниципальные правовые акты города Владивостока, устанавливающие правила, обязательные для исполнения на территории города Владивостока, а также решения по вопросам организации деятельности Думы.

Проекты муниципальных правовых актов могут вноситься депутатами Думы, ее комитетами, главой города Владивостока, прокурором города Владивостока, Владивостокской городской муниципальной избирательной комиссией, Контрольно-счетной палатой города Владивостока, органами территориального общественного самоуправления, инициативными группами граждан.

Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов установлены Регламентом Думы.

Порядок прохождения и согласования проектов решений Думы и МПА (далее - проекты) осуществляется в следующей последовательности:

инициатор (автор) проекта вносит проект в Думу на имя председателя Думы в соответствии с Регламентом Думы;

общий отдел осуществляет проверку внесенного проекта в соответствии с пунктом 3.2 настоящей Инструкции, регистрирует его в системе электронного документооборота и передает его на рассмотрение председателю Думы;

председатель Думы определяет профильный комитет для работы над проектом;

общий отдел оформляет лист согласования к проекту, сопроводительное письмо и за подписью председателя Думы направляет проект во все комитеты, в правовой отдел, организационный отдел в системе электронного документооборота, прокурору города Владивостока и главе города Владивостока в бумажном формате для подготовки и представления заключений, замечаний и предложений. Оригинал внесенного проекта с листом согласования передается в профильный комитет.

Специалисты организационного отдела в день получения проекта через систему электронного документооборота создают электронную карточку паспорта вопроса в случае поступления проекта решения Думы, либо электронную карточку паспорта проекта и регистрационную карточку паспорта чтения в случае поступления проекта нормативного правового акта.

Заключение правового отдела на поступивший проект оформляется на бланке заключения правового отдела Думы (приложение 17) и регистрируется в системе электронного документооборота специалистами общего отдела. При направлении проекта заключения на регистрацию специалистами правового отдела в обязательном порядке проставляется отметка, к какому паспорту вопроса (паспорту чтения) нормативного правового акта оно относится. Подписанный и зарегистрированный экземпляр заключения правового отдела в бумажном варианте передается в профильный комитет для включения его в пакет документов, прилагаемых к оригиналу поступившего проекта.

Принятые Думой нормативные правовые акты дорабатываются в правовом отделе в соответствии с фонограммой заседания. Проводится проверка содержания и лингвистическая экспертиза принятого акта в сроки, установленные Регламентом Думы. По результатам проверки содержания принятого акта специалисты, ответственные за доработку, визируют его в системе электронного документооборота, в бумажном варианте на оборотной стороне каждого листа, а также в соответствующих графах на листе согласования.

Решения Думы, муниципальные правовые акты города Владивостока оформляются на гербовых бланках. Образцы оформления приведены в приложениях 31, 32 к настоящей Инструкции.

Проверенные и завизированные правовые акты передаются в организационный отдел Думы для направления их на подпись председателю Думы.

Решения Думы подписываются председательствующим на заседании Думы, принятые муниципальные правовые акты - главой города Владивостока.

Подписанные правовые акты передаются на регистрацию в общий отдел Думы. Регистрация правовых актов ведется с использованием системы электронного документооборота. Специалист общего отдела при регистрации документа заполняет электронную регистрационную карточку (приложение 33). Электронная база данных дублируется по окончании года распечатыванием на бумажный носитель.

Принятым решениям Думы присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца созыва. Датой регистрации решений Думы является дата их принятия на заседании Думы, которая оформляется цифровым способом (например, 03.02.2010).

При регистрации муниципальных правовых актов города Владивостока после подписания их главой города к порядковому номеру через тире добавляется литер "МПА". Датой регистрации муниципальных правовых актов города Владивостока является дата их подписания главой города, которая оформляется словесно-цифровым способом (например: 03 февраля 2010 года). Регистрация принятых муниципальных правовых актов города Владивостока ведется по единой нумерации с начала и до конца созыва.

Общий отдел осуществляет рассылку копий принятых решений Думы, муниципальных правовых актов города Владивостока, заверенных соответственно печатями "Для решений", "Для муниципальных правовых актов", согласно указателю рассылки в листе согласования.

Общий отдел осуществляет рассылку принятых нормативных правовых актов согласно указателю рассылки в листе согласования.

Первые экземпляры решений Думы и муниципальных правовых актов города Владивостока хранятся в общем отделе Думы в бумажном варианте и в системе электронного документооборота.

Оригинал внесенного проекта, после принятия по нему решения Думы, с заполненным листом согласования и всеми приложениями сдается специалистом организационного отдела Думы в общий отдел Думы на хранение.

Решения комитетов Думы печатаются на гербовых бланках установленной формы и подписываются председательствующим на заседании комитета Думы.

Решения, принятые комитетами Думы совместно, подписываются соответственно председателями этих комитетов.

Принятым на заседании комитета Думы решениям присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала до конца созыва. Регистрация принятых решений осуществляется с использованием системы электронного документооборота, которые ежеквартально распечатываются на бумажный носитель.

Первые экземпляры решений со всеми прилагаемыми документами хранятся в комитетах Думы.

2.3.2. Распоряжения (постановления) председателя Думы.

По оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности Думы и ее аппарата в пределах своей компетенции председатель Думы издает распоряжения и постановления.

В отсутствие председателя Думы распоряжения (постановления) издает исполняющий обязанности председателя Думы.

Проекты распоряжений (постановлений) председателя Думы подготавливаются работниками аппарата Думы на основании поручений (указаний) председателя Думы, руководителя аппарата Думы.

Проекты распоряжений (постановлений) председателя Думы по кадровым вопросам готовятся специалистом, ответственным за ведение кадрового учета Думы.

Проекты распоряжений (постановлений) председателя Думы на стадии их подготовки являются конфиденциальными.

Не допускается совмещение в одном документе распоряжения по основной деятельности с распоряжением по личному составу.

При подготовке распоряжения (постановления) председателя Думы используются соответствующие бланки документов.

Оформление распоряжений по кадровым вопросам осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами Думы, утверждающими формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Проекты распоряжений (постановлений) председателя Думы до их подписания согласовываются. Согласование оформляется на отдельном листе "Листе согласования" (приложение 34) путем проставления виз соответствующих должностных лиц либо с использованием системы электронного документооборота. Виза включает в себя реквизиты: наименование должности, личная подпись, ее расшифровка и дата визирования.

Порядок расположения должностей в листе согласования следующий:

руководитель аппарата Думы;

начальник правового отдела;

начальники отделов, имеющие прямое отношение к содержанию проекта.

На распоряжения председателя Думы о предоставлении отпусков работникам листы согласования не оформляются.

Специалист, подготовивший проект распоряжения (постановления) председателя Думы, проставляет свою подпись в нижнем левом углу оборотной стороны каждого листа проекта.

После проведения проверки содержания проекта распоряжения, постановления председателя Думы на бумаге на оборотной стороне каждого листа проекта в нижней его части свои подписи ставят специалист, ответственный за проведение лингвистической экспертизы, и начальник правового отдела.

Если в процессе доработки в проект вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания. Перевизирование измененных листов документа обязательно во всех случаях.

Замечания по проекту документа, если позволяет место, излагаются на "Листе согласования" или на отдельном листе, о чем делается пометка на "Листе согласования" - "Замечания прилагаются", либо с использованием системы электронного документооборота. Содержание замечаний в обязательном порядке докладывается председателю Думы, подписывающему документы.

Согласование проектов распоряжений, постановлений председателя Думы, как правило, должно проводиться безотлагательно, а если требуется стилистическое или техническое редактирование или дополнительное изучение и проработка вопроса, - в течение трех рабочих дней.

На оборотной стороне "Листа согласования распоряжения председателя Думы", "Листа согласования постановления председателя Думы" заполняется указатель рассылки, содержащий перечень адресатов, которым следует направить документ или выписку из него. Начальник отдела, подготовивший проект документа, несет ответственность за заполняемый указатель рассылки. "Лист согласования" подписывает начальник отдела, подготовивший проект документа.

Ответственность за качество подготовки проектов распоряжений, постановлений председателя, их согласование несут исполнители, которые готовят эти документы.

Общий отдел не принимает к регистрации документы с незаполненным надлежащим образом "Листом согласования", а также листы которых не завизированы ответственными лицами.

2.3.2.1. Требования к оформлению распоряжений (постановлений) председателя Думы.

Распоряжение (постановление) председателя Думы должно содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Думы, состоять из лаконичных предложений - предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Содержащиеся в распоряжении (постановлении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу распоряжений (постановлений).

Проект распоряжения (постановления) председателя Думы должен содержать заголовок. Заголовок в распоряжении (постановлении) отвечает на вопросы "о чем?" ("о ком?"), включает его краткое" содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста. В заголовках распоряжений по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия лица, в отношении которого это действие осуществляется. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст распоряжения (постановления) отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текста.

Текст распорядительного документа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей (описательной) части проекта распоряжения излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания, служащие причиной издания документа. Если проект распорядительного документа готовится на основании иного документа, констатирующая часть начинается словами "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и указываются его реквизиты в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть проекта распоряжения, постановления председателя Думы может отсутствовать, если предписываемые им действия не нуждаются в разъяснениях и обоснованиях (о созыве заседаний, утверждении инструкций, актов и т.п.).

Распорядительная часть проекта непосредственно начинается с указания, кому, какие действия и в какие сроки необходимо выполнить.

В качестве исполнителей указывают наименование отдела, затем в скобках в именительном падеже фамилия руководителя без инициалов или наименование должности исполнителя с указанием фамилии и инициалов.

Например:

3. Общему отделу Думы (Петров)...

или

3. Главному специалисту общего отдела Думы Иванову И.И.

В зависимости от объема и содержания проект документа подразделяется на пункты. Нумерация пунктов сквозная и выполняется арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на абзацы.

Каждый пункт проекта документа необходимо начинать с указания исполнителя, затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения). Не допускается разрыв фамилий и инициалов адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Названия отделов, предприятий, учреждений й организаций указываются в точном соответствии с их наименованиями.

Использование сокращенных наименований допускается лишь в тех случаях, когда такие сокращения являются официальными.

В последнем пункте распоряжения (постановления) по основной, административно-хозяйственной деятельности, как правило, указывается должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

В конце документа, когда в этом имеется необходимость, в хронологическом порядке перечисляются распоряжения, постановления председателя Думы или пункты распоряжений, постановлений, отмененных или утративших силу: "Отменить...", "Признать утратившим силу...".

Наименование документа, пункт которого утрачивает силу или отменяется, должно быть приведено полностью с указанием его даты, номера, заголовка.

Изменения в распоряжение, постановление председателя Думы вносятся документом, соответствующим ранее принятому (например, изменения в постановление вносятся только постановлением).

В текст распоряжения (постановления) не следует включать пункт "Распоряжение довести до сведения...". Отделы (должностные лица), депутаты Думы получают копию распоряжения (постановления) в соответствии с указателем рассылки на оборотной стороне листа согласования, который исполнитель представляет вместе с проектом документа.

Образцы оформления распоряжения (постановления) председателя Думы приведены в приложениях 35, 36 к настоящей Инструкции.

2.3.2.2. Регистрация, учет, рассылка и хранение распорядительных документов.

Регистрация распоряжений (постановлений) председателя Думы ведется с использованием системы электронного документооборота. Электронная база данных дублируется по окончании года распечатыванием на бумажный носитель.

Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинников распоряжений (постановлений) председателя Думы по основной, административно-хозяйственной деятельности осуществляются общим отделом. Подписанным распоряжениям (постановлениям) председателя Думы присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца созыва.

Регистрацию, учет, рассылку и хранение распоряжений председателя Думы по кадровым вопросам осуществляет специалист, ответственный за ведение кадрового учета Думы. Подписанным распоряжениям председателя Думы присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года по созывам.

К номерам распоряжений председателя Думы по основным вопросам деятельности через тире добавляется буква "Р".

К номерам распоряжений председателя Думы по личному составу, касающихся вопросов приема, перемещения, увольнения, награждения, через тире добавляется буква "Л".

К номерам распоряжений председателя Думы по личному составу, касающихся вопросов командирования, премирования, наказания, отпусков, через тире добавляется буква "О".

Датой регистрации распоряжений, постановлений председателя Думы является дата их подписания, которая оформляется цифровым способом (например: 03.02.2010).

Рассылаемые копии распоряжений, постановлений председателя Думы, заверенные соответственно печатями "Для распоряжений", "Для постановлений", направляются согласно указателю рассылки, составленному исполнителем документа.

2.3.3. Протоколы.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В зависимости от вида заседания выбирается форма протокола:

краткая - содержит обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

полная - кроме вопросов и решений, содержит краткую запись выступления докладчиков и участников.

Протоколы заседаний Думы, заседаний комитетов ведутся краткие с приложением аудиозаписи заседания (приложения 37, 38).

При аудиозаписи хода заседания председательствующий должен ясно и четко называть должность, фамилию, имя, отчество выступающего.

Депутаты Думы, которые не смогли выступить в связи с прекращением прений, вправе приобщить подписанные тексты своих выступлений к протоколу заседания.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания и согласуется с названием вида документа. Например:

Протокол
седьмого заседания Думы города Владивостока третьего созыва

Текст протокола включает вводную и основную части. Вводная часть содержит следующие реквизиты:

Дата, место и время проведения заседания;

Установленное число депутатов в Думу;

Избранное число депутатов в Думу;

Депутаты, присутствующие на заседании;

Приглашенные на заседание;

Председатель или председательствующий.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников во вводной части не перечисляются, а указывается их общее количество. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые заверяются, передаются специалисту, ответственному за ведение протокола, и становятся одним из приложений к протоколу.

В ходе заседания в протоколе фиксируется информация об изменении количества участников заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатаются прописными буквами, каждое с новой строки.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается по центру. Ниже указываются фамилия и инициалы докладчика по данному вопросу. Фамилии депутатов сопровождаются указанием их избирательных округов, а других лиц - указанием должности и места работы.

Например:

5. СЛУШАЛИ:  Об утверждении плана работы Думы города Владивостока.

             Докладывает: Фамилия И.О., депутат от единого избирательного

             округа.

После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, а ниже с новой строки в именительном падеже указываются фамилии и инициалы выступавших на заседании и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса (для полных протоколов). Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Например:

     ВЫСТУПИЛИ:

     Фамилия И.О., депутат от единого избирательного округа.

     (Краткая запись выступления.)

Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел ВЫСТУПИЛИ и оформляются по той же схеме. В тексте выступления целесообразно каждую новую мысль выступающего начинать с абзаца.

При краткой форме протокола после слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие, ниже с новой строки в именительном падеже указывают фамилии и инициалы выступавших на заседании, нумеруя их арабскими цифрами.

Например:

     ВЫСТУПИЛИ:

     1. Фамилия И.О., депутат от единого избирательного округа;

     2. Фамилия И.О., депутат от единого избирательного округа.

После слова РЕШИЛИ ставится двоеточие и указывается принятое решение, которое печатается по центру. Если оно содержит различные вопросы, то его подразделяют на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Ниже указываются результаты голосования. Если решением утверждается какой-либо документ, то последний прилагается к протоколу.

Например:

РЕШИЛИ: 1. Принять проект  решения Думы "Об утверждении плана работы Думы

        города Владивостока на II квартал 2010 года" за основу.

        Голосовали:

        за - единогласно.

        2. Принять проект решения Думы "Об утверждении  плана работы Думы

        города Владивостока на II квартал 2010 года" в целом.

        Голосовали:

        за - единогласно.

        Решение N 490 прилагается.

Если один из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривается, это фиксируется в протоколе.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

К протоколу прилагаются документы, на которые сделаны ссылки в протоколе (депутатские запросы, таблицы поправок и так далее), списки присутствующих депутатов, списки приглашенных на заседание, заверенные начальником организационного отдела.

Протоколы заседаний Думы и заседаний Совета Думы визируются с оборотной стороны каждого листа специалистом, подготовившим протокол, и специалистом, осуществляющим лингвистическую экспертизу.

Протокол заседания Думы подписывается председательствующим на заседании и секретарем заседания.

Протокол заседания Совета Думы подписывается председательствующим на заседании.

Протокол заседания комитета Думы подписывается председательствующим на заседании и секретарем заседания.

Протоколы совместных заседаний комитетов Думы подписываются председателями комитетов Думы.

Протокол заседания согласительной комиссии подписывается ее сопредседателями.

Протоколы заседаний Думы, заседаний Совета Думы оформляются общим отделом на основании заседаний и материалов к заседанию.

Протоколы заседаний комитетов Думы оформляются соответственно специалистами организационного отдела, осуществляющими обеспечение комитетов Думы.

Протоколы депутатских слушаний, рабочих групп оформляются специалистами комитетов, ответственными за их организацию и проведение.

Датой протокола является дата заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает дату начала и окончания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах созыва Думы отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Думы, протоколы заседаний Совета Думы, протоколы заседаний комитетов Думы и так далее. Протоколы заседаний согласительных и специальных комиссий получают сквозную нумерацию в пределах сроков их работы.

Протоколы совместных заседаний комитетов Думы имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов комитетов Думы, принимавших участие в заседании.

Выдача копий протоколов, записей фонограмм заседаний осуществляется только по письменному запросу на имя председателя Думы.

2.3.4. Подготовка и оформление выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят дату, время и место заседания, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. Ниже ставится заверительная надпись. Она состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия) и даты заверения (приложение 39). Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Подготовку и оформление выписок из протоколов заседаний Думы и Совета Думы осуществляет общий отдел, заседаний комитетов Думы - специалисты организационного отдела, осуществляющие обеспечение деятельности комитетов Думы.

Выписка оформляется и направляется исполнителю в течение одного дня после подписания протокола с сопроводительным письмом.

По запросу выписка из протокола оформляется на основании письменного заявления и предоставляется в течение трех дней после подписания протокола.

2.3.5. Служебные письма.

По содержанию и назначению служебные письма (далее - письма) могут быть:

инициативные письма, требующие ответа (выражают просьбу, предложение, запрос);

письма-ответы - письма, отвечающие на запросы и предложения различных организаций, предприятий и частных лиц;

сопроводительные письма, информирующие адресата о направлении прилагаемых документов;

гарантийные письма - документы, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств;

письма-напоминания указывают на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия;

письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо мероприятии.

Текст первого листа письма выводится на гербовом бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа ("просим", "сообщаем", "направляем", "напоминаем" и так далее) или от третьего лица единственного числа (например, Дума решила, комитет по городскому хозяйству Думы рассмотрел), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Если письмо оформлено на должностном бланке, то его текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу", "направляю" и так далее).

Текст служебного письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме.

При необходимости личного обращения к адресату в письмах, требующих особого внимания, а также при ответах на обращения граждан используют форму уважительного обращения к адресату: "Уважаемый ..!".

При обращении к заслуженным деятелям науки и искусства, к лицам, имеющим почетные титулы, звания, заслуги перед обществом, отечеством, используют форму обращения "Многоуважаемый..!", "Глубокоуважаемый..!".

При указании фамилии в тексте письма инициалы пишутся после фамилии.

Письмо может заканчиваться заключительной формулой вежливости, которая употребляется с учетом положения и характера взаимоотношений должностных лиц. Например:

С уважением,

Председатель Думы               подпись                И.О. Фамилия

При оформлении ответных писем приводится ссылка на номер и дату входящего письма.

На лицевой стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу указывают имя, отчество и фамилию, номер служебного телефона исполнителя. Образец оформления служебного письма приведен в приложении 40.

3. Прием, регистрация и прохождение служебных документов

3.1. Организация документооборота

Движение документов в Думе с момента их создания или получения до завершения в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:

документы, поступающие в Думу (входящие);

документы, направляемые Думой (исходящие);

переписка между отделами Думы, депутатами Думы (внутренние);

нормативные правовые акты и распорядительные документы.

В Думе применяется централизованная форма организации работы с документами с использованием системы электронного документооборота.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями об отделах Думы, инструкцией к используемой системе электронного документооборота.

3.2. Организация работы с входящими документами

3.2.1. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов.

Доставка документов в Думу осуществляется средствами почтовой, телеграфной, факсимильной связи, электронной почтой, а также фельдъегерской службой и нарочными.

Прием, первичная обработка и распределение поступающей корреспонденции осуществляется в централизованном порядке общим отделом.

Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается надлежащему адресату. Наличие заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

Все поступившие конверты (бандероли) (за исключением имеющих пометку "лично") вскрываются. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов, адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, а также при поступлении документов из судебных органов, службы судебных приставов конверты сохраняются и прикрепляются к документу.

Правительственные документы, а также документы с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования" доставляются фельдъегерской службой. Такие документы специалистом общего отдела не вскрываются, а передаются руководителю аппарата Думы для рассмотрения и принятия решения по дальнейшей работе с ними.

Входящая корреспонденция проверяется сотрудниками общего отдела Думы, ответственными за их регистрацию, на наличие необходимых реквизитов, приложений, указанных в документе, а также на соответствие содержания текстов на бумажном носителе содержанию текстов в электронном виде. При обнаружении некомплектности или несоответствия незамедлительно сообщается непосредственному руководителю и составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе, другой приобщается к поступившему документу, третий отсылается отправителю. В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, обнаружившего несоответствие, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывает начальник общего отдела (заместитель, исполняющий его обязанности) и специалист, обнаруживший несоответствие.

Документы, поступившие непосредственно в отделы, должностным лицам Думы, должны быть в обязательном порядке направлены в общий отдел для регистрации.

3.2.2. Регистрация документов.

Входящие документы регистрируются общим отделом с использованием системы электронного документооборота. Порядковый номер и дата регистрации проставляется в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме (приложение 41).

Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне листа в правом нижнем углу. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа (при необходимости время получения) и его регистрационный номер в электронной базе данных, который включает в себя индекс дела по номенклатуре дел и через наклонную черту порядковый номер в пределах года.

На зарегистрированный документ в электронной базе данных непосредственно с документа в электронную карточку вводятся данные о документе: информация о корреспонденте, заголовок документа (при наличии данного реквизита), краткое содержание. Зарегистрированный документ сканируется и его электронный образ прикрепляется к регистрационной карточке.

Поступившие в Думу проекты решений Думы и проекты муниципальных правовых актов города Владивостока регистрируются в общем отделе, где на каждую из них заполняется электронная регистрационная карточка (приложение 42). Вместе с проектом субъектами правотворческой инициативы представляется его копия в электронном виде. Документ в электронном виде передается на электронном носителе либо отсылается по электронной почте. Электронная версия проекта нормотворческой инициативы направляется специалисту профильного комитета в формате Word.

Регистрационный номер входящей правотворческой инициативы включает в себя порядковый номер и через тире - литеры "ПР". Регистрация ведется по единой нумерации с начала и до конца созыва.

При регистрации проекта регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу на лицевой стороне первого листа сопроводительного письма.

Состав нерегистрируемых документов определяется перечнем корреспонденции, не подлежащей регистрации в Думе (приложение 43).

Документы регистрируются в день поступления. На корреспонденции, поступившей в общий отдел после 16.00 часов, проставляется штамп с указанием даты рабочего дня, следующего за днем поступления документов.

Регистрацию кадровой документации и ее прохождение обеспечивает специалист организационного отдела, осуществляющий ведение кадрового учета в Думе.

3.2.3. Направление зарегистрированных документов на рассмотрение председателю Думы и передача их исполнителям.

Документы, поступившие непосредственно в адрес депутатов Думы, структурных подразделений, регистрируются и передаются им на бумажном носителе и с использованием системы электронного документооборота.

Документы, адресованные Думе города Владивостока, председателю Думы и зарегистрированные в общем отделе, в 16.00 часов передаются руководителю аппарата Думы для ознакомления, далее председателю Думы на рассмотрение. Документы, требующие срочного решения, регистрируются незамедлительно и передаются председателю Думы.

Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции, которая оформляется на бланке установленной формы или непосредственно на документе в верхней части его первого листа на свободном от текста месте. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилии ответственного исполнителя и других исполнителей (соисполнителей), участвующих в работе с документом, указание по исполнению документа, при необходимости срок его исполнения, подпись автора резолюции, дата.

В резолюциях к документам, не требующим указаний по исполнению и имеющим типовые сроки исполнения, указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в общий отдел для внесения сведений об исполнителях и сроках исполнения из резолюции в электронную регистрационную карточку.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственность за своевременное и качественное исполнение документа несет исполнитель, который указан первым. Соисполнители обязаны по требованию основного исполнителя представлять все необходимые для исполнения документа материалы.

На исполнение документы направляются только через общий отдел с использованием системы электронного документооборота.

Входящие документы, содержащие поправки к внесенным в Думу проектам решений и муниципальных правовых актов, а также заключения, отчеты Контрольно-счетной палаты города Владивостока в обязательном порядке направляются в правовой отдел Думы специалистом общего отдела.

Подлинники документов с резолюциями хранятся в общем отделе Думы.

Подлинники документов, поступивших из судебных органов (решения, постановления, определения, повестки и другие), хранятся в правовом отделе Думы.

Исполнитель после получения документа должен ознакомиться с его содержанием и определить свои дальнейшие действия по его исполнению.

В случае если документ адресован ошибочно либо исполнитель не согласен с содержанием резолюции, данный документ в течение двух дней после наложения резолюции возвращается в общий отдел. К документу прилагается подготовленная исполнителем служебная записка с указанием причин возврата, после чего документ в общем порядке через специалиста общего отдела поступает на рассмотрение председателю Думы с повторным наложением резолюции.

3.3. Организация работы с исходящими документами

Исходящими документами Думы являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.

Специалист общего отдела проверяет правильность оформления документов и наличие приложений к основному документу.

Письма, направляемые за подписью председателя Думы в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Приморского края, председателя Законодательного Собрания Приморского края, руководителей федеральных органов государственной власти в Приморском крае, проверяются и визируются специалистом правового отдела, осуществляющим лингвистическую экспертизу.

Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется через общий отдел с использованием системы электронного документооборота. Исполнитель создает регистрационную карточку проекта документа (далее - РКПД) и передает ее через систему электронного документооборота. Подписанный документ в бумажном варианте передается в общий отдел на отправку. В общем отделе на каждый документ заводится электронная регистрационная карточка, которая одновременно служит средством учета, поиска информации и контроля за исполнением документа. Если исходящий документ является ответом на входящий документ, в электронной регистрационной карточке делается ссылка на соответствующий входящий документ.

Порядковый номер и дата регистрации проставляется в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме. Исходящий регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел, к которому через наклонную черту добавляется порядковый номер в пределах года.

Зарегистрированные исходящие документы пересылаются в системе электронного документооборота в кабинет руководителя структурного подразделения, сотрудником которого подготовлен документ.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку и представляет необходимое количество экземпляров документа.

Документы для отправки передаются в общий отдел в день их регистрации до 16.00 часов. Отправка данных документов производится в тот же день. Корреспонденция, поступившая на отправку после 16.00 часов, принимается, но отправляется на следующий день. Срочные документы отправляются в тот же день.

Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке:

документы, адресованные в администрацию города Владивостока, прокуратуру города Владивостока, доставляются курьерской почтой;

прочие документы отправляются почтовой связью;

заказными письмами с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом;

в зависимости от содержания и срочности документы могут отправляться посредством факсимильной связи.

3.4. Порядок прохождения внутренних документов

Регистрация, учет и движение внутренних документов (служебных записок) осуществляется общим отделом. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется через общий отдел с использованием системы электронного документооборота, где на каждый документ заводится электронная регистрационная карточка, в которую вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок, исполнитель), а также фиксируется их прохождение. При регистрации внутренних документов к порядковому номеру добавляется литер "ВН".

Документы по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения не регистрируются в системе электронного документооборота, их учет осуществляет специалист отдела материально-технического обеспечения.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через общий отдел.

3.5. Порядок подготовки, согласования и регистрации проектов договоров и муниципальных контрактов

Проекты договоров, муниципальных контрактов Думы города Владивостока, счета и счета-фактуры подлежат согласованию, заключенные договоры и муниципальные контракты - регистрации в порядке и сроки, предусмотренные Положением о закупочной деятельности Думы города Владивостока, утверждаемым постановлением председателя Думы города Владивостока.

3.6. Организация работы с документами в отделах, комитетах Думы

Начальник отдела, председатель комитета Думы дает указания непосредственным исполнителям по организации исполнения документов, оформляя их резолюцией.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в отделах, комитетах Думы осуществляется с использованием системы электронного документооборота.

Учету подлежат все входящие документы, зарегистрированные в общем отделе и направленные непосредственно в адрес отдела, комитета Думы, а также переданные на исполнение согласно резолюции.

Ответственный исполнитель обеспечивает подготовку ответов или писем-запросов на поступившие документы согласно резолюции.

Письма за подписью председателя комитета Думы (заместителя председателя комитета Думы) оформляются на гербовых бланках установленной формы.

Служебные письма рабочих групп, круглых столов подписываются их руководителями и оформляются на гербовых бланках установленной формы, соответствующих должности руководителя группы.

В реквизите "Подпись" к наименованию должности добавляются слова "руководитель рабочей группы".

Например:

Депутат Думы,

руководитель рабочей группы                                  И.О. Фамилия

Подготовленный на поступивший документ проект ответа или запроса передается на подпись руководителю в системе электронного документооборота, а также в бумажном варианте в двух экземплярах. После его подписания документ передается в общий отдел Думы Для его регистрации и отправки (передачи) в соответствии с п. 3.3. настоящей Инструкции.

После завершения работы над документом в случае, если к документу не приложена копия зарегистрированного и отправленного ответа, исполнитель должен в форме краткой справки изложить (на самом документе или на отдельном листе бумаги либо с использованием системы электронного документооборота) результаты выполнения поручения, например: "Дан устный ответ", "Ответ передан нарочно, исх. N, дата" и так далее.

Работники отделов несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

3.7. Организация работы с документами депутатов Думы

Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов Думы возлагаются на их помощников.

Помощник депутата Думы обеспечивает:

своевременное получение поступающих на имя депутата Думы документов и представление их на рассмотрение депутату Думы в системе электронного документооборота;

по поручению депутата Думы - своевременное исполнение поступающих документов;

контроль за поступлением ответов на обращения депутата Думы в системе электронного документооборота;

выполнение копировально-множительных работ с документами только служебного характера.

Входящие документы, поступившие в общий отдел на имя депутата, вскрываются (за исключением с пометкой "лично") и регистрируются в системе электронного документооборота.

Депутат Думы или его помощник обязаны не реже одного раза в неделю узнавать в общем отделе Думы о наличии поступившей корреспонденции в адрес депутата Думы.

Подготовленные депутатами Думы документы служебного характера оформляются помощниками депутатов Думы в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

Для оформления писем и других служебных документов за подписью депутата Думы используется депутатский бланк с продольным расположением реквизитов.

Исходящие документы за подписью депутата Думы регистрируются в общем отделе Думы в системе электронного документооборота. Регистрационный номер состоит из индекса, присвоенного депутату Думы, порядкового номера дела по номенклатуре дел, к которому через наклонную черту добавляется порядковый номер письма. Не допускается присваивать письмам депутатов Думы индексы и исходящие номера комитетов Думы.

Отправка документов осуществляется через общий отдел. Отправка заказных писем депутатов Думы осуществляется самостоятельно помощниками депутатов Думы.

3.8. Прием и оперативная передача текстов документов по каналам факсимильной связи

Факсимильные аппараты (факсы), установленные в Думе, должны иметь официальные номера.

Документ, передаваемый для передачи по каналам факсимильной связи, должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом. Его объем не должен превышать семи листов.

Ответственность за содержание и оперативную передачу документа возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму, и начальника соответствующего отдела Думы. Подлинники документов после передачи хранятся у исполнителей с отметкой о времени отправки.

Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", не разрешается.

Принятые факсограммы регистрируются в общем порядке.

3.9. Порядок использования электронной почты в Думе

Электронная почта представляет собой средство передачи информационных сообщений по электронным каналам передачи данных.

Электронное письмо может содержать:

адрес электронной почты отправителя письма,

адреса электронной почты получателей письма,

тему письма,

текст письма,

вложенные файлы.

Электронная почта в Думе используется только для служебных целей. За каждым отделом закрепляется адрес электронной почты. Также возможно выделение персональных адресов электронной почты для депутатов Думы и сотрудников аппарата Думы. Отделы имеют право самостоятельно рассылать электронную корреспонденцию.

Электронная почта используется пользователями только для обмена информацией, относящейся к категории открытой и служебной. Запрещено использовать электронную почту для передачи информации, относящейся к категории ограниченного распространения.

Администрирование электронной почты осуществляет ответственный специалист отдела материально-технического обеспечения Думы.

Письма, направленные на официальный адрес электронной почты Думы (info@dumavlad.ru), а также через интернет-приемную официального сайта Думы в сети Интернете (www.dumavlad.ru), распечатываются и регистрируются общим отделом. Регистрация электронного письма аналогична регистрации обычного письма на бумажном носителе. В электронной регистрационной карточке документа в поле "доставка" ставится отметка - e-mail.

Дальнейшее движение электронного письма в бумажном виде определяется настоящей Инструкцией наравне с обычными документами.

Если электронное письмо, направленное на официальный адрес электронной почты Думы, адресовано не должностным лицам Думы, то оно должно быть удалено без регистрации.

Отправляемые с официальных адресов Думы электронные письма регистрируются в установленном порядке и указанием в электронной регистрационной карточке документа в поле "вид отправки" - e-mail.

Электронная версия исходящего документа должна соответствовать оригиналу. Для этого в ней проставляются регистрационные данные исходящего документа, а также проставляется надпись в нижнем правом углу, состоящая из слов "соответствует оригиналу", в кавычках. Также возможна отправка графического изображения подписанного документа, полученного с помощью сканирования.

После отправки электронной версии документа на обороте бумажного оригинала ставится дата, время отправки и подпись исполнителя. Бумажный оригинал документа направляется исполнителем в общий отдел.

4. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан

4.1. Делопроизводство по обращениям и приему граждан в Думе

Делопроизводство по обращениям и приему граждан в Думе ведется отдельно от других видов делопроизводства в общем отделе с использованием системы электронного документооборота.

Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут ответственные исполнители.

Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан, контроль сроков исполнения возлагается на специалиста общего отдела, который осуществляет регистрацию, учет, контроль, а также принимает меры к совершенствованию данной работы.

4.2. Прием и первичная обработка обращений

Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан являются поступившие в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.

Прием обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, а также направленных в форме электронного документа, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

При приеме и первичной обработке писем граждан производится проверка правильности адресования, комплектности и целостности документов, наличия указанных вложений.

Конверты от поступающих писем сохраняются и прилагаются к обращениям для установления адреса отправителя и даты почтового штемпеля в качестве доказательства времени отправки и получения письма.

Ошибочно присланная корреспонденция пересылается по назначению, если известен адрес получателя, или возвращается отправителю.

При приеме непосредственно от гражданина письменного обращения устанавливается наличие:

наименования органа, в который адресовано обращение гражданина;

фамилии, имени, отчества (последнее при наличии) гражданина;

почтового адреса гражданина, на который должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

содержательной стороны обращения гражданина, то есть изложения автором сути предложения, заявления, жалобы;

личной подписи гражданина;

даты написания;

перечня и количества документов и материалов либо их копий, прилагаемых к обращению.

4.3. Регистрация обращений граждан

Регистрация обращений граждан (далее - обращения) осуществляется в общем отделе с использованием системы электронного документооборота.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента его поступления.

В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

При регистрации обращения на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем свободном углу проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.

В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла письма.

По просьбе гражданина на втором экземпляре принятого письменного обращения гражданина проставляется дата приема обращения, количество принятых листов и сообщается телефон для справок.

При регистрации обращений в системе электронного документооборота оформляется электронная регистрационная карточка (приложение 44), в которой указывается:

регистрационный номер и дата поступления обращения;

фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже), его адрес (если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение регистрируется как коллективное);

адресат обращения;

вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

тематика обращения;

наименование организации, дата и исходящий номер сопроводительного письма (если письмо перенаправлено другим адресатом);

краткое содержание обращения;

тема обращения согласно классификатору тем обращений.

Зарегистрированное обращение со всеми приложениями сканируется и его электронный образ прикрепляется к регистрационной карточке.

Обращение гражданина проверяется на повторность. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в электронной регистрационной карточке делается связка на первичное. В электронных регистрационных карточках делается отметка "повторно". К обращению гражданина подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени направления первого заявления истек установленный законодательством срок рассмотрения, либо обращения, в которых заявитель обжалует решение, принятое по предыдущему обращению. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, дополнительного рассмотрения не требуют и направляются для сведения исполнителю первичного обращения.

Обращение гражданина, содержащее дополнительные сведения к первично поданным обращениям гражданина, срок разрешения которых не истек, регистрируется под тем же номером, что и первоначально поступившие обращения гражданина.

Обращения, поступившие непосредственно в адрес депутатов Думы, структурных подразделений, регистрируются и передаются им на бумажном носителе и с использованием системы электронного документооборота.

Обращения, поступившие в адрес Думы или председателя Думы после регистрации и подбора переписки, передаются на рассмотрение председателю Думы.

Результаты рассмотрения обращений отражаются в карточке для резолюции. Резолюция должна содержать: фамилию и инициалы лиц, которым дается поручение, содержание поручения, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

После наложения резолюции обращения возвращаются в общий отдел для внесения информации об их исполнителях и сроках исполнения в базу данных системы электронного документооборота и передачи их непосредственным исполнителям.

В случае если обращение передано на исполнение ошибочно либо исполнитель не согласен с содержанием резолюции, данное обращение в течение двух дней после регистрации возвращается в общий отдел. К обращению прилагается подготовленная исполнителем служебная записка с указанием причин возврата, после чего обращение в общем порядке через специалиста общего отдела поступает на рассмотрение председателю Думы с повторным наложением резолюции.

4.4. Рассмотрение письменных обращений граждан

Обращения, поступившие в Думу, должностным лицам Думы, подлежат обязательному рассмотрению в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Началом срока рассмотрения обращений считается день их регистрации.

Исполнитель после получения обращения должен ознакомиться с его содержанием и определить свои дальнейшие действия по разрешению поступившего обращения.

Исполнитель обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место.

Исполнитель имеет право запрашивать, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Думы или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

При рассмотрении обращения не допускается разглашение содержащихся в нем сведений, а также сведений о частной жизни заявителя без его согласия.

Не является разглашением сведений направление письменного обращения в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Письменные обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения граждан. При необходимости заявителям направляются сообщения об организации личного приема граждан должностными лицами.

4.5. Порядок рассмотрения отдельных обращений

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, Дума города Владивостока или должностное лицо вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель Думы или депутаты Думы (если обращение было им адресовано) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Думу или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

4.6. Организация работы с документами по обращениям граждан

Подготовка запросов по работе с обращениями граждан и ответов в адрес заявителя осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны быть аргументированными, со ссылкой на конкретные нормы законодательства Российской Федерации, с освещением всех поставленных вопросов, а если в удовлетворении заявителю отказано, содержать четкое разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа, которому может быть направлена жалоба.

Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на законодательство Российской Федерации, согласовываются с правовым отделом.

Письма, направляемые за подписью председателя Думы в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководителей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Приморского края, председателя Законодательного Собрания Приморского края, руководителей федеральных органов государственной власти в Приморском крае, проверяются и визируются специалистом правового отдела, осуществляющим лингвистическую экспертизу.

Работа с исходящими документами по работе с обращениями граждан включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.

Специалист общего отдела проверяет правильность оформления документов и наличие приложений к основному документу. Документы, поступающие на регистрацию, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю на доработку.

На регистрацию документы передаются с использованием электронного документооборота путем создания РКПД.

Регистрация исходящей корреспонденции осуществляется через общий отдел, где на каждый документ заводится электронная регистрационная карточка (приложение 45). В карточке фиксируется номер и дата отправляемого документа, краткое содержание, указывается адресат, фамилия исполнителя, кем подписан документ.

Исходящие служебные документы регистрируются.

Например: 11-01-01/128/431ГР, где

11-01-01 - индекс группы документов по номенклатуре,

128 - исходящий порядковый номер документа,

431ГР - регистрационный номер обращения, с которым связан исходящий документ.

Документы для отправки в бумажном варианте передаются в общий отдел полностью оформленные, с указанием почтового адреса.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку и представляет необходимое количество экземпляров документа.

Копия зарегистрированного отправляемого документа возвращается исполнителю для подшивки его в дело.

Если исходящий документ является ответом на входящий документ, в электронной регистрационной карточке делается ссылка на соответствующий входящий документ.

Полученные ответы на запросы после их регистрации и занесения данных в электронную карточку передаются исполнителю.

Отправка исходящих документов по работе с обращениями граждан осуществляется в соответствии с пунктом 3.3. настоящей Инструкции.

4.7. Сроки рассмотрения письменного обращения и контроль за их исполнением

Письменное обращение, поступившее в Думу или должностному лицу Думы, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В случаях, установленных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.

Если установленный срок разрешения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем разрешения считается следующий за ним рабочий день.

Контроль за сроками исполнения обращений граждан осуществляется специалистом общего отдела и ведется с использованием системы электронного документооборота.

Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело.

Контролю подлежат все зарегистрированные обращения, требующие исполнения.

Информацию о передаче контролируемого документа другому исполнителю доводят до сведения специалиста общего отдела, ответственного за работу с обращениями граждан, который делает отметку в электронной карточке с указанием фамилии исполнителя и даты передачи ему документа.

Направление запроса или промежуточного ответа не является основанием для снятия обращения с контроля.

Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата направления письменного ответа с изложением принятого решения по обращению. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

С согласия гражданина, направившего обращение, допускается дача ответа в устной форме, при этом составляется служебная записка, в которой излагается содержание ответа.

Заявление гражданина о прекращении рассмотрения его обращения дает право исполнителю прекратить дальнейшую работу по данному обращению.

В целях предотвращения несвоевременного исполнения, а также устранения причин, задерживающих исполнение поручений, ответственный специалист общего отдела за пять дней до окончания срока по исполнению обращения предупреждает исполнителя и еженедельно подготавливает председателю Думы отчет об исполнении обращений граждан.

4.8. Формирование и хранение дел

При рассмотрении обращений граждан ответственный исполнитель формирует дело, осуществляя всю подборку документов по работе с обращением (обращение, копии промежуточного ответа, запроса, ответ на запрос, копии ответа заявителю и так далее).

Документы в деле располагаются в хронологическом порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и другие документы, связанные с их рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

В случае, если в деле недостает копий писем по исполненному обращению, специалист общего отдела, отвечающий за регистрацию и учет обращений граждан, вправе затребовать недостающие документы у исполнителя.

Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе.

Обращения граждан после их завершения в обязательном порядке возвращаются в общий отдел для списания их в дело и хранения.

Хранение дел у исполнителя запрещается.

4.9. Организация личного приема граждан

Личный прием граждан депутатами Думы ведется согласно графику в установленное время в организуемых для этих целей приемных.

Организацию личного приема граждан председателем Думы осуществляет ответственный специалист общего отдела.

Личный прием граждан председателем Думы проводится в соответствии с утвержденным им графиком приема граждан по предварительной записи.

Ответственный за организацию личного приема граждан специалист общего отдела записывает на прием граждан в журнале.

При осуществлении записи на личный прием к председателю Думы заявителем заполняется информационный лист посетителя (приложение 46).

В случае повторного обращения специалист общего отдела, ответственный за организацию личного приема, осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы до начала личного приема граждан специалист общего отдела передает председателю Думы и лицам, принимающим непосредственное участие в приеме граждан.

Во время личного приема граждан с председателем Думы присутствуют советник председателя Думы и специалисты правого и общего отделов.

Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.

Если заявителю даны исчерпывающие разъяснения и вопрос считается закрытым, то в информационном листе посетителя делается отметка "Разъяснено". В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Думы, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

По окончании приема председатель Думы доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

Ответственный исполнитель, поручение и контрольный срок его исполнения указываются в виде резолюции в карточке личного приема, которая подписывается председателем Думы.

В случае если в резолюции не проставлен конкретный срок исполнения поручения, оно подлежит исполнению в срок до 30 дней с даты приема.

Полученные в ходе приема обращения регистрируются, ставятся на контроль и передаются с резолюциями председателя Думы исполнителям.

Дальнейшая работа осуществляется так же, как и с письменными обращениями, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Ответы на обращения, поступившие на личном приеме, подписывает председатель Думы.

Контроль за сроками исполнения поручений по обращениям граждан с личного приема осуществляет ответственный специалист общего отдела, который письменно направляет исполнителю напоминание об обращениях за 5 дней до истечения срока их рассмотрения.

Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.

5. Контроль за исполнением документов

5.1. Постановка документов на контроль

Контроль за исполнением документов (далее - контроль) состоит из осуществления общим отделом процедур по учету, исполнению и обобщению результатов исполнения входящих документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Думы.

К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

Контролю подлежат все документы, требующие ответа или принятия решения.

Постановку документов на централизованный контроль осуществляет общий отдел с использованием системы электронного документооборота.

После рассмотрения председателем Думы и внесения в базу данных информации о резолюции председателя Думы контрольные документы направляются для исполнения в отделы и депутатам Думы. Оригиналы контрольных документов с поручениями председателя Думы остаются в общем отделе.

Общий отдел заводит на каждый контрольный документ в электронной базе данных контрольную карточку, в которую включаются входящий регистрационный номер документа и его дата, дата и содержание поручения, срок его исполнения, исполнитель (наименование отдела или фамилия депутата) и другая информация.

Начальник отдела, председатель комитета Думы, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.

5.2. Предварительный контроль документов

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по видам документов.

Оперативный автоматизированный контроль исполнения поступающих документов служебной переписки и обращений граждан осуществляет общий отдел.

Предупредительный контроль осуществляется общим отделом посредством перечней контрольных документов, направляемых еженедельно ответственным исполнителям.

Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.

5.3. Отчет об исполнении контрольных документов

Аналитический контроль представляет собой осуществляемый общим отделом еженедельный анализ состояния работы с контрольными документами.

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов включается в справку об исполнении контрольных документов, которая еженедельно представляется председателю Думы. Аналитическая справка содержит информацию об общем объеме контрольных документов, количестве исполненных документов, количестве документов, срок исполнения по которым истек.

5.4. Снятие документов с контроля

Снятие документов с контроля осуществляется общим отделом в электронной базе данных на основании официальной информации соответствующего отдела, являющегося исполнителем документа.

Основанием для снятия документа с контроля является подготовленный в соответствии с резолюцией председателя Думы ответ, принятое Думой (комитетом) решение, сообщение результатов рассмотрения документа адресату.

При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный исполнитель обязан по согласованию с начальником отдела передать другому сотруднику все контролируемые документы и поставить об этом в известность ответственного за ведение делопроизводства в отделе, который доводит сведения о новом ответственном исполнителе до специалиста общего отдела.

5.5. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то окончанием срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения - в месячный срок со дня регистрации;

по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, о предоставлении документов и материалов - 15 дней;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

внутренние документы - согласно указанному в них сроку, в случае, если срок исполнения не указан, то в месячный срок.

В исключительных случаях, например при особой сложности, объемности проблем, поставленных в обращении, необходимости изучения дополнительных материалов, срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен председателем Думы. Уведомление о продлении срока рассмотрения документа в обязательном порядке заблаговременно направляется заявителю.

Направление запроса по документу или промежуточного ответа автору обращения не может служить основанием для признания документа исполненным.

При получении документа с истекшим сроком исполнения в обязательном порядке сохраняется конверт и в ответном документе рекомендуется указать дату получения запроса.

Например:

     ... в ответ на запрос, полученный 15.01.2010, со сроком   исполнения

14.01.2010 сообщаем...

или

     ... задержка информации связана с тем, что запрос поступил...

Обо всех случаях изменения сроков исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует общий отдел для внесения изменений в электронную базу данных.

6. Использование бланков, печатей и штампов

6.1. Использование бланков

В Думе разрешается использование бланков документов только установленной настоящей Инструкцией формы. Для подготовки документов на бланках необходимо использовать шаблоны, находящиеся на сетевом ресурсе внутреннего пользования.

Для бланков применяется бумага формата А4 (210 х 297 мм).

Введение новых бланков документов осуществляется распоряжением председателя Думы.

Передача бланков нормативных правовых актов и служебных документов другим организациям и лицам запрещается.

Именные бланки в делопроизводстве Думы не разрешаются.

6.2. Использование печатей и штампов

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Думе и ее аппарате используются гербовая и другие печати.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставленной печати должен быть четким и хорошо читаемым.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и использовании документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

Печать с изображением герба ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Простые печати (негербовые) ставятся на следующих документах:

печать (негербовая) "Для документов" ставится при оформлении документов личного состава (справки, больничные листы и так далее), на выписках из протокола, на путевых листах, документах, касающихся деятельности Думы;

печать (негербовая) "Для удостоверений" ставится при оформлении удостоверений;

печать (негербовая) "Для решений" ставится на копиях решений Думы;

печать (негербовая) "Для муниципальных правовых актов" ставится на копиях муниципальных правовых актов города Владивостока;

печать (негербовая) "Для постановлений" ставится на копиях постановлений председателя Думы;

печать (негербовая) "Для распоряжений" проставляется на копиях распоряжений председателя Думы.

Подлинники документов хранятся без проставления печатей.

6.3. Контроль за изготовлением, использованием и хранением печатей и штампов

Изготовление печатей и штампов обеспечивает общий отдел.

Печати и штампы подлежат обязательному учету. Оттиски печатей и штампов проставляются общим отделом в журнале установленной формы (приложение 47), выдаются ответственным за хранение и применение под роспись.

Гербовая печать хранится в сейфе. Негербовые печати и штампы хранятся в запираемых шкафах.

В случае утери печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель аппарата Думы.

Сотрудник, которому была выдана печать, при оставлении должности обязан сдать ее в общий отдел. 4

Пришедшие в негодность, утратившие значение печати, штампы подлежат возврату в общий отдел для уничтожения по актам в установленном порядке.

Проверка наличия, использования и хранения печатей и штампов производится по распоряжению председателя Думы.

7. Техническое обеспечение подготовки документов

7.1. Организация копировально-множительных работ

Копирование служебных документов осуществляется специалистами отделов.

Тиражированию подлежат только документы служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Думы. Документы личного характера или не относящиеся к деятельности Думы тиражированию не подлежат.

Копирование объемных материалов и документов, кроме материалов и документов к заседаниям, производится только с резолюцией руководителя аппарата Думы.

7.2. Ведение звукозаписи заседаний

Техническая запись заседаний Думы, депутатских слушаний, круглых столов, совещаний, встреч и других мероприятий осуществляется отделом материально-технического обеспечения.

Фонограмма заседания Думы записывается на компакт-диск, который хранится вместе с протоколом заседания Думы в общем отделе.

7.3. Обеспечение типографскими изданиями

Подписанные председателем Думы решения Думы и главой города Владивостока муниципальные правовые акты формируются в сборники "Вестник Думы города Владивостока". Формирование сборников возложено на службу по взаимодействию со СМИ и общественными организациями Думы.

Общий отдел Думы осуществляет выдачу и рассылку изданных типографским способом сборников "Вестник Думы города Владивостока" согласно списку, утвержденному распоряжением председателя Думы.

8. Формирование дел и хранение документов

8.1. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Думе, в соответствии с ее структурой, функциями и задачами, с указанием сроков хранения документов.

Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе Деятельности аппарата Думы, при этом используется Устав города Владивостока, положения об отделах, планы, отчеты об их работе, штатные расписания, действующие перечни документов, номенклатуры дел за прошлые годы, утвержденные описи дел постоянного хранения и по личному составу, правила работы архивов организаций.

Номенклатура дел составляется в целях правильного распределения. документов после их исполнения в дела и определения сроков хранения документов.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в процессе деятельности Думы и комитетов Думы. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений Правительства Российской Федерации, бюллетени нормативных актов министерств и ведомств, бюллетени текущего законодательства и т.д.

Сводная номенклатура оформляется на общем бланке Думы, подписывается начальником общего отдела, рассматривается архивным отделом управления делопроизводства администрации города Владивостока, после согласования экспертной комиссией Думы утверждается председателем Думы.

Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение пяти лет и подлежит пересоставлению (переутверждению) в случае изменения функций и структуры Думы.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается с учетом отдельных изменений и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

Вновь созданный отдел обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и предоставить ее в общий отдел.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из индексов отделов и порядкового номера дела в пределах отдела. В течение срока действия номенклатуры дел в ней своевременно в конце каждого года проставляются отметки о количестве заведенных дел по срокам хранения (до пяти лет, свыше пяти лет, 10 лет, постоянное хранение).

Основные требования, предъявляемые к заголовку дела, краткость, четкость, предельная точность, так как именно по заголовку дела идет поиск документов. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (документы, переписка, книга, журнал, дело) или разновидности документа (решения, протоколы, распоряжения, отчеты, справки, информация и т.д.). При использовании термина "документы" после него в скобках перечисляются основные виды документов, содержащихся в деле (справки, докладные записки, отчеты). В заголовках дел с планами, отчетами обязательно указывается их периодичность (годовой, квартальный, месячный). Для статистических отчетов указывается их форма (9Т, 21Т). В заголовках с распорядительными документами, а также с протоколами указывается автор: название учреждения или обозначение должностного лица (распоряжения председателя Думы по основной деятельности, протоколы заседаний комитета по городскому хозяйству). В заголовках дел с перепиской обязательно указывается, с кем она ведется и по каким вопросам.

Заголовки дел общего характера, не раскрывающие содержания и вида документа ("Разная переписка", "Общие вопросы", "Статотчетность" и т.п.), не допускаются. Заголовки дел должны быть конкретными, краткими, но полно отражающими содержание всех документов, относящихся к деятельности аппарата Думы, комитетов Думы.

Дела по вопросам, которые решались в течение двух и более лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Если в течение года в аппарате Думы возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

Заполнение граф номенклатуры дел.

В графе 1 "Индексы дел" указывается условное обозначение отдела (или направления деятельности) и порядковый номер дела в данном отделе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

09-15,

где 09 - условное обозначение отдела,

15 - порядковый номер заголовка дела в номенклатуре.

В графе 2 "Наименование структурных подразделений и дел" указывается название отдела, заголовок заводимых дел. Недопустимо формирование дел по принципу "Входящие", "Исходящие" документы, что часто используется при формировании переписки. Независимо от расположения в штатном расписании в начале номенклатуры располагаются документы общего отдела, в конце - отдел бухгалтерского учета и отчетности.

Порядок расположения заголовков дел внутри отделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, и т.д.

Графа 3 "Количество дел" заполняется в конце года. В ней указывается действительное количество дел (томов, частей) под данным наименованием.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (далее - Перечень), с указанием сроков хранения.

Если статья по Перечню имеет отметку "ЭПК", то ее следует переносить в номенклатуру дел, так как она означает, что данное дело подлежит просмотру экспертной комиссией. Окончательное решение о дальнейшем хранении документов с отметкой "ЭПК" принимает руководитель аппарата Думы.

Сроки хранения, указанные в перечнях, являются обязательными, и сокращение их не допускается. Разрешается хранить документы свыше установленного срока, если в том есть практическая необходимость.

В графе 5 "Примечание" делаются отметки о заведении дел, передаче дел в архив, о выделении к уничтожению и т.п.

При наличии в Думе и ее отделах вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях - переработки.

Технология автоматизированного составления номенклатуры дел, как правило, принципиально не отличается от традиционной.

8.2. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за формированием дел в Думе осуществляется, начальником общего отдела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы, факсы, телеграммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; объем дела не должен превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляется отметка "В дело N ...", дата, подпись исполнителя или начальника отдела. При направлении документа в дело проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, номера и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются на доработку.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами Думы, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Ведение личных дел осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных и порядке ведения личных дел муниципальных служащих Думы города Владивостока.

Лицевые счета работников аппарата группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по всем вопросам работы Думы, ее отделов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

8.3. Подготовка дел к последующему хранению и использованию

Подготовка дел к последующему хранению и использованию включает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в муниципальный архив.

8.4. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в Думе проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Думе создается экспертная комиссия (ЭК). Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяется положением об этой комиссии, разрабатываемым на основании соответствующего типового положения. Положение об ЭК Думы утверждается председателем Думы.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно силами отделов при методической помощи работников архивного отдела управления делопроизводства администрации города Владивостока.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием срока их хранения и номенклатуры дел Думы путем полистного просмотра дела. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру для определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Одновременно с отбором документов постоянного хранения и по личному составу проводится отбор дел и документов с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии завершения ревизий" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения (приложение 48), по личному составу (приложение 49), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 50).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии (ЭК) Думы. Уничтожение документов производится только после утверждения описей на дела постоянного хранения экспертно-проверочной, методической комиссией (ЭПМК) архивного отдела Приморского края и согласования документов по личному составу архивным отделом управления делопроизводства администрации города Владивостока.

8.5. Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает комплекс работ по технической обработке (описание дела на обложке, подшивка, нумерация листов и составление заверительной надписи).

Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи (приложение 51);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 52);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и другое).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Обложка дел постоянного и по личному составу хранения оформляется по установленной форме (приложение 53). На обложке дела указывается: наименование отдела, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного хранения и по личному составу вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения (проставляются номера решений, распоряжений, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

8.6. Составление описей дел

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел на основе номенклатуры дел;

заголовки дел вносятся в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивным отделом управления делопроизводства администрации города Владивостока;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

для дел, содержащих документы нескольких лет, в конце раздела описи каждого следующего года делается ссылка на номера дел, содержащих документы за данный год в предыдущих разделах описи, графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам со ссылкой на необходимый акт и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дела в описи (литерные номера дел, пропущенные номера).

Разделы описи на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах, заверяются составителем описи, согласовываются с ЭК Думы и направляются на рассмотрение архивного отдела администрации города Владивостока и далее в установленном порядке на утверждение ЭПМК архивного отдела Приморского края. Первые три экземпляра описи дел постоянного хранения и первый экземпляр описей по личному составу остаются в архивном отделе управления делопроизводства администрации города Владивостока, другие возвращаются в аппарат Думы.

8.7. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи на муниципальное хранение дела хранятся по месту их формирования пять лет.

Начальники отделов и специалисты, формирующие дела, несут ответственность за сохранность этих документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой, а после утверждения описей в соответствии с ними. Номенклатура дел, выписка из нее или выписка из утвержденной описи помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре и номера дел по описям.

Выдача копий документов другим организациям производится с разрешения руководителя аппарата Думы. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 54). Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата Думы с обязательным оставлением копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.8. Передача дел на архивное хранение

Документы, образующиеся в процессе деятельности Думы, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав муниципального архивного фонда города Владивостока и независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче в архивный отдел управления делопроизводства администрации города Владивостока.

При реорганизации Или ликвидации Думы документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника передаются в архивный отдел управления делопроизводства администрации города Владивостока. В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивной службы города.

8.9. Порядок передачи документов на муниципальное хранение

Передача документов Думы в архивный отдел управления делопроизводства администрации города Владивостока производится в соответствии с графиками комплектования архивного отдела. Документы передаются на муниципальное хранение по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на муниципальное хранение оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

При передаче документов на муниципальное хранение представитель архивного отдела управления делопроизводства администрации города Владивостока проводит проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов производится силами аппарата Думы - сдатчика документов.

Передача дел производится поединично по описям, особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. Все экземпляры описи вместе с документами передаются в архивный отдел управления делопроизводства. Думе возвращается один экземпляр подписанного и утвержденного акта приема передачи дел. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие, и номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов, а причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке.

ГАРАНТ:

Текст приложений будет представлен в следующих версиях справочной правовой системы ГАРАНТ