Решение Думы Пограничного муниципального района Приморского края от 27 апреля 2005 г. N 62 "Об утверждении Положения о порядке рассмотрения предложений, заявлений, жалоб и организации приема граждан в администрации Пограничного муниципального района"

1.1. Основные понятия, используемые в настоящим Положением:

обращение - предложение, заявление, ходатайство, жалоба гражданина, изложенные в письменной или устной форме;

предложение - вид обращения гражданина, направленного на улучшение организации деятельности администрации Пограничного муниципального района их должностных лиц, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер жизни;

заявление - вид обращения гражданина по поводу реализации прав, свобод закрепленных Конституцией Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами;

ходатайство - вид обращения гражданина, общественной организации, депутата или должностного лица в поддержку просьбы иного лица о признании за ним определенного статуса, прав и свобод;

жалоба - вид обращения гражданина по поводу восстановления его либо другого лица (лиц) прав, свобод и законных интересов, нарушенных действиями (бездействием) юридических или физических лиц;

коллективное обращение - обращение двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании путем голосования (подписанное инициаторами коллективного обращения) или путем сбора подписей.

1.2. Администрация Пограничного муниципального района в пределах своих полномочий в соответствии с Конституцией Российской Федерации и действующим законодательством рассматривает предложения, заявления и жалобы граждан, дает на них ответы и принимает необходимые меры.

1.3. Рассмотрение обращений граждан является служебной обязанностью руководителей органов местного самоуправления, которые несут личную ответственность за организацию работы по рассмотрению обращений граждан и их приему в органах местного самоуправления в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

1.4. При поступлении заявлений глава Пограничного муниципального района в пределах своей компетенции решает вопрос о принятии их к своему рассмотрению либо направлении в другой орган местного самоуправления в зависимости от поднятых в заявлениях вопросов. О направлении заявления в другой орган местного самоуправления сообщается заявителю. При разрешении заявлений граждан принимаются решения по существу поставленных в них вопросов, о чем сообщается заявителю.

1.5. Письменные заявления граждан должны быть ими подписаны с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения существа заявления так же данные о месте их жительства. Заявления граждан, не содержащие указанных сведений, признаются анонимными и рассмотрению не подлежат. При этом анонимные письма, содержащие сообщения о готовящихся или совершенных преступлениях, направляются для проверки этих сообщений в соответствующие правоохранительные органы. При получении писем, содержащих угрозы совершения террористических и иных экстремистских акций, принимаются меры для сохранения возможно имеющихся на них следов, которые могут быть использованы при проведении оперативно-розыскных мероприятий и следственных действий.

Коллективными заявлениями признаются заявления, поданные от имени двух и более лиц и подписанные хотя бы одним из этих лиц с указанием его фамилии, имени отчества, данных о месте его жительства, а также работы или учебы.

1.6. Руководители структурных подразделения администрации района при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан обязаны:

- внимательно разбираться в их существе, при необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение, своевременно отвечать заявителям, разъяснять им порядок обжалования решений;

- систематически анализировать обращения граждан;

- проверять работу по рассмотрению обращений граждан в подведомственных организациях, принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

1.7. Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, проявление волокиты и бюрократического отношения к ним, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений, жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством.

2.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

2.2. Все поступившие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных обращений граждан не допускается.

2.3. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляется отделом контроля и делопроизводства администрации Пограничного муниципального района, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

2.4. Все поступающие письма граждан вскрываются и регистрируются. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения.

2.5. Предложения, заявлении, жалобы от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные разным адресатам, учитываются под регистрационным индексом первого предложения, заявления, жалобы с добавлением очередного порядкового номера.

2.6. На письмах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий дату поступления документа. Штамп проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

2.7. При поступлении писем, где указано о приложении документов, денежных знаков, облигаций и других материалов, которые фактически полностью или частично отсутствуют, делается отметка об их частичном отсутствии, или составляется акт.

2.8. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер и в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно".

2.9. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того лица по одному и тому же вопросу, в которых:

- обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;

- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.

По коллективным письмам в левом верхнем углу на регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Коллективное"

2.10. Полученные письма передаются согласно указаниям руководителей управлений, комитетов, отделов исполнителям.

2.11. Заявления с пометкой "Лично" или "Только лично" рассматриваются теми руководителями, которым они адресованы, или другими сотрудниками по их поручению. Письма, адресованные конкретным лицам, не вскрываются и передаются им без регистрации.

2.12. Если руководителем, рассматривающим заявление, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

2.13. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам (учреждениям) или должностным лицам, действия которых обжалуются.

2.14. По каждому обращению не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

- о принятии обращения к рассмотрению;

- передаче обращения на рассмотрение;

- о направлении обращения по принадлежности в другое ведомство, организацию, учреждение, если вопросы, принятые в нем, не относятся к ведению органа местного самоуправления;

- об оставлении обращения без рассмотрения (в случае анонимного обращения).

2.15. В случаях, когда в обращениях наряду с вопросами, относящимися к компетенции органа местного самоуправления, содержатся вопросы, подлежащие рассмотрению в других ведомствах (учреждениях, организациях), не позднее чем в трехдневный срок в соответствующие ведомства (учреждения, организации) направляются копии обращений или выписки из них, о чем извещаются заявители.

2.16. На письменных заявлениях граждан запрещается делать резолюции и надписи.

2.17. Данные о пересылке (передаче) заявлений, содержании поручений по ним, постановке документов на контроль, ходе исполнения, продлении срока исполнения окончательном исполнении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также о месте хранения материалов рассмотрения заявлений отражаются в регистрационно-контрольных карточках и журналах.

2.18. Существует только один регистрационный номер, как для поступивших обращений, так и для ответов на них. Справки, заключения и другие документы по результатам рассмотрения заявлений граждан подлежат обязательной регистрации как подготовленные документы в соответствии с требованиями ведения делопроизводства в органах местного самоуправления по работе с обращениями граждан.

2.19. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность).

2.20. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в отделе контроля и делопроизводства администрации Пограничного муниципального района.

2.21. Руководители структурных подразделений администрации района, их заместители и другие должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

- внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить сотрудников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителями вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

- принимать по ним законные, обоснованные и мотивированные решения и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

- сообщать в письменной или устной форме заявителям о решениях, принятых по их обращениям, со ссылками на законодательство Российской Федерации, а в случае отклонения обращения - разъяснять также порядок обжалования принятого решения.

В случае устного ответа заявителю составляется соответствующая справка, которая приобщается к материалам рассмотрения обращения. В журнале учета предложений, заявлений и жалоб в контрольной карточке делается отметка о том, что результаты рассмотрения обращения сообщены заявителю в личной беседе.

2.22. По результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение, которое должно содержать объективный анализ собранных материалов. Если при проверке выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности органа местного самоуправления, злоупотребления должностными полномочиями, то в заключении должно быть указано, какие конкретно предлагаются (приняты) меры по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, устранению недостатков и упущений в деятельности органа местного самоуправления.

2.23. Сроки хранения заявлений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением, определяются в соответствии с перечнями документальных материалов и сроков их хранения, действующими в органах местного самоуправления. В необходимых случаях постоянно действующими экспертными комиссиями органов местного самоуправления может быть принято решение об увеличении сроков хранения наиболее ценных обращений граждан и материалов по их реализации.

2.24. Дела после завершения делопроизводства по ним, по истечении установленных сроков хранения в секретариатах, сдаются в архивный отдел.

2.25. Ответ на коллективное заявление направляется на имя первого подписавшего его лица (если в письме не оговорено конкретное лицо) или в отдельных случаях - каждому из подписавшихся такое заявление.

2.26. Письменное или устное заявление не считается разрешенным, если в процессе его рассмотрения были подготовлены, но не доложены или доложены, но не утверждены руководством и возвращены на доработку предложения, проекты ответов и т.п. Рассмотрение заявления не может считаться законченным, если сообщается лишь о предполагаемых мерах для решения поставленных автором вопросов.

Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

2.27. На материалах, связанных с рассмотрение заявлений, после принятия решения и их исполнения должна быть надпись: "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

3.1. Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляются со дня поступления обращений.

3.2. Заявления и обращения граждан рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления их адресату, обязанному разрешить поставленные вопросы по существу, а заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.

3.3. В тех случаях, когда для рассмотрения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок их рассмотрения и разрешения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение на их рассмотрение, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом (письменно или устно) заявителю.

О продлении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует также сотрудника, осуществляющего контроль за исполнением поручения по данному обращению. В учетных формах делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения обращения, должности и фамилии лица, принявшего решение о продлении срока.

3.4. Порядок и сроки рассмотрения запросов и обращений депутатов законодательных органов власти различных уровней регламентируются Законом Российской Федерации "О статусе депутата Совета Федерации, статуса депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" и соответствующими Законами Приморского края. При получении запроса депутата законодательного органа или представительного органа местного самоуправления, руководитель органа местного самоуправления обязан дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок. При этом инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им в запросе вопросов. Ответ на запрос должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности

3.5. Выступления и опубликованные в средствах массовой информации материалы, связанные с предложениями, заявлениями и жалобами, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Положением.

4.1. Прием граждан проводится главой Пограничного муниципального района или по его поручению другими должностными лицами, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Место, дни и часы приема граждан устанавливаются соответствующими распоряжениями главы Пограничного муниципального района.

4.2. Для приема граждан отводятся специальные помещения - приемные, которые оборудуются необходимым имуществом и оснащаются средствами связи. Прием граждан может проводится в служебных кабинетах должностных лиц, осуществляющих прием.

4.3. Прием граждан проводится в порядке очередности. Для ее соблюдения ведется список. По желанию посетителей может производится предварительная запись на прием.

4.4. Лицо, осуществляющее прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов может привлекать к их рассмотрению сотрудников соответствующих структурных подразделений администрации района.

4.5. Прием начинается с предложения посетителю сообщить свою фамилию, имя и отчество, место жительства и работы, изложить существо вопроса, с которым он обращается.

4.6. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности разрешаются в ходе приема.

Лицо, осуществляющее прием, руководствуясь законодательными и иными нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

- удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

- отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

- принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения. Если посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить свою просьбу, лицо, осуществляющее прием, обязано отказать ему в этом необходимую помощь.

4.7. Все материалы, полученные от посетителя в ходе приема, передаются на регистрацию и в соответствии с решением должностного лица, осуществляющего прием, ставятся на контроль и направляются на исполнение.

4.8. Если решение вопросов, поставленных посетителем в ходе приема, не входит в компетенцию должностного лица, осуществляющего прием, посетителю разъясняется, в какой орган (учреждение) ему следует обратиться, и по возможности ему оказывается необходимое содействие.

4.9. При нарушении посетителями общественного порядка принимаются меры к пресечению указанных действий и вызываются представители органов внутренних дел, а в случаях, когда посетитель совершает действия, дающие основания предполагать наличие у него тяжелого психического расстройства, вызывается врач - психиатр для оказания ему медицинской помощи.

5.1. Отдел контроля и делопроизводства организационно-контрольного управления администрации муниципального образования осуществляет контроль за соблюдением установленного законодательством и настоящим Положением порядка рассмотрения обращений граждан, осуществляет контроль за работой с обращениями граждан и организацией их приема.

5.2. При осуществлении контроля обращается внимание на сроки исполнения поручений по обращениям граждан и полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки фактов, изложенных в обращениях, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и направления ответов заявителям.

5.3. Контрольная карточка (после внесения в нее исполнителем информации о содержании ответа заявителю, его номера и даты подписания) возвращается должностному лицу, осуществляющему контроль за исполнением поручений по обращениям граждан.

Сведения о результатах рассмотрения обращений переносятся в журнал учета предложений, заявлений и жалоб.

5.4. Картотека контрольных карточек хранится 5 лет, затем уничтожается в установленном порядке.

5.5. В представляемых в вышестоящие органы сообщениях о результатах рассмотрения обращения граждан, взятых на контроль, должны быть отражены:

- факты, установленные при проверке изложенных в обращении сведений;

- факты, подтверждающие или опровергающие доводы заявителя;

- номер и дата ответа заявителя.

В случае, если выявлены нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, недостатки и упущения в деятельности администрации муниципального района, в сообщении также указывается, какие приняты меры в отношении виновных лиц, по восстановлению нарушенных прав и охраняемых законом интересов граждан, а также по устранению недостатков и упущений в работе органа местного самоуправления.

5.6. Контроль осуществляется путем запроса у исполнителей или должностных лиц, осуществляющих контроль, устной информации или письменных сообщений (справок) о состоянии исполнения поручений.

5.7. Сотрудник, осуществляющий контроль, обязан:

- знать ход исполнения и предпосылки возможных задержек его исполнения;

- содействовать своевременному и качественному исполнению поручения;

- своевременно докладывать руководству о ходе исполнения поручения;

- отражать в контрольной карточке ход исполнения поручения.

5.8. Решение о снятии обращения с контроля принимает начальник организационного управления - руководитель аппарата администрации. Промежуточный ответ на обращение, взятое на контроль, не является основанием для снятия обращения с контроля. Снятие с контроля оформляется подписью в контрольной карточке лица, принявшего это решение, с указанием даты снятия обращения с контроля.

5.9. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, волокита, бюрократическое отношение к предложениям, заявлениям и жалобам влекут в отношении должностных лиц ответственность в соответствии с действующим законодательством.