Раздел IV. Оформление писем и отправка служебных документов

IV. Оформление писем и отправка служебных документов

4.1. Исходящими документами являются служебные документы, направляемые в органы государственной власти, на предприятиях, в организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими служебными документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.

Исходящие служебные документы печатаются на бланках установленной формы (Приложение 5* ):

- на бланках администрации м.о. печатаются документы за подписью главы м.о. и его заместителей;

- на бланках подразделений администрации печатаются документы за подписью руководителей подразделений.

При переписке между подразделениями и руководителями администрации м.о. бланки не используются.

4.2. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

- дата;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату (при ответе):

- гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения (если есть приложения):

- подпись;

- визы согласования;

- печать;

- отметка об исполнителе с номером его телефона.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

4.3. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. Адресат указывается в правом верхнем углу документа.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

При адресовании письма руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

При оформлении исходящего документа может быть указан почтовый адрес, располагаемый после фамилии и инициалов адресата и отделяемой от них чертой, например:

                        Фонд социального страхования

                            Российской Федерации

                    Тульское региональное управления

                                Семенову Ю.П.

                       ______________________________

                     300007, Тула, ул. Колетвинова, д. 6

    При адресовании документа физическому лицу первой строкой указывается

индекс и город, второй  -  улица,  номер  дома,  номер  корпуса   и номер

квартиры, а затем отдельной строкой - фамилия и инициалы, например:

                          196047, Санкт-Петербург,

                        ул. Куйбышева, д. 3а, кв. 48

                                Егорову В.И.

Знак "N" при обозначении номера дома, корпуса и квартиры не ставится. При литерном написании номера дома, корпуса буква пишется слитно с цифрой.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в Администрацию Президента РФ, центральные органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не проставляются.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат.

4.4. Датой служебного исходящего документа является дата его регистрации.

Элементы даты должны приводится в следующей последовательности: число, месяц, год.

Регистрационный номер и дата документа размещаются на одной строке в левой верхней части первого листа документа перед заголовком, а при его отсутствии - перед текстом.

4.5. При оформлении документов-ответов указываются исходящий номер и дата документа, на который дается ответ. Они располагаются строкой ниже номера и даты регистрации. Не следует помещать эти данные в тексте документа.

4.6. К документу составляется заголовок, размещаемый перед текстом документа. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем". Печатается от границы левого поля.

4.7. При составлении текста служебного документа используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа, например: "Просим направить", "Направляем на рассмотрение"4

- от первого лица единственного числа, например: "Считаю необходимым", "Прошу выделить";

- от третьего лица единственного числа, например: "Администрация муниципального образования "Киреевский район" считает возможным".

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В первой части текста указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4.8. Отметка о наличии приложения к документу делается ниже текста документа.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1 Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется опись, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Согласно описи на 125 листах.

Фамилии и инициалы исполнителя (составителя) документа, номер его служебного телефона располагаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Мельников Н.П. 5-15-24

4.9. Все экземпляры исходящего документа подписываются.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В сост