Раздел IV. Оформление писем и отправка служебных документов

IV. Оформление писем и отправка служебных документов

4.1. Исходящими документами являются служебные документы, направляемые в органы государственной власти, на предприятиях, в организации, должностным лицам и гражданам.

Работа с исходящими служебными документами включает проверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.

Исходящие служебные документы печатаются на бланках установленной формы (Приложение 5* ):

- на бланках администрации м.о. печатаются документы за подписью главы м.о. и его заместителей;

- на бланках подразделений администрации печатаются документы за подписью руководителей подразделений.

При переписке между подразделениями и руководителями администрации м.о. бланки не используются.

4.2. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

- дата;

- регистрационный номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату (при ответе):

- гриф ограничения доступа к документу (при необходимости);

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения (если есть приложения):

- подпись;

- визы согласования;

- печать;

- отметка об исполнителе с номером его телефона.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.

4.3. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам. Адресат указывается в правом верхнем углу документа.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

При адресовании письма руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

При оформлении исходящего документа может быть указан почтовый адрес, располагаемый после фамилии и инициалов адресата и отделяемой от них чертой, например:

                        Фонд социального страхования

                            Российской Федерации

                    Тульское региональное управления

                                Семенову Ю.П.

                       ______________________________

                     300007, Тула, ул. Колетвинова, д. 6

    При адресовании документа физическому лицу первой строкой указывается

индекс и город, второй  -  улица,  номер  дома,  номер  корпуса   и номер

квартиры, а затем отдельной строкой - фамилия и инициалы, например:

                          196047, Санкт-Петербург,

                        ул. Куйбышева, д. 3а, кв. 48

                                Егорову В.И.

Знак "N" при обозначении номера дома, корпуса и квартиры не ставится. При литерном написании номера дома, корпуса буква пишется слитно с цифрой.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в Администрацию Президента РФ, центральные органы государственной власти РФ, органы государственной власти субъектов Российской Федерации.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не проставляются.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат.

4.4. Датой служебного исходящего документа является дата его регистрации.

Элементы даты должны приводится в следующей последовательности: число, месяц, год.

Регистрационный номер и дата документа размещаются на одной строке в левой верхней части первого листа документа перед заголовком, а при его отсутствии - перед текстом.

4.5. При оформлении документов-ответов указываются исходящий номер и дата документа, на который дается ответ. Они располагаются строкой ниже номера и даты регистрации. Не следует помещать эти данные в тексте документа.

4.6. К документу составляется заголовок, размещаемый перед текстом документа. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем". Печатается от границы левого поля.

4.7. При составлении текста служебного документа используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа, например: "Просим направить", "Направляем на рассмотрение"4

- от первого лица единственного числа, например: "Считаю необходимым", "Прошу выделить";

- от третьего лица единственного числа, например: "Администрация муниципального образования "Киреевский район" считает возможным".

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В первой части текста указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4.8. Отметка о наличии приложения к документу делается ниже текста документа.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1 Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется опись, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Согласно описи на 125 листах.

Фамилии и инициалы исполнителя (составителя) документа, номер его служебного телефона располагаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Мельников Н.П. 5-15-24

4.9. Все экземпляры исходящего документа подписываются.

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (направления можно внести чернилами или машинописным способом, например: "и.о.", "заместитель".

Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

Исходящие служебные письма отправляются с оригиналом подписи.

4.10. Все представляемые на подпись исходящие документы визируются исполнителем. Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.

Располагается виза исполнителя на экземпляре исходящего документа, остающемся в деле администрации, в нижнем поле последнего листа.

Этот же экземпляр исходящего документа, приложение к документу (если имеется) визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия законодательству и правовым актам проводится согласование документа с юридической службой.

4.11. Исходящие документы после подписания регистрируются в книге регистрации исходящей корреспонденции.

В книге записываются:

- дата регистрации;

- номер документа;

- название документа;

- исполнитель документа.

4.12. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку с указанием ошибки.

4.13. Комитетом по муниципальной службе, делопроизводству и контролю могут выдаваться копии только тех документов, которые создаются в администрации муниципального образования.

Заверение копий документов производится для придания им юридической силы.

Копии документов могут воспроизводится рукописным, машинописным способами и путем копирования на копировальной технике. На копии ставится штамп "копия верна", печать комитета по муниципальной службе, делопроизводству и контролю, подпись должностного лица, заверяющего копию, и дата заверения.

Если копии документов делаются в день регистрации, дата заверения копии может не проставляться.