Приложение. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан"

Приложение
к постановлению
Главы администрации
города Тулы
от 14 апреля 2008 г. N 1266

Административный регламент исполнения муниципальной функции
"Обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан,
осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного
порядка работы с обращениями граждан "

I. Общие положения

1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Обеспечение рассмотрения письменных и устных обращений граждан, осуществление контроля за организацией и соблюдением установленного порядка работы с обращениями граждан" (далее - Административный регламент и муниципальная функция соответственно) разработан в целях совершенствования форм и методов работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов; определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) структурных подразделений администрации города Тулы, а также порядок взаимодействия с администрацией Тульской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, иными организациями при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан и организации личного приема граждан.

2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237, 25.12.1993 г.);

- Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006 г.);

- Уставом муниципального образования город Тула ("Тула вечерняя", N 57, 27.03.1997 г.);

- постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 03.06.2003 г. N 118 "О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03" ("Российская газета", N 120, 21.06.2003 г.);

- постановлением главы администрации города Тулы от 27.06.2006 г. N 1070 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Тула";

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тульской области и муниципального образования город Тула.

Порядок информирования об исполнении муниципальной функции

3. На информационных стендах размещается следующая информация о порядке исполнения муниципальной функции:

- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной функции;

- образцы оформления документов, необходимых для исполнения муниципальной функции, и требования к ним;

- почтовые реквизиты и телефоны органов муниципальной власти и должностных лиц.

4. Основными требованиями к порядку информирования граждан об исполнении муниципальной функции являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования.

5. Информация о порядке исполнения муниципальной функции предоставляется:

- непосредственно в отделе по обращениям граждан администрации города Тулы;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе на официальном сайте администрации муниципального образования город Тула в сети Интернет);

- публикации в средствах массовой информации.

6. Информирование об исполнении муниципальной функции осуществляется в устной или письменной форме.

7. Письменное информирование осуществляется путем направления ответа по почтовому адресу гражданина, либо с помощью электронной почты.

8. Если информация о порядке исполнения муниципальной функции, полученная в отделе по обращениям граждан администрации города Тулы, не удовлетворяет граждан, они в письменной форме обращаются к должностным лицам администрации города Тулы.

9. Публичное информирование осуществляется путем размещения информации о почтовых адресах, справочных телефонах, факсах, адресах сайтов в сети Интернет, адресах электронной почты, режиме работы администрации города Тулы, отдела по обращениям граждан администрации города Тулы, "телефона доверия" администрации города Тулы, а также графиков личного приема граждан:

- на официальном сайте администрации муниципального образования город Тула в сети Интернет (http://www.tula.ru);

- на информационных стендах в отделе по обращениям граждан администрации города Тулы.

Способы направления обращений гражданами

10. Граждане представляют свои обращения для рассмотрения:

- лично в отдел по обращениям граждан администрации города Тулы;

- почтовым отправлением в адрес администрации города Тулы: 300041, г. Тула, пр. Ленина, д. 2;

- в ходе личного приема граждан;

- по "телефону доверия" администрации города Тулы (33-11-37);

- по каналам факсимильной связи (36-36-00);

- в "Электронную приемную" на официальном сайте администрации муниципального образования город Тула в сети Интернет: http://www.tula.ru;

- в адрес электронной почты: pismo@cityadm.tyla.ru

Требования к форме и характеру взаимодействия с гражданами при
исполнении муниципальной функции

11. При информировании о порядке исполнения муниципальной функции, ответах на телефонные звонки и устные обращения муниципальные служащие подробно и в вежливой (корректной) форме информируют граждан по интересующим их вопросам.

Сроки исполнения муниципальной функции

12. Рассмотрение обращения осуществляется в течение 30 дней со дня его регистрации, если не установлен более короткий срок исполнения обращения.

В исключительных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением о продлении срока рассмотрения обращения гражданина.

13. В случае, если обращение написано на иностранном языке, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода на русский язык.

14. Рассмотрение обращений граждан, содержащих информацию о возможных авариях и иных чрезвычайных ситуациях, производится безотлагательно.

15. Глава муниципального образования город Тула, глава администрации города, его заместители вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.

Требования к письменному обращению граждан

16. Письменное обращение граждан в обязательном порядке должно содержать либо наименование органа местного самоуправления, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы, либо их копии.

17. Обращение, направленное по информационным системам общего пользования, должно содержать наименование органа местного самоуправления или должностного лица, которым оно адресовано, изложение сути обращения, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес заявителя, электронный адрес (e-mail), контактный телефон, дату.

18. Регистрации и учету подлежат все обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным законодательством для письменных обращений.

Условия и сроки личного приема граждан

19. Личный прием граждан ведут глава муниципального образования город Тула, глава администрации города Тулы, его заместители, руководители структурных подразделений.

20. Личный прием граждан осуществляется в приемной по обращениям граждан администрации города Тулы в соответствии с графиками приема граждан.

При личном приеме граждане предъявляют документ, удостоверяющий их личность.

Организацию личного приема граждан в приемной по обращениям граждан администрации города Тулы осуществляет отдел по обращениям граждан управления делопроизводства администрации города Тулы.

21. График приема граждан размещается на информационных стендах, официальном сайте администрации города Тулы в сети Интернет.

22. Должностные лица осуществляют выездные приемы граждан в соответствии с утвержденными графиками приема.

Организацию выездного приема граждан должностными лицами осуществляют помощники и специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан, в соответствующих подразделениях.

23. Глава муниципального образования город Тула, глава администрации города, его заместители вправе проводить прием граждан в своих служебных кабинетах.

Организацию такого приема осуществляют помощники и специалисты, отвечающие за работу с обращениями граждан, в соответствующих подразделениях.

Требования к местам, предназначенным для осуществления муниципальной функции

24. На входе в отдел по обращениям граждан администрации города размещается вывеска о режиме работы.

25. Помещения, выделенные для осуществления муниципальной функции, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03"

26. Рабочие места специалистов, осуществляющих муниципальную функцию, оборудуются средствами вычислительной техники и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение муниципальной функции в полном объеме.

27. Помещение для осуществления муниципальной функции оборудуется:

системой кондиционирования воздуха;

противопожарной системой;

системой охраны;

аптечкой для оказания доврачебной помощи.

28. Помещение для ожидания личного приема оборудуется стульями, столами, обеспечивается канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

Обеспечение условий для реализации прав граждан при рассмотрении обращений

29. Граждане на стадии рассмотрения их обращений имеют право:

- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению либо обращаться с просьбой об их истребовании;

- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- в случае необходимости участвовать в рассмотрении обращения;

- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;

- обжаловать действия (бездействия) должностных лиц в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке.

30. Администрация города Тулы обеспечивает:

- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения;

- принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

- направление гражданам письменных ответов по существу поставленных вопросов.

31. При рассмотрении повторных обращений тщательно выясняются причины их поступления. В случае установления фактов неполного рассмотрения ранее поставленных гражданами вопросов принимаются меры к их всестороннему рассмотрению.

Результат исполнения муниципальной функции

32. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является:

- направление заявителю письменного ответа, содержащего результаты рассмотрения его обращения, или сообщения об отказе в рассмотрении обращения, а также с согласия гражданина устный ответ на обращение в ходе личного приема граждан;

- направление обращения по принадлежности в другие государственные органы, органы местного самоуправления, организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

33. Обращения граждан считаются разрешенными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны письменные ответы.

Перечень оснований для отказа в исполнении муниципальной функции

34. Муниципальная функция не исполняется, если:

- текст письменного обращения не поддается прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- в обращении обжалуется судебный акт;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- в период рассмотрения обращения поступило сообщение о смерти гражданина, права и интересы которого затрагиваются в обращении.

35. Муниципальная функция по решению должностных лиц администрации города Тулы или комиссии по рассмотрению отдельных обращений граждан не исполняется, если:

- в обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее рассмотренные обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу;

- в обращении содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

36. Об отказе в рассмотрении обращения письменно сообщается гражданину, если имеется почтовый адрес.

II. Административные процедуры

Последовательность административных действий (процедур) при
исполнении муниципальной функции

37. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные действия (Приложение 1 к Административному регламенту):

- прием и первичная обработка обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в администрации города Тулы;

- организация личного приема граждан;

- постановка обращений на контроль;

- продление сроков рассмотрения обращений;

- оформление ответов на обращения;

- предоставление справочной информации в ходе рассмотрения обращений;

- порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции;

- подготовка отчетности по работе с обращениями граждан в администрации города Тулы.

Прием и первичная обработка обращений граждан

38. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является обращение гражданина в администрацию города Тулы, либо поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

39. Обращение может поступить по почте, "телефону доверия" администрации города Тулы, доставлено непосредственно гражданином, передано по факсу, информационным системам общего пользования.

40. Обращения граждан, поступившие по почте, передаются под роспись в отдел по обращениям граждан из отдела прохождения документов управления делопроизводства.

41. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится муниципальными служащими отдела по обращениям граждан управления делопроизводства. Не принимаются обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес для ответа. По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы (Приложение 2 к Административному регламенту) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

Письма на иностранных языках до регистрации направляются в отдел социально-экономического развития и внешнеэкономических связей.

42. Прием и рассмотрение обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

43. Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются, распечатываются на бумажном носителе и передаются на регистрацию.

Обращения, направленные гражданами по сети Интернет, принимаются и регистрируются отделом по обращениям граждан управления делопроизводства.

Дальнейшая работа с обращениями граждан, поступившими по информационным системам общего пользования, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

44. Прием обращений граждан по "телефону доверия" администрации города Тулы осуществляется отделом по обращениям граждан управления делопроизводства.

Режим работы "телефона доверия" администрации города Тулы: ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9.30 до 12.00, с 14.00 до 17.00. По пятницам и в предпраздничные дни с 9.30 до 12.00 и с 14.00 до 16.00.

Муниципальный служащий, принимающий обращение по "телефону доверия" администрации города Тулы выясняет:

фамилию, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес;

телефон (в случае наличия);

социальное положение;

льготный статус (в случае наличия);

суть предложения, заявления или жалобы.

45. Результатом выполнения административного действия является передача поступивших обращений на регистрацию.

Регистрация поступивших обращений

46. Муниципальными служащими отдела по обращениям граждан управления делопроизводства, поступившие письменные обращения регистрируются в базе данных автоматизированной системы электронного документооборота (далее - АСЭД) в течение трех дней с даты их поступления.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

47. Муниципальный служащий, ответственный за регистрацию обращений:

- на лицевой стороне первого листа письма в правом верхнем свободном углу проставляет регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из шифра района проживания заявителя, тематического шифра, раскрывающего основное содержание обращения, первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления обращения от данного заявителя по одному и тому же вопросу. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла письма;

- в регистрационной карточке базы данных АСЭД указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- указывает социальное положение и льготную категорию (в случае наличия) заявителя;

- отмечает тип обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.), в случае необходимости указывает, откуда поступило письмо, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- кратко формулирует суть предложения, заявления или жалобы;

- проставляет шифр темы обращения согласно действующему классификатору тем обращений;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку;

48. Дубликаты обращений, повторные обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие обращения.

49. Регистрация обращений граждан, поступивших по "телефону доверия" производится отделом по обращениям граждан управления делопроизводства в базе данных АСЭД в течении 2-х дней.

50. Результатом выполнения административного действия является регистрация обращения в базе данных АСЭД и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.

Направление обращений на рассмотрение

51. Обращения после регистрации и подбора переписки вместе с контрольно-учетной карточкой передаются под роспись из отдела по обращениям граждан через помощников главе муниципального образования, главе администрации города и его заместителям в соответствии с распределением обязанностей для определения структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю.

52. Помощники главы муниципального образования, главы администрации города, заместителей главы администрации города готовят проекты резолюций (поручений), которые передаются руководителю вместе с подлинником обращения и перепиской по данному вопросу.

53. Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приема граждан должностными лицами.

54. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления и структурных подразделений администрации города Тулы, направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

55. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, в связи с чем жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

56. Обращение, поступившее из государственных органов или организаций по вопросам, не входящим в компетенцию администрации города Тулы, направляется на рассмотрение по компетенции.

Максимальный срок выполнения действия составляет 7 дней с момента поступления обращения.

57. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированных обращений в структурные подразделения администрации города Тулы, а также направление обращений на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам в соответствии с их компетенцией.

58. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 7 дней со дня регистрации обращения.

Рассмотрение обращений граждан структурными подразделениями
администрации города Тулы

59. Поступившие должностным лицам администрации города Тулы обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращений.

60. Рассмотрение обращения может быть поручено должностным лицом муниципального образования город Тула и администрации города Тулы структурному подразделению или конкретному должностному лицу. В этом случае специалистом, ответственным за работу с обращениями граждан, к поступившему обращению готовится проект поручения.

61. Должностное лицо, получившее поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения.

62. Поручение должно содержать: фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

63. В тексте поручения могут быть указания "Срочно" или "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения от даты его подписания.

64. В случае если поручение о рассмотрении и ответе заявителю дается должностному лицу территориальных управлений администрации города по районам, руководителям муниципальных учреждений и иных организаций, отдел по обращениям граждан управления делопроизводства уведомляет заявителя о том, куда направлено его обращение на рассмотрение.

65. Зарегистрированные обращения с резолюциями и сопроводительными письмами передаются в отдел по обращениям граждан управления делопроизводства для отметки в базе данных.

66. В случае если в поручении о рассмотрении обращения указаны несколько исполнителей, подлинник обращения направляется ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются соисполнителям поручения.

Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в государственные органы либо должностным лицам) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.

Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

67. Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, в пределах их полномочий вправе:

- приглашать обратившихся граждан для личной беседы;

- в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у граждан и юридических лиц;

- создавать комиссию для проверки фактов, изложенных в обращениях, в том числе с выездом на место;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.

68. Должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны:

- обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан;

- принимать обоснованные решения по существу поставленных в обращениях вопросов, обеспечивать выполнение этих решений;

- принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

- своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения указывать мотивы, а также разъяснять порядок обжалования принятых решений;

- систематически анализировать и обобщать поступающие обращения, принимать управленческие решения по устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.

69. В случае, если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель вместе с мотивированной служебной запиской в двухдневный срок возвращает это обращение для принятия решения об изменении исполнителя должностным лицом, давшим поручение.

70. На обращения, не являющимися заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, благодарности и т. д.) ответы не даются.

71. При наличии оснований, указанных в пункте 34 настоящего Административного регламента, ответ на обращение не дается, о чем уведомляется гражданин, направивший обращение. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

72. Обращение, в котором обжалуется судебный акт, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного акта (Приложение 3 к Административному регламенту).

73. Должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом (Приложение 4 к Административному регламенту).

74. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, оно не направляется на рассмотрение и ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (Приложение 5 к Административному регламенту).

75. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации города Тулы или комиссия по рассмотрению отдельных обращений граждан вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (Приложение 6 к Административному регламенту).

76. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (Приложение 7 к Административному регламенту).

77. При повторном обращении дополнительное рассмотрение проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса.

78. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в орган местного самоуправления или должностному лицу. Такое обращение рассматривается в установленном порядке.

79. Результатом выполнения административной процедуры является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям.

80. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

Организация личного приема граждан

81. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

82. Муниципальный служащий отдела по обращениям граждан регистрирует заявителя в базе данных АСЭД, вносит в базу данных сведения о нем: фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, содержание устного обращения гражданина.

83. Предварительную беседу с гражданином перед личным приемом в приемной по обращениям граждан города Тулы осуществляют: муниципальный служащий отдела по обращениям граждан управления делопроизводства, помощники и специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан в соответствующем подразделении.

84. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Данные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

85. Во время личного приема руководителем гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно, либо в письменной форме.

86. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (Приложение 8 к Административному регламенту). В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина, подтвержденная подписью заявителя: "Ответ получен. Подпись______. Дата_______". В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

87. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

88. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Тулы, в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

89. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя принятое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

90. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

91. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

92. Результатом выполнения административной процедуры является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем решения по поставленному вопросу, либо направление поручения для рассмотрения обращения гражданина в уполномоченный орган в соответствии с компетенцией.

Постановка обращений на контроль

93. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органа местного самоуправления, должностных лиц, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

94. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений по обращениям граждан, поступившим из государственных органов, администрации Тульской области.

95. На обращениях, взятых на контроль, проставляется штамп "Контроль".

96. В случае, если в ответе, полученном из государственного органа, от должностного лица, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.

97. Обращение может быть возвращено должностному лицу для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

98. Обращения граждан снимаются с контроля после направления должностными лицами-исполнителями ответов на обращения или после предоставления копий ответов на обращения граждан, направленные им на рассмотрение.

99. Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.

100. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям по поручениям, осуществляет отдел по обращениям граждан управления делопроизводства.

101. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям осуществляют помощники руководителей и специалист, ответственный за работу с обращениями граждан в соответствующем подразделении.

102. Результатом выполнения административной процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан.

Продление сроков рассмотрения обращений

103. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, учреждение, предприятие или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

104. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение, не позднее, чем за 3 дня до окончания срока рассмотрения обращения.

105. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается должностным лицом, давшим поручение. В этом случае заявителю направляется уведомление с указанием причин продления срока рассмотрения его обращения.

106. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения и направление уведомления об этом заявителю.

Оформление ответов на обращения

107. Ответы на обращения граждан в адрес администрации города Тулы или на имя главы муниципального образования город Тула, главы администрации города Тулы подписываются главой муниципального образования город Тула, главой администрации города Тулы, первым заместителем главы администрации города, заместителями главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами администрации города Тулы.

108. Текст ответа на обращение должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

109. В ответе в администрацию Тульской области, государственные органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

110. На коллективное обращение ответ направляется в адрес заявителя, стоящего по списку первым, если в обращении не указано кому направить ответ.

111. На коллективное обращение работников организаций ответ направляется их руководителю (за исключением случаев обжалования действий руководителя) с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся работникам, если не указан адрес для ответа.

Ответы на резолюции митингов, собраний и других массовых мероприятий направляются руководителю инициативной группы, если не указан адрес для ответа.

112. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в обращении не содержится просьба об их возврате.

113. Ответы заявителям, в администрацию Тульской области, государственные органы и должностным лицам печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования город Тула. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

114. Подлинники обращений граждан возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

115. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок или необходимые условия окончательного разрешения вопроса.

116. После завершения рассмотрения обращения, подлинник обращения, учетно-контрольная карта, подлинник резолюции, рассылка и все материалы, относящиеся к рассмотрению, с ответом передаются в отдел по обращениям граждан управления делопроизводства, где проверяется правильность оформления документов (полнота ответа, наличие подписи руководителя, дата, номер, фамилия, инициалы, номер телефона исполнителя и т. д.) и делается отметка в базе данных АСЭД.

Исходящий номер документа должен соответствовать регистрационному номеру обращения.

Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

117. После регистрации ответ отправляется адресату отделом прохождения документов управления делопроизводства. Отправление ответов без регистрации не допускается.

118. Списание документов по обращению "В дело" производит должностное лицо, давшее поручение по обращению.

119. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Тула.

120. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация и направление ответа на обращение заявителю и списание документов "В дело".

121. Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 3 дней с момента подписания ответа на обращение.

Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений

122. Справочную работу по исполнению муниципальной функции ведет отдел по обращениям граждан управления делопроизводства.

123. Справки предоставляются при личном обращении гражданина или по телефону.

124. Справки предоставляются по следующим вопросам:

- о получении обращения и направлении его на рассмотрение должностным лицам в соответствии с их компетенцией, структурные подразделения администрации города;

- об отказе в рассмотрении обращения;

- о продлении срока рассмотрения обращения;

- о результатах рассмотрения обращения.

125. Обращения от заявителей по вопросу получения справки об исполнении муниципальной функции принимаются по телефону ежедневно с 9.00 до 12.30 и с 13.30 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней, по пятницам и в предпраздничные дни - с 9.00 до 12.30 и с 13.30 до 16.00. При личном обращении гражданина в отдел по обращениям граждан управления делопроизводства - с 9.30 до 11.00 и с 15.00 до 17.00, по пятницам и в предпраздничные дни - с 9.30 до 11.00 и с 15.00 до 16.00.

126. Результатом выполнения административной процедуры является информирование гражданина по существу поставленного вопроса в устной форме. При невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос гражданину предлагается перезвонить в определенное время и конкретный день, к назначенному сроку муниципальный служащий подготавливает ответ.

127. Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 5 минут.

Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции

128. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, и принятием решений должностными лицами администрации города осуществляется отделом по обращениям граждан управления делопроизводства.

129. Контроль осуществляется путем проведения работниками отдела по обращениям граждан управления делопроизводства проверок соблюдения и исполнения должностными лицами администрации города положений Административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Тульской области и администрации города, регулирующих порядок рассмотрения обращений граждан и организации личного приема граждан.

130. Периодичность осуществления контроля устанавливается заместителем главы администрации города - руководителем аппарата.

Порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц
в ходе исполнения муниципальной функции

131. Гражданин вправе обжаловать действия (бездействия) должностных лиц в ходе исполнения муниципальной функции и решение, принятое по результатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу и (или) в судебном порядке.

132. Гражданин может обжаловать действия (бездействия) или решение должностных лиц администрации города Тулы - главе муниципального образования город Тула, главе администрации города.

133. Гражданину направляется сообщение о принятом решении и действиях, проведенных в соответствии с принятым решением.

Начальник отдела

по обращениям граждан

управления делопроизводства

Т. И. Ханова