Приложение. Административный регламент оказания муниципальной услуги по исполнению запросов заявителей о выдаче архивных справок, заверенных копий архивных документов сектором муниципального архива администрации муниципального образования Плавский район

Приложение
к постановлению
Администрации
муниципального образования
Плавский район
от 21 сентября 2009 г. N 602

Административный регламент оказания муниципальной услуги по
исполнению запросов заявителей о выдаче архивных справок, заверенных
копий архивных документов сектором муниципального архива
администрации муниципального образования Плавский район

1.Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению запросов заявителей по выдаче архивных справок, заверенных копий архивных документов /далее - Услуга/, разработан в целях повышения качества информационного обеспечения пользователей в соответствии с их запросами, определяет сроки исполнения запросов.

1.2. Оказание Услуги осуществляется сектором муниципального архива /далее - Архив/ в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Тульской области от 11.01.2006 г. N 675 ЗТО "Об архивном деле в Тульской области";

- Уставом муниципального образования Плавский район;

- Постановлением главы администрации МО Плавский район от 12.04.2006 г. N 181 "Об утверждении Положения о секторе муниципального архива администрации МО Плавский район";

- Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации;

1.3. В соответствии с законодательными и нормативными документами, основными принципами использования архивных документов являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

1.4. Пользователями Услуги могут быть органы государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных, общественных организаций, объединения и граждане.

1.5. Услуга предоставляется бесплатно.

2. Требования к порядку оказания Услуги

2.1. Информация о порядке предоставления Услуги сообщается при личном или письменном обращении заявителей, а также по номерам телефонов для справок. Информация о порядке предоставления Услуги предоставляется бесплатно.

2.2. Сведения о месте нахождения и номере телефона Архива содержатся в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

2.3. Стенд, содержащий информацию о графике /режиме/ работы Архива, размещается при входе в помещение Архива.

2.4. Время ожидания в очереди для получения от работника Архива информации о порядке предоставления Услуги при личном обращении заявителей не должно превышать 15 минут.

2.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения работники архива подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Время разговора не должно превышать 10 минут.

2.6. Письменные обращения заявителей рассматриваются работниками Архива с учетом времени оказания Услуги в срок, не превышающий 30 дней с момента получения обращения.

2.7. Часы работы Архива:

 Понедельник  8-48    18-00

 Вторник      8-48    18-00

 Среда        8-48    18-00

 Четверг      8-48    18-00

 Пятница      8-48    17-00

2.8. Дни приема заявителей:

понедельник, вторник, четверг, пятница с 9-00 до 17-00

Время предоставления перерыва для отдыха и питания работников Архива устанавливается правилами распорядка администрации муниципального образования.

Прием заявителей ведется в порядке живой очереди в дни и часы, предусмотренные пунктами 2.7, 2.8 настоящего Административного регламента.

2.9. Основанием для получения Услуги являются: запрос, полученный почтой или заявление лично обратившегося.

2.10. Основанием отказа в предоставлении Услуги является предоставление неполных или недостоверных сведений.

2.11. Рабочее место работника Архива, где ведется прием заявителей, оснащается настенной вывеской с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

2.12. Места, где осуществляется прием заявителей по вопросам, связанным с предоставлением Услуги, оборудуются информационными стендами, компьютерной техникой, стульями и столами.

2.13. В местах предоставления Услуги на видном месте размещаются схемы расположения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников Архива.

2.14. В местах предоставления Услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования /туалета/ и хранения верхней одежды посетителей.

3. Административные процедуры

3.1. Работник Архива, выполняющий функции по приему обращений, осуществляет прием заявления от заявителя со всеми необходимыми документами. Форма заявления приведена в Приложении 2 к настоящему Административному Регламенту.

3.2. Заявление в обязательном порядке регистрируется в журнале с целью осуществления контроля по соблюдению сроков исполнения. Максимальный срок выполнения предусмотренного настоящим пунктом действия не должен превышать 10 минут.

3.3. После регистрации запросы поступают к начальнику Архива, который передает их исполнителю.

3.4. Исполнитель задает параметры поиска в программном комплексе "Архивный фонд" сведений о наличии документов по запрашиваемому вопросу. Максимальный срок выполнения предусмотренного настоящим пунктом действия не должен превышать 10 минут.

3.5. При отсутствии документов в Архиве и в случае отсутствия сведений о местонахождении документов, работник Архива выдает отношение об отсутствии документов. Максимальный срок выполнения предусмотренного настоящим пунктом действия не должен превышать 5 минут.

3.6. При отсутствии документов в Архиве, но при наличии сведений о местонахождении документов, касающихся вопроса в заявлении, работник Архива дает рекомендации, куда следует обратиться. Максимальный срок выполнения предусмотренного настоящим пунктом действия не должен превышать 5 минут.

3.7. Поступающие запросы, не относящиеся к профилю Архива, в пятидневный срок пересылаются по принадлежности с одновременным сообщением об этом заявителю.

3.8. При наличии в Архиве документов, содержащих сведения по фактам, указанным в запросе, работник Архива осуществляет исполнение запроса. Максимальный срок выполнения предусмотренного настоящим пунктом действия не должен превышать 30 дней с момента регистрации.

3.9. Результатом исполнения запроса могут быть:

- архивная справка,

- архивная копия /заверенная ксерокопия/,

- архивная выписка.

3.10. На изготовленных архивных справках, копиях, выписках проставляются обозначения: "Архивная справка", "Архивная копия", "Архивная выписка".

3.11. Подготовленная архивная справка, копия, выписка направляется в адрес заявителя или выдается на руки заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа. Пользователь расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату получения.

3.12. Выдаваться на руки заявителю может архивная справка, копия, выписка как о нем самом, так и о лице, находящемся на его иждивении, под его опекой, об умершем супруге или близком родственнике, на основании документов, подтверждающих степень родства или по официально заверенной доверенности представителю того лица, для которого требуется архивная справка, копия, выписка.

3.13. Запросы исполняются Архивом бесплатно.

Порядок и формы контроля за предоставлением Услуги.

3.14. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению Услуги, осуществляет начальник Архива, ответственный за организацию работы по предоставлению Услуги.

3.15 Контроль за полнотой и качеством предоставления Услуги осуществляет администрация муниципального образования Плавский район и комитет Тульской области по делам архивов. Порядок обжалования действий /бездействий/ в ходе исполнения Административной услуги

3.16. Заявитель вправе обжаловать действия /бездействие/ работников сектора муниципального архива в ходе исполнения Административной услуги:

- в комитет Тульской области по делам архивов;

- главе администрации муниципального образования Плавский район;

- заместителю главы администрации муниципального образования Плавский район, осуществляющему непосредственную координацию и контроль деятельности сектора муниципального архива;

- в судебном порядке.