Статья 12. Прием и первичная обработка запросов граждан

Статья 12. Прием и первичная обработка запросов граждан

1. Основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги является поступление запроса гражданина.

2. Специалист архива:

1) проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

2) возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

3) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;

4) поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии, копии документов и другие подобные приложения к письму) подкалывает за текстом письма;

5) в случае отсутствия текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес архива нет" (с датой и личной подписью), которую прилагает к поступившим документам;

3. Специалист архива, получив запрос, нестандартный по весу, размеру, форме, имеющий неровности по бокам, заклеенный липкой лентой, имеющий странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю и принять необходимые меры безопасности.

4. Запросы с пометкой "лично" передаются адресату без вскрытия письма (пакета).

5. В случае, если запрос, поступивший с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.

6. Прием письменных запросов непосредственно от граждан производится специалистами архива. Не принимаются запросы, в которых не указаны фамилия гражданина, год рождения и почтовый адрес для ответа. По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема запроса, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. По просьбе гражданина допускается проставление на втором экземпляре запроса отметки о его приеме.

7. Письменные запросы граждан подлежат учету в специальном журнале.

8. Прием и рассмотрение запросов граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично работе с письменными запросами.

9. Запросы, поступившие по электронной почте, принимаются, распечатываются на бумажном носителе и передаются на регистрацию.

10. Результатом выполнения административной процедуры является ввод информации по запросам в журнал регистрации запросов.

11. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 10 минут на один запрос.