Приложение. Административный регламент архивного отдела администрации муниципального образования Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства"

Приложение
к постановлению
администрации
муниципального образования
Щекинский район
от 26 мая 2011 г. N 5-596

Административный регламент
архивного отдела администрации муниципального образования
Щекинский район по предоставлению муниципальной услуги
"Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан,
а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных
прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных
справок, направляемых в иностранные государства"

I. Общие положения

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент и муниципальная услуга соответственно) устанавливает порядок предоставления муниципальной услуги по организации исполнения запросов

российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства (далее заявители) архивным отделом администрации муниципального образования Щекинский район (далее - Архив).

Административный регламент определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по организации процесса предоставления указанной муниципальной услуги.

Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства, подразумевает организацию исполнения социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан и лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Административный регламент размещен на официальном Портале Щекинского района.

1.2. Предоставление муниципальной услуги, предусмотренной настоящим Административным регламентом, осуществляется в соответствии с:

-Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);

-Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

-Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);

-Федеральным законом от 27 июля 2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

-Федеральным законом от 02.05.2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

-Распоряжением Правительства РФ от 17.12.2009 N 1993-р ("Собрание законодательства Российской Федерации", 28.12.2009, N 52(2ч.), ст. 6626);

-Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);

-Законом Тульской области от 11.01.2006 N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области";

-Уставом муниципального образования Щекинский район;

-Постановлением главы администрации Щекинского района от 04.04.2008 N 4-325 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг) и стандартов муниципальных услуг";

-Положением о формировании и содержании муниципального архива Щекинского района, утвержденным решением Собрания представителей Щекинского района N 43/455 от 27.08.2008 г.;

-Иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления муниципального образования Щекинский район.

1.3. Основные понятия, используемые в настоящем регламенте:

1.3.1. Муниципальная услуга, предоставляемая Архивом (далее - Муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций архивного отдела администрации муниципального образования Щекинский район (Архива), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочия органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с действующим законодательством.

1.3.2. Заявитель - физическое или юридическое лицо, либо их уполномоченные представители, обратившиеся в Архив с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме. А также в качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают проживающие за рубежом российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства.

1.3.3. Административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги.

1.3.4. Муниципальная услуга по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов предоставляются российским и иностранным гражданам, а также лицам без гражданства в виде архивных справок, архивных выписок и архивных копий, а также в виде информационных писем.

Архивная справка - документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке;

Архивная выписка - документ архива, дословно воспроизводящий часть текста, архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

Информационное письмо - ответ на запрос, содержащий сведения об имеющихся архивных документах, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, содержащий название архивных фондов и краткую характеристику документов, отсутствие сведений или мотивированный отказ от выдачи запрашиваемых документов.

1.4. Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является выдача документированной архивной информации в связи с обращением физических и юридических лиц, проживающих за рубежом, российские и иностранные граждане, а также лица без гражданства в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей, либо получение отказа в предоставлении муниципальной услуги в письменном или электронном виде.

1.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется структурным подразделением администрации Щекинского района - архивным отделом администрации муниципального образования Щекинский район (Архивом).

1.6. Основные принципы предоставления муниципальной услуги:

1.6.1. Правомерность предоставления муниципальной услуги органами, предоставляющими муниципальную услугу, а так же предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги;

1.6.2. Заявительный порядок обращения за предоставлением муниципальной услуги;

1.6.3. Открытость деятельности органа, предоставляющего муниципальную услугу;

1.6.4. Доступность обращения за предоставлением муниципальной услуги и предоставления муниципальной услуги, в том числе для лиц с ограниченными возможностями здоровья;

1.7. Права заявителей при получении муниципальной услуги:

1.7.1. Получение муниципальной услуги своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

1.7.2. Получение полной, актуальной и достоверной информации о порядке предоставления муниципальной услуги;

1.7.3. Досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб (претензий) в процессе получения муниципальной услуги.

1.8. Требования к организации предоставления муниципальной услуги:

1.8.1. Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге;

1.8.2. Подача заявителем запроса и прием такого запроса;

1.8.3. Получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги;

1.8.4. Получение заявителем результата предоставления муниципальной услуги, если иное не установлено действующим законодательством.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - "Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства".

2.2. Наименование структурного подразделения администрации муниципального образования Щекинский район, предоставляющего

муниципальную услугу - архивный отдел администрации Щекинского района (Архив).

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги - представление заявителю документированной архивной информации:

- выдача в одном экземпляре: архивных справок, архивных копий, архивных выписок, заверенных в установленном порядке копий по документам, находящихся на хранении в Архиве;

- сведения о месте нахождения, отсутствии на хранении запрашиваемых документов;

- отказ в получении муниципальной услуги;

- отправка исполненных архивных документов почтой при письменном обращении в Архив или по личной просьбе заявителей;

- организация хранения вторых экземпляров: архивных справок, архивных копий, архивных выписок, заверенных в установленном порядке копий, осуществляется в течение 5-ти лет согласно номенклатуре дел Архива.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги - 30 календарных дней с момента регистрации заявления в Архиве.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации;

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

-Федеральный закон от 27 июля 2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р;

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук";

- Закон Тульской области от 11.01.2006 N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области";

- Устав муниципального образования Щекинский район;

- Постановление главы администрации Щекинского района от 04.04.2008 г. N 4-325 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций (предоставления муниципальных услуг) и стандартов муниципальных услуг";

- Положение о формировании и содержании муниципального архива Щекинского района, утвержденным решением Собрания представителей Щекинского района N 43/455 от 27.08.2008 г.;

- Иные нормативно-правовые акты Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления муниципального образования Щекинский район.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- заявление по установленному образцу (приложение 2 к Административному регламенту);

2.7. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, в том числе отказа в приеме и рассмотрении документов.

2.7.1 Основаниями для отказа в приеме заявлений могут служить:

- отсутствие в заявлении обязательной к указанию информации, соответствующей форме заявления;

- требование заявителя выдать архивный документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа;

2.7.2. О наличии оснований для отказа в приеме документов заявителя информирует специалист Архива непосредственно во время приема, либо письменно за подписью должностного лица, на имя которого был направлен запрос в течение 5 дней со дня регистрации письменного обращения.

2.7.3. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги могут служить:

- обращение (в письменном виде) заявителя с просьбой о прекращении подготовки запрашиваемого им документа;

- невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее неизвестных при приеме документов, но ставших известными в процессе предоставления услуги;

- предоставление заявителем недостоверной или неполной информации;

- изменение действующего законодательства либо наступление форс-мажорных обстоятельств.

- отсутствие в Архиве запрашиваемой информации.

2.8. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - 20 минут.

2.9. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - не более 10 минут.

2.10. Требования к местам предоставления муниципальной услуги.

2.10.1.Здание Архива оборудуется отдельным входом для свободного доступа граждан в помещение.

2.10.2 Вход в здание Архива оборудован информационной вывеской, содержащей информацию о муниципальном архиве: наименование и режим работы.

2.10.3. Помещение Архива оборудовано в соответствии с действующими санитарными правилами и нормами.

2.10.4. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системами вентилирования воздуха, средствами пожаротушения, оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

2.10.5. В местах предоставления муниципальной услуги предусмотрено оборудование доступного места общественного пользования (туалета).

2.10.6. Для заявителей, ожидающих прием, отведены места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов, обеспечены ручками, бланками, образцами заявлений. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможности их размещения в помещении.

2.10.7. В местах предоставления муниципальных услуг на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации людей.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется в виде архивных копий, архивных выписок, архивных справок, заверенных в установленном порядке копий, информационных писем.

3. Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги и местонахождении отраслевого (функционального) органа администрации Щекинского района, предоставляющего муниципальную услугу.

3.1. Местонахождение объекта по предоставлению муниципальной услуги (в том числе в электронном виде):

Архивный отдел администрации муниципального образования Щекинский район (Архив):

-почтовый адрес: 3010248 Тульская область, г. Щекино, ул. Советская, д. 26, тел. (48751) 5-42-30, тел. (48751) 5-01-96.

-адрес официального Портала МО Щекинский район: http://schekino.ru

-адрес электронной почты Архива: arhiv@schekino.ru

Режим работы Архива:

понедельник - четверг с 8.30 до 17.30

пятница и предпраздничные дни с 8.30 до 16.30

перерыв с 12-30 до13-18

Прием заявлений от заявителей, в том числе и в электронной форме: понедельник, среда с 8.30 до 17.30

перерыв с 12-30 до13-18

3.1.1. Информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги можно получить у специалиста Архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

3.2. Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в форме:

- ответа на обращения заявителей по почте (в т.ч. электронной), посредством телефонной и факсимильной связи;

- информационных материалов, которые размещаются на информационных стендах, размещенных в помещении муниципального образования.

3.3. Требования к форме и характеру взаимодействия специалистов Архива с заявителями:

- письменный ответ на обращения, в том числе в электронном виде, дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, исполнившего ответ на обращение;

- письменный ответ на обращение подписывается начальником архивного отдела администрации МО Щекинский район, либо уполномоченным должностным лицом;

- при ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты, в рамках своей компетенции, подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций;

- ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании подразделения администрации города, фамилии, имени, отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок;

- время телефонного разговора не должно превышать 10 минут, личного устного информирования - не более 20 минут;

- при невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок может быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию;

- в случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заявителям обратиться за необходимой информацией в письменном виде или на личном приеме в Архив, с указанием адреса Архива.

4. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги

4.1. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность предоставляемой информации об административных процедурах;

- четкость в изложении информации об административных процедурах;

- полнота информирования об административных процедурах;

- наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

- удобство и доступность получения информации об административных процедурах;

- оперативность предоставления информации об административных процедурах.

4.2. Информация по вопросам предоставления услуг размещается на информационных стендах в помещении муниципального архива и на официальном Портале администрации муниципального образования Щекинский район.

4.3. Информационные стенды в Архиве размещаются на видном, доступном месте и призваны обеспечить каждого заявителя исчерпывающей информацией о предоставлении услуг .

4.4. На информационных стендах в помещении муниципального архива размещается следующая информация:

- режим работы Архива;

- адрес, телефоны Архива;

- выдержки из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальных услуг, с текущими изменениями;

- порядок получения консультаций (справок) об оказании муниципальной услуги;

- бланки заявлений, представляемых заявителем на получение муниципальной услуги;

- образцы заполнения заявлений на получение муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- информация в текстовом, табличном видах, наглядно отображающая алгоритм прохождения административной процедуры;

- другая информация, необходимая для получения муниципальной услуги.

4.5. В случае внесения изменений в нормативные акты, содержащие нормы, регулирующие деятельность по исполнению услуг (в части перечня документов, предоставляемых заявителем, сроков подготовки и выдачи документов, перечня получателей услуг, формы завершения, наименования выдаваемого документа и др.) администрация Щекинского района обязана своевременно, в трехдневный срок до даты вступления в силу таких изменений информировать в письменной форме Архив.

4.5.1. В случае, если в федеральные или региональные нормативные акты внесены изменения, имеющие прямое действие и содержащие нормы, регулирующие деятельность по исполнению услуг (в части перечня документов, сроков подготовки и выдачи документов, перечня получателей услуг, формы завершения, наименования выдаваемого документа и др.), администрация Щекинского района принимает решение о внесении изменения в соответствующие регламенты и стандарты в недельный срок. Архив своевременно обеспечивает актуализацию документов, представленных на информационных стендах.

4.6. Лицами, ответственными за индивидуальное устное информирование, (лично или по телефону) являются специалисты Архива, осуществляющие индивидуальное устное информирование.

4.7. Лицом, ответственными за индивидуальное письменное информирование, является специалист Архива.

4.7.1. Индивидуальное письменное информирование при обращении заявителя осуществляется специалистом Архива путем направления ответов почтовым отправлением или по электронной почте в зависимости от способа обращения заявителя.

4.7.2. Индивидуальное письменное информирование (по почте) осуществляется Архивом почтовым отправлением письма по адресу заявителя. Письмо направляется по почте по адресу заявителя в установленные сроки.

4.7.3. Индивидуальное письменное информирование (по электронной почте) осуществляется направлением электронного письма на адрес электронной почты заявителя и должно содержать: ответы на поставленные вопросы, должность, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя, адрес электронной почты. Ответ на обращение направляется на адрес электронной почты заявителя в установленные сроки.

По вопросам, не входящим в компетенцию Архива, начальник Архива направляет данные обращения по принадлежности.

4.7.4. Подготовленный ответ направляется заявителю двумя способами: почтовым отправлением и по электронной почте.

4.8. Заявитель, представивший документы для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируется специалистами Архива:

- о сроке завершения оформления документов и порядке их получения;

- о возможности приостановления подготовки и выдачи документов в режиме "одного окна";

- о возможности отказа в предоставлении муниципальной услуги.

5. Сроки предоставления муниципальной услуги

5.1. Сроки оформления документов при предоставлении муниципальной услуги исчисляются в календарных днях.

- По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя, проживающего в государстве - участнике Содружества Независимых Государств (далее - СНГ), или в адрес МИД России - для направления заявителю, проживающему в ином государстве.

5.2. Выдача заявителю запрашиваемого документа осуществляется со дня, следующего за днем истечения общего срока исполнения (общего срока подготовки) документа. В случае если Архивом запрашиваемый документ подготовлен ранее установленного срока, его выдача осуществляется в день обращения заявителя (представителя заявителя).

5.3. Мотивированный отказ в предоставлении услуги выдается в виде письменного уведомления не позднее одного рабочего дня до истечения срока предоставления муниципальной услуги, если иное не установлено настоящим административным регламентом.

5.4. Срок исправления технических ошибок, допущенных при организации предоставления муниципальной услуги, не должен превышать 5 рабочих дней с момента обнаружения ошибки специалистами Архива или получения от любого заинтересованного лица в письменной форме заявления об ошибке в записях.

5.5. Срок возврата при отзыве заявления не должен превышать 5 рабочих дней с момента получения от заявителя (представителя заявителя) в письменной форме заявления об отзыве заявления и возврате документов.

5.6. Контроль за соблюдением сроков подготовки (оформления) документов осуществляют специалисты Архива.

III. Административные процедуры. Состав, последовательность
и сроки выполнения административных процедур, требования к
порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

6. Последовательность административных действий (процедур)

6.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- консультирование специалистом Архива заявителей по оформлению заявлений;

- проверка правильности оформления запроса;

- в запросе указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, год и место его рождения, адрес места жительства, гражданство, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения,

необходимые для его исполнения: о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества родителей (для справки о рождении); о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, время работы (службы), в качестве кого работали (служили); о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность; иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

- выдача визитки заявителю, с указанием информации об Архиве: наименование, приемные дни, адрес, телефон, сроки получения муниципальной услуги в Архиве.

- прием и регистрация заявлений на получение муниципальной услуги в Архиве и передача запросов на исполнение;

- поиск необходимых архивных документов;

- оформление запрашиваемых заявителем документов или мотивированных отказов в предоставлении муниципальной услуги;

- проверка правильности оформления запрашиваемых документов, отсутствия оснований для мотивированного отказа;

- выдача запрашиваемых заявителем архивных документов или выдача мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- установление оснований для отказа предоставления муниципальной услуги;

- исправление технических ошибок, допущенных специалистами Архива при организации предоставления муниципальной услуги.

6.2. Запрашиваемый архивный документ или мотивированный отказ в оказании муниципальной услуги выдается заявителю под роспись на 2-ом экземпляре запрашиваемого архивного документа в помещении муниципального архива.

6.3. Специалист муниципального архива:

- знакомит с перечнем и содержанием выдаваемых документов;

- выдает запрашиваемые документы или мотивированный отказ в установленные сроки.

- заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой и датой получения на втором экземпляре выдаваемого архивного документа.

6.4. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован заявителем в установленном порядке.

6.5. Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки документа Архивом, в установленные сроки.

6.6. Конфиденциальная информация, поступившая в Архив, не подлежит разглашению специалистами Архива.

6.6.1. Специалисты Архива, участвующие в приеме и выдаче документов заявителям, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность и защиту конфиденциальной информации.

6.7. Время ожидания в очереди для консультации, при подаче и получении документов заявителями не должно превышать 20 минут.

6.7.1. При обслуживании заявителей - ветеранов Великой Отечественной войны, инвалидов I и II (нерабочей) групп, беременных женщин используется принцип приоритетности по отношению к другим заявителям, заключающийся в возможности на получение муниципальной услуги вне основной очереди.

7. Требования к документам, представляемым заявителями

7.1. Заявление на предоставление муниципальной услуги составляется по установленному образцу, подписывается заявителем, либо представителем заявителя, указывается дата составления заявления.

7.1.1. Обращение юридического лица должно быть оформлено в форме письма на бланке организации и подписано руководителем организации.

7.1.2. Заявление на предоставление муниципальной услуги должно содержать в тексте: наименование запрашиваемого документа, его автора (фамилия, имя, отчество), дату (или год) и номер документа.

7.2. Заявление на предоставление муниципальной услуги заполняется от руки или с использованием технических средств (пишущих машинок, компьютеров). При заполнении бланка заявления не допускается использование сокращений и аббревиатур, а также внесение исправлений. Ответы на содержащиеся в бланке заявления вопросы должны быть исчерпывающими. Текст заявления, выполненный от руки, должен быть разборчивым.

7.3. Заявление составляется на русском языке.

7.4. Сообщение заведомо ложных сведений является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

7.5. В случае обращения заявителя по электронной почте документы, представленные в электронной форме, должны быть снабжены электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).

8. Требования к организации предоставления муниципальной услуги:

8.1. Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге.

8.2. Подача заявителем запроса для предоставления муниципальной услуги;

8.3. Получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.

8.4. Получение заявителем результата предоставления муниципальной услуги, если иное не установлено Федеральным законом.

8.5. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий:

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах Архива.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью Архива, затем проставляется номер и дата составления.

Архивная справка оформляется на бланке органа, организации и

адресуется непосредственно заявителю.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата

воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов

должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец

каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя Архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью Архива.

9. Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях

9.1. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в

соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля.

Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила

Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства - участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области

использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

9.2. Проставление апостиля производится путем оттиска специального штампа на свободном от текста месте документа на лицевой или оборотной его стороне или на отдельном листе. В последнем случае лист с апостилем скрепляется с документом.

Заполнение штампа апостиля производится чернилами (шариковой ручкой) от руки или машинописным способом.

Подпись и печать, проставляемые на апостиль, не требуют заверения.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

10. Настоящий Административный регламент является обязательным для исполнения специалистами, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

10.1. Контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется начальником Архива.

10.2. Неисполнение или ненадлежащее исполнение настоящего Административного регламента влечет дисциплинарную ответственность, установленную действующим законодательством.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11.1 Текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению

муниципальной услуги и принятием решения осуществляет руководитель Архива, ответственный за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.

11.2. Начальник Архива, ответственный за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, определяет должностные обязанности сотрудников, осуществляет контроль за их исполнением, принимают меры к совершенствованию форм и методов служебной

деятельности, обучению подчиненных, несет персональную ответственность за соблюдением законности.

11.3. Специалист Архива, осуществляющий прием документов, несет персональную ответственность за полноту и правильность их оформления, сохранность принятых документов, порядок и сроки их приема.

11.4. Специалист Архива, уполномоченный на рассмотрение заявлений, несет персональную ответственность за своевременность и качество проводимых проверок по заявлениям.

11.5. Специалист Архива, уполномоченный на оформление результата предоставления муниципальной услуги (изготовление копии (выписки) архивного документа, архивной справки и др.), несет персональную ответственность за достоверность вносимых сведений, своевременность и правильность заполнения документов.

11.6. Специалист Архива, осуществляющий выдачу результата предоставления муниципальной услуги (заверенную копию (выписку) архивного документа, архивную справку и др.), несет персональную ответственность за соблюдение порядка выдачи документов.

11.7. Специалист Архива, уполномоченный на предоставление информации, несет персональную ответственность за соблюдение срока и порядка предоставления информации, исполнение запросов граждан на письменную консультацию, установленных настоящим Административным регламентом.

11.8. Обязанности специалистов Архива, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, по исполнению Административного регламента закрепляются в их должностных инструкциях.

11.9. Текущий контроль (плановый контроль) осуществляется путем проведения начальником муниципального архива, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, (начальником отдела муниципального архива (отдела) управления делами администрации города) проверок соблюдения сотрудниками положений настоящего Административного регламента и нормативных правовых актов Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления администрации муниципального образования Щекинский район.

11.10. Периодичность осуществления текущего контроля (планового контроля) устанавливается начальником Архива, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

11.11. Проверка соответствия полноты и качества предоставления муниципальной услуги предъявляемым требованиям осуществляется на основании нормативных правовых актов Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления администрации муниципального образования Щекинский район.

11.12. В случае выявления нарушений прав заявителей по результатам проведенных проверок в отношении виновных лиц принимаются меры в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления администрации муниципального образования Щекинский район.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) архивного отдела администрации Щекинского
района, предоставляющего муниципальную услугу, а также лиц,
участвующих в предоставлении муниципальной услуги

12. Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия), а также решений, осуществляемых (принятых) специалистами,

участвующими в предоставлении муниципальной услуги, в досудебном и судебном порядке.

12.1. В досудебном порядке заявители могут обжаловать действия или бездействие:

1) специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги - начальнику Архива;

2) начальника Архива, осуществляющего предоставление муниципальной услуги - заместителю главы администрации муниципального образования Щекинский район, главе администрации муниципального образования Щекинский район, главе муниципального образования Щекинский район.

12.2. Заявители имеют право обратиться с жалобой лично (устно) или направить письменное предложение, заявление или жалобу (далее обращение), в том числе посредством электронной почты, а также на официальном Портале МО Щекинский район в сети Интернет.

12.3. При обращении заявителей в письменной форме срок рассмотрения письменного обращения не должен превышать 15 рабочих дней с момента регистрации такого обращения.

12.4. Обращение получателя муниципальной услуги в письменной форме должно содержать следующую информацию:

а) наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо должность, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица;

б) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

в) суть предложения, заявления или обжалуемого решения, действия (бездействия);

г) личная подпись заявителя и дата.

12.5. Дополнительно в обращении могут указываться причины несогласия с обжалуемым решением, действием (бездействием), обстоятельства, на основании которых получатель муниципальной услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования (об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия)), а также другие сведения.

12.6. К обращению могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в обращении обстоятельства. В таком случае в обращении приводится перечень прилагаемых к ней документов.

12.7. Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения обращения, отсутствуют или не приложены к обращению,

решение принимается без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.

12.8. Обращение подписывается подавшим ее получателем муниципальной услуги.

12.9. По результатам рассмотрения обращения принимается решение об удовлетворении требований заявителя либо об отказе в его удовлетворении.

12.10. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения письменного обращения, направляется заявителю.

12.11. Обращение получателя муниципальной услуги не рассматривается в следующих случаях:

а) не указана фамилия заявителя и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

б) текст письменного обращения не поддается прочтению; в случае если прочтению поддается фамилия и почтовый адрес заявителя, ему сообщается о данной причине отказа в рассмотрении;

в) если в обращении обжалуется судебное решение; такое обращение возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

г) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну; заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

12.12. Глава муниципального образования Щекинский район, глава администрации муниципального образования Щекинский район, заместитель главы администрации муниципального образования Щекинский район, начальник Архива при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу специалиста, участвующего в предоставлении муниципальной услуги (иного специалиста администрации муниципального

образования Щекинский район), а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

12.13. В случае, если в обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно ранее давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, муниципальное образование Щекинский район, администрация муниципального образования Щекинский район, Архив вправе принять решение о безосновательности очередного

обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения

направлялись в муниципальное образование Щекинский район, администрацию муниципального образования Щекинский район, Архив.

12.14. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его

подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

12.15. Заявителю должно быть сообщено о невозможности рассмотрения обращения в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

12.16. Ответственность за нарушение установленного порядка предоставления муниципальной услуги наступает в соответствии с положениями нормативных правовых актов Российской Федерации, Тульской области и администрации муниципального образования Щекинский район.

12.17. В случае несогласия с результатами досудебного обжалования, а также на любой стадии рассмотрения спорных вопросов, заявители вправе обратиться в суд согласно установленному действующим законодательством порядку.

Начальник архивного отдела администрации МО Щекинский район

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела администрации МО Щекинский район

И.Ю. Ермакова

Начальник архивного отдела администрации МО Щекинский район

И.Ю. Ермакова