Часть III. Административные процедуры

Часть III. Административные процедуры

1. Последовательность административных
действий (процедур) при исполнении муниципальной функции

1.1. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры (приложение 2 к Административному регламенту):

прием и первичная обработка обращений граждан;

регистрация поступивших обращений;

направление обращений на рассмотрение;

выдача поручений главой администрации либо его заместителями по отраслям деятельности;

рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации муниципального образования Узловский район;

организация личного приема граждан;

постановка обращений на контроль;

продление сроков рассмотрения обращений;

оформление ответов на обращения;

предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений;

порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции;

подготовка отчетности по работе с обращениями граждан в администрации муниципального образования Узловский район и городских и сельских поселениях Узловского района;

порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц в ходе исполнения муниципальной функции.

2. Прием и первичная обработка обращений граждан

2.1. Основанием для начала исполнения муниципальной функции является обращение гражданина в администрацию муниципального образования Узловский район либо поступление обращения с сопроводительным документом из других государственных органов, органов местного самоуправления для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

2.2. Обращение может поступить по почте, "Телефону доверия" главы администрации муниципального образования Узловский район и доставлено непосредственно гражданином, передано по факсу, информационным системам общего пользования.

2.3. Специалист, ответственный за прием документов:

проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывает конверт;

поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалывает впереди текста письма;

в случае отсутствия текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес (наименование органа местного самоуправления) нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

составляет акт (приложение 3 к Административному регламенту) в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты хранятся в органе местного самоуправления: один экземпляр в соответствующем деле, второй приобщается к поступившему обращению.

2.4. Специалист, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверта, сообщить об этом своему руководителю и принять необходимые меры безопасности.

2.5. Обращения с пометкой "лично" передаются адресату без вскрытия письма (пакета).

В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.

2.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистом по работе с обращениями граждан. Не принимаются обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес для ответа. По просьбе гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение 4 к Административному регламенту) с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. По требованию гражданина отметка о приеме обращения может быть сделана на втором экземпляре с указанием даты поступления документа и фамилии специалиста, его принявшего.

2.7. Письменные обращения граждан подлежат учету в специальных "электронных" журналах (реестрах).

2.8. Прием и рассмотрение обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

2.9. Обращения, поступившие по электронной почте, принимаются, распечатываются на бумажном носителе и передаются на регистрацию.

Дальнейшая работа с обращениями граждан, поступившими по информационным системам общего пользования, осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

2.10. Прием обращений граждан по "Телефону доверия" главы администрации муниципального образования Узловский район осуществляется специалистом общественной приемной населения администрации муниципального образования Узловский район.

Режим работы "Телефона доверия": понедельник - пятница с 14.00 до 16.00.

Специалист, принимающий обращение по "Телефону доверия" главы администрации муниципального образования Узловский район, выясняет:

фамилию, имя, отчество заявителя;

почтовый адрес;

телефон (в случае наличия);

социальное положение;

льготный статус (в случае наличия);

суть предложения, заявления или жалобы.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

2.11. Прием обращений граждан, поступивших в ходе "прямой линии", осуществляется:

- один раз в полугодие с участием должностных лиц органов местного самоуправления и территориальных органов федеральных структур;

- один раз в неделю по средам со структурными подразделениями администрации муниципального образования Узловский район в соответствии с графиком проведения тематической "прямой линии".

При обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, социальное положение, льготный статус, излагает суть обращения.

Максимальный срок выполнения действия составляет 10 минут.

2.12. Результатом выполнения административной процедуры является передача поступивших обращений на регистрацию.

2.13. Максимальный срок административной процедуры не должен превышать трех минут на одно обращение.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Поступившие письменные обращения регистрируются в базе данных автоматизированной системы электронного документооборота (далее - АСЭД) в течение трех дней с даты их поступления.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

3.2. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:

на лицевой стороне первого листа письма в правом верхнем свободном углу проставляет регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера, состоящего из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления обращения от данного заявителя по одному и тому же вопросу. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла письма;

в регистрационной карточке базы данных АСЭД указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его почтовый и электронный адреса (в случае наличия). Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

указывает социальное положение и льготную категорию (в случае наличия) заявителя;

отмечает тип обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.), в случае необходимости указывает, откуда поступило письмо (из администрации Тульской области, Тульской областной Думы и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

кратко формулирует суть предложения, заявления или жалобы;

проставляет шифр темы обращения согласно действующему классификатору тем обращений;

отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;

проверяет обращение на повторность, при необходимости поднимает из архива предыдущую переписку.

3.3. Дубликаты обращений, повторные обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие обращения.

3.4. Регистрация обращений граждан, поступивших по "Телефону доверия" главы администрации муниципального образования Узловский район, производится специалистом по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства администрации муниципального образования Узловский район в базе данных АСЭД в день их поступления.

3.5. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация обращения в базе данных АСЭД и подготовка обращения к передаче на рассмотрение.

3.6. Максимальный срок административной процедуры не должен превышать 15 минут на одно обращение.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. После регистрации обращение передается главе администрации муниципального образования Узловский район или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей для определения должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения и подготовку ответа заявителю.

4.2. Ознакомившись с обращением гражданина, должностное лицо дает письменное поручение исполнителю исходя из содержания обращения.

4.3. Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в установленном действующим законодательством порядке.

4.4. Обращения с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке личного приема граждан должностными лицами.

4.5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления, направляется на рассмотрение (в том числе с контролем) в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

4.6. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

4.7. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, в связи с чем жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

4.8. Обращение, поступившее из государственных органов или организаций, по вопросам, не входящим в компетенцию администрации муниципального образования Узловский район, возвращается в направивший государственный орган или организацию либо направляется на рассмотрение по компетенции.

Максимальный срок выполнения действия составляет 7 дней с момента регистрации обращения.

4.9. Результатом выполнения административной процедуры является передача зарегистрированных обращений в структурные подразделения администрации муниципального образования Узловский район, а также направление обращений на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам в соответствии с их компетенцией.

4.10. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 7 дней со дня регистрации обращения.

5. Рассмотрение обращений в администрации
муниципального образования Узловский район

5.1. Поступившие должностным лицам администрации муниципального образования Узловский район, в орган местного самоуправления или в структурные подразделения администрации муниципального образования Узловский район обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращений.

5.2. Рассмотрение обращения может быть поручено высшим должностным лицом администрации муниципального образования Узловский район другому высшему должностному лицу, руководителю структурного подразделения или конкретному должностному лицу. Должностное лицо, получившее поручение о рассмотрении обращения, принимает организационное решение о порядке дальнейшего рассмотрения обращения в течение одного дня.

5.3. Поручение, данное высшим должностным лицом, должно содержать фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с датой поручения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

5.4. Поручение может содержать указания с пометкой "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения от даты его подписания.

5.5. Зарегистрированные обращения с резолюциями передаются исполнителям под роспись.

5.6. В случае если в резолюции о рассмотрении обращения указаны несколько исполнителей, подлинник обращения направляется ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются соисполнителям поручения.

Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в государственные органы либо должностным лицам) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее трех дней до истечения срока исполнения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

5.7. Должностные лица, которым поручено рассмотрение обращения, в пределах их полномочий вправе:

приглашать обратившихся граждан для личной беседы;

в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у граждан и юридических лиц;

в случае необходимости привлекать к рассмотрению обращений переводчиков и экспертов;

создавать комиссию для проверки фактов, изложенных в обращениях, в том числе с выездом на место;

проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан.

5.8. Должностные лица при рассмотрении обращений граждан обязаны:

обеспечивать объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан;

принимать обоснованные решения по существу поставленных в обращениях вопросов, обеспечивать выполнение этих решений;

принимать меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

своевременно сообщать гражданам о решениях, принятых по обращениям, в случае их отклонения указывать мотивы, а также разъяснять порядок обжалования принятых решений;

уведомлять гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

систематически анализировать и обобщать поступающие обращения, принимать управленческие решения по устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.

5.9. В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель вместе с мотивированной служебной запиской в трехдневный срок возвращает это обращение для принятия решения об изменении исполнителя должностным лицом, давшим поручение.

5.10. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы не даются.

5.11. При наличии оснований, указанных в части II п. 8 настоящего Административного регламента, ответ на обращение не дается. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.12. Обращение, в котором обжалуется судебный акт, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного акта (приложение 5 к Административному регламенту).

5.13. Должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом (приложение 6 к Административному регламенту).

5.14. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению (приложение 7 к Административному регламенту).

5.15. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации муниципального образования Узловский район вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение (приложение 8 к Административному регламенту).

5.16. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений (приложение 9 к Административному регламенту).

5.17. При повторном обращении дополнительное рассмотрение проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса.

5.18. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в орган местного самоуправления или должностному лицу. Такое обращение рассматривается в установленном порядке.

5.19. Результатом выполнения административной процедуры является разрешение поставленных в обращениях вопросов и подготовка ответов заявителям.

5.20. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

6. Организация личного приема граждан

6.1. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Граждане, имеющие установленное действующим законодательством Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются вне очереди.

6.2. Специалист по работе с обращениями граждан регистрирует заявителя на основании представленной с личного приема карточки личного приема с указанием сведений о нем: фамилии, имени, отчества, почтового адреса, содержания устного обращения гражданина в базе данных АСЭД.

Максимальный срок выполнения действия составляет 5 минут.

6.3. Предварительную запись на личный прием и беседу с гражданином перед личным приемом главы администрации муниципального образования Узловский район Тульской области осуществляет начальник отдела делопроизводства администрации муниципального образования Узловский район.

6.4. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Данные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.

6.5. Во время личного приема руководителем гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

6.6. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (приложение 10 к Административному регламенту).

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина, подтвержденная подписью заявителя: "Ответ получен. Подпись ______. Дата _______". В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном порядке.

6.8. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации муниципального образования Узловский район, при записи на прием или в ходе личного приема гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.9. По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя принятое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

6.10. Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.

6.11. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, после чего уничтожаются в установленном порядке.

6.12. Порядок проведения личного приема граждан должностными лицами в муниципальных образованиях Узловского района и высшими должностными лицами в своих служебных кабинетах аналогичен порядку проведения личного приема граждан главой администрации муниципального образования Узловский район.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6.17. Результатом выполнения административной процедуры является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем решения по поставленному вопросу, либо направление поручения для рассмотрения обращения гражданина в уполномоченный орган в соответствии с компетенцией.

6.18. Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 20 минут на одного гражданина.

7. Постановка обращений на контроль

7.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, должностных лиц, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

7.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением обращений граждан, по которым имеется поручение Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателя Совета Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, поступающие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, министерств, федеральных служб и агентств, Тульской областной Думы, от полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, Главного федерального инспектора в Тульской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, руководителей органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, депутатов всех уровней.

7.3. В случае если в ответе, подготовленном исполнителем администрации муниципального образования Узловский район, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль.

7.4. Обращение может быть возвращено исполнителю для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.

7.5. Обращения граждан снимаются с контроля после направления должностными лицами-исполнителями ответов на обращения или после предоставления копий ответов на обращения граждан, направленные им на рассмотрение.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.8. Поручения, по которым были продлены сроки исполнения, снимаются с контроля после направления ответов гражданам.

7.9. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям непосредственно в администрации муниципального образования Узловский район осуществляет специалист по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства администрации муниципального образования Узловский район.

7.10. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан и качеством ответов заявителям непосредственно в структурных подразделениях администрации муниципального образования Узловский район осуществляет специалист, ответственный за делопроизводство в соответствующем подразделении.

7.11. Результатом выполнения административной процедуры является постановка на контроль общественно значимых обращений граждан.

8. Продление сроков рассмотрения обращений

8.1. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

8.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее должностному лицу, давшему поручение, не позднее чем за 3 дня до окончания срока рассмотрения обращения.

8.3. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается должностным лицом, давшим поручение. В этом случае заявителю направляется уведомление с указанием причин продления срока рассмотрения его обращения.

8.4. Результатом выполнения административной процедуры является принятие решения о продлении срока рассмотрения обращения и направление уведомления об этом заявителю.

9. Оформление ответов на обращения

9.1. Ответы на обращения граждан в адрес администрации муниципального образования Узловский район подписываются главой администрации муниципального образования Узловский район либо его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами администрации муниципального образования Узловский район.

9.2. В случае если обращение было адресовано непосредственно в структурное подразделение администрации муниципального образования Узловский район либо конкретному должностному лицу, ответ подписывается руководителем соответствующего подразделения или указанным в обращении должностным лицом в пределах своей компетенции.

9.3. Текст ответа на обращение должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

9.4. В ответе в государственные органы должностным лицом должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.

9.5. На коллективное обращение ответ направляется в адрес заявителя, стоящего по списку первым.

На коллективное обращение работников организаций ответ направляется их руководителю (за исключением случаев обжалования действий руководителя) с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся работникам.

Ответы на резолюции собраний, митингов и других массовых мероприятий направляются руководителю инициативной группы.

9.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в обращении не содержится просьба об их возврате.

9.7. Ответы заявителям, в государственные органы и должностным лицам печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации муниципального образования Узловский район. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

9.10. Подлинники обращений граждан в государственные органы, должностным лицам возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

9.11. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок или необходимые условия окончательного разрешения вопроса.

9.12. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются специалисту по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства администрации муниципального образования Узловский район, где проверяется правильность оформления ответа и делается соответствующая отметка в базе данных АСЭД. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.

9.13. После регистрации ответ отправляется заявителю специалистом по работе с обращениями граждан администрации муниципального образования Узловский район либо структурным подразделением, рассматривающим обращение. Отправление ответов без регистрации не допускается.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

9.14. Списание документов по обращению "В дело" производит заместитель главы администрации, курирующий вопросы рассмотрения обращений граждан.

9.15. Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования Узловский район.

9.16. Результатом выполнения административной процедуры является регистрация и направление ответа на обращение заявителю и списание документов "В дело".

9.17. Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 3 дней с момента подписания ответа на обращение.

10. Предоставление справочной информации
о ходе рассмотрения обращений

10.1. Справочную работу по исполнению муниципальной функции ведет специалист по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства администрации муниципального образования Узловский район, а непосредственно в структурных подразделениях администрации муниципального образования Узловский район - специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан.

10.2. Справки предоставляются при личном обращении гражданина или по телефону.

10.3. Справки предоставляются по следующим вопросам:

о получении обращения и направлении его на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам в соответствии с их компетенцией;

об отказе в рассмотрении обращения;

о продлении срока рассмотрения обращения;

о результатах рассмотрения обращения.

10.4. Обращения от заявителей по вопросу получения справки об исполнении муниципальной функции принимаются ежедневно с 8.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничные дни с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 16.00.

10.5. При получении запроса по телефону о предоставлении справочной информации о ходе рассмотрения обращения должностное лицо:

называет наименование органа, в который позвонил гражданин;

представляется, назвав свои должность, фамилию, имя, отчество;

предлагает абоненту представиться;

уточняет суть вопроса;

вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;

при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает гражданину перезвонить в конкретный день и определенное время, к назначенному сроку должностное лицо подготавливает ответ.

10.6. Результатом выполнения административной процедуры является информирование гражданина по существу поставленного вопроса в устной форме.

10.7. Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 5 минут.

11. Подготовка отчетности по работе
с обращениями граждан в администрации
муниципального образования Узловский район

11.1. Начальник отдела делопроизводства ежемесячно направляет главе администрации муниципального образования Узловский район справки о состоянии исполнительской дисциплины в части исполнения поручений о рассмотрении обращений граждан.

11.2. Органы местного самоуправления Узловского района по итогам первого полугодия и года до 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом, направляют в отдел делопроизводства главному специалисту по работе с обращениями граждан сведения о количестве и результатах рассмотрения обращений граждан, поступивших непосредственно в соответствующее подразделение.

Специалист по работе с обращениями граждан обеспечивает сбор, учет и анализ данных, предоставляемых органами местного самоуправления Узловского района, и в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, направляют сведения о количестве и результатах рассмотрения обращений граждан в администрацию Тульской области.

11.3. Специалист по работе с обращениями граждан по итогам первого полугодия и года до 1 августа и 1 февраля соответственно на основании отчетов, полученных от органов местного самоуправления Узловского района, готовит информацию о характере обращений граждан в Узловском районе.