Приложение. Положение об управлении делопроизводства аппарата администрации Тульской области

Приложение
к постановлению
Губернатора Тульской области
от 17 июля 2003 г. N 36

Положение
об управлении делопроизводства
аппарата администрации Тульской области

1. Управление делопроизводства аппарата администрации Тульской области (далее именуется - управление) является подразделением аппарата администрации Тульской области, обеспечивающим деятельность губернатора Тульской области, администрации Тульской области, органов исполнительной власти Тульской области в сфере документационного обеспечения.

2. Управление руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Тульской области, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями губернатора Тульской области, постановлениями администрации Тульской области, а также настоящим Положением.

В пределах своих полномочий организует исполнение законодательных и нормативных правовых актов в сфере документирования, обобщает практику их применения, разрабатывает предложения по их совершенствованию и вносит на рассмотрение губернатору Тульской области.

3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами исполнительной власти Тульской области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления Тульской области, организациями.

4. Основными задачами управления являются:

1) обеспечение согласно требованиям Инструкции по делопроизводству единого порядка работы с документами в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации Тульской области с использованием автоматизированной системы "Делопроизводство";

2) создание фонда законодательных и нормативных правовых актов губернатора и администрации области, в том числе в электронном виде;

3) обеспечение оперативного прохождения в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации области всех видов документов;

4) ведение централизованного автоматизированного учета документов, поступающих в адрес губернатора и его заместителей, и организация формирования по ним справочно-информационного массива;

5) обеспечение приема, регистрации, рассмотрения нормативных правовых актов органов государственной власти РФ, служебных документов и своевременного направления их на рассмотрение губернатору области и его заместителям;

6) координация работы по контролю за своевременным исполнением документов с поручениями губернатора области и его заместителей органами исполнительной власти и подразделениями аппарата администрации области;

7) организация автоматизированной подготовки и тиражирования документов;

8) комплектование, учет, хранение и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации области;

9) организация работы по подготовке и передаче документов постоянного срока хранения в Государственный архив Тульской области;

10) информационно-аналитическое обеспечение деятельности органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации области в работе с документами по их исполнению;

11) координация деятельности органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации области в вопросах делопроизводства;

12) разработка и внедрение нормативных, методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в органах исполнительной власти и подразделениях аппарата администрации области на базе современных программно-технических комплексов в подготовке и обработке документов;

13) разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и внесение предложений руководству администрации области по повышению исполнительской дисциплины госслужащих.

5. Управление делопроизводства аппарата администрации Тульской области в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) экспедиционная обработка входящих и исходящих документов, доставка адресатам и ведение их количественного учета;

2) учет, регистрация, переадресация и передача исполнителям входящих и исходящих документов, формирование исполненных документов в дела;

3) распределение всех видов входящих документов для доклада должностным лицам администрации области;

4) организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения;

5) контроль за исполнением поручений губернатора Тульской области и его заместителей по документам, направленным управлению делопроизводства для исполнения;

6) сверка наличия документов, находящихся на исполнении в секретариатах должностных лиц администрации области и органах исполнительной власти Тульской области;

7) оформление проектов, регистрация и выпуск нормативных правовых актов губернатора области, администрации Тульской области, их рассылка, создание фонда копий;

8) контроль за прохождением и сроками согласования проектов актов губернатора Тульской области, администрации Тульской области;

9) оформление и передача управлению информационных технологий аппарата администрации Тульской области электронных копий актов губернатора области и администрации Тульской области;

10) прием, регистрация, рассылка проектов законов Тульской области, законов Тульской области;

11) формирование и ведение баз данных, учетно-информационной работы по документам с применением компьютерной техники;

12) документационное обеспечение заседаний, советов, совещаний, проводимых губернатором области, ведение и оформление протоколов;

13) автоматизированная подготовка и ведение учета отпечатанных документов с применением компьютерной техники;

14) выполнение копировальных работ, ведение учета размноженных документов с применением компьютерной техники;

15) организация работы постоянно действующей центральной экспертной комиссии по экспертизе ценности документов;

16) подготовка сводной номенклатуры дел и составление годового раздела сводной описи дел постоянного срока хранения;

17) оформление и подготовка к переплету дел постоянного срока хранения, отложившихся в деятельности управления делопроизводства и последующая передача в Государственный архив Тульской области;

18) организация актирования и уничтожения документов и дел, сроки хранения которых истекли;

19) контроль за правильностью формирования, оформления органами исполнительной власти и подразделениями аппарата администрации области дел, их прием на архивное хранение, обеспечение учета и сохранности;

20) контроль по учету и использованию бланков администрации и губернатора области, печатей, штампов органами исполнительной власти Тульской области;

21) заверение копий постановлений администрации области, постановлений и распоряжений губернатора области, служебных документов;

22) контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству органами исполнительной власти Тульской области;

23) участие в развитии единой автоматизированной системы делопроизводства в управлении и органах исполнительной власти Тульской области с применением современных технологий;

24) внесение предложений по доработке и совершенствованию программного обеспечения автоматизированных систем управления;

25) проведение анализа работы с документами органов исполнительной власти Тульской области, систематическое информирование должностных лиц администрации области по этому вопросу;

26) проведение инструктажей, консультаций, методической и практической помощи органам исполнительной власти области и местного самоуправления Тульской области по организации работы с документами;

27) организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с органами исполнительной власти области и местного самоуправления Тульской области;

28) разработка мероприятий по совершенствованию работы с документами, инструкций и методических материалов по делопроизводству;

29) разработка мобилизационных документов и осуществление мероприятий, обеспечивающих готовность управления к работе в условиях военного времени.

6. Управление делопроизводства аппарата администрации Тульской области имеет право:

1) запрашивать и получать в установленном порядке документы, информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфере деятельности, от органов исполнительной власти области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления Тульской области и организаций;

2) возвращать исполнителям для доработки документы, оформленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству;

3) требовать от органов исполнительной власти и подразделений аппарата администрации области представления информации об исполнении документов;

4) осуществлять в установленном порядке по поручению первого заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации области проверку ведения делопроизводства в органах исполнительной власти, подразделениях аппарата администрации области и направлять руководителям справки по итогам проверки;

5) вносить предложения должностным лицам администрации Тульской области о привлечении к дисциплинарной ответственности государственных служащих в случае нарушения установленных правил работы с документами;

6) контролировать доработку автоматизированной системы "Делопроизводство" и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию;

7) вносить предложения первому заместителю губернатора - руководителю аппарата администрации Тульской области о рассмотрении вопросов по совершенствованию форм и методов работы с документами;

8) использовать системы связи и коммуникаций администрации области.

7. Управление делопроизводства аппарата администрации Тульской области возглавляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности губернатором Тульской области по представлению первого заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Тульской области.

8. Начальник управления делопроизводства аппарата администрации Тульской области:

1) руководит деятельностью управления на принципах единоначалия, обеспечивая решение возложенных на управление задач;

2) вносит в установленном порядке предложения о совершенствовании структуры управления и изменении штатного расписания управления;

3) издает в пределах своей компетенции в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тульской области приказы, подлежащие обязательному исполнению сотрудниками управления;

4) распределяет обязанности между государственными служащими управления, определяет их функции и утверждает должностные инструкции;

5) вносит в установленном порядке на рассмотрение администрации Тульской области проекты нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию управления;

6) вносит в установленном порядке представление о назначении на должность и освобождении от должности работников управления;

7) обеспечивает соблюдение работниками управления правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций;

8) вносит в установленном порядке предложения о применении к работникам мер поощрения и взыскания;

9) вносит в установленном порядке предложения по подготовке, переподготовке и повышению квалификации государственных служащих управления;

10) организует, в пределах компетенции управления, взаимодействие с органами исполнительной власти, подразделениями аппарата администрации области, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами местного самоуправления Тульской области;

11) внедряет рациональные формы и методы работы;

12) подписывает и визирует в установленном порядке документы в пределах своей компетенции;

13) осуществляет другие полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тульской области.

9. Финансирование расходов на содержание управления осуществляется за счет средств, предусмотренных в бюджете Тульской области на финансирование исполнительных органов государственной власти.

10. Управление имеет бланк, печать, штампы установленного образца со своим наименованием и иные печати и штампы, необходимые для оформления документов.