Информация Отделения Пенсионного фонда РФ по Тульской области "Типовые вопросы - ответы по ведению трудовых книжек в электронном виде и изменений в ежемесячной бухотчетности с 2020 года"

ГАРАНТ:

Видео версия вопрос-ответов размещена на официальном сайте компании "Гарант" www.garant.ru

С 01 января 2020 года в России начинается новая эпоха ведения трудовых книжек, вводится понятие сведения о трудовой деятельности в электронном виде. В связи с этим внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и в закон "Об индивидуальном персонифицированном учете" системе обязательного пенсионного страхования. Так же, утверждены формы представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. Какие последствия влекут эти изменения? На всех работающим по трудовым договорам граждан должны будут предоставляться сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. Работодатель в 2020 году до "30" июня обязан уведомить всех своих работников об изменениях Трудового законодательства и о возможности выбора вариантов ведения трудовой книжки. Работники до "31" декабря 2020 года должны сделать выбор о варианте ведения трудовой книжки: продолжить ведение трудовой книжки в бумажном варианте, либо перейти на электронную трудовую книжку. Работник должен подать заявление о своем выборе своему работодателю. Информация о сделанном работником выборе передается в информационную систему Пенсионного фонда. Работодатель работнику, выбравшему ведение трудовой книжки в электронном виде, выдает трудовую книжку на руки и с этого момента освобождается от ответственности за ее хранение. При этом надо иметь ввиду, что сведения о трудовой деятельности в электронном виде начинают формироваться только с 2020 года. Поэтому работнику необходимо ответственно отнестись к хранению своей трудовой книжки, потому что именно ее он должен будет предъявлять при последующем трудоустройстве и при обращении в Пенсионный фонд за назначением пенсии. Работник, выбравший ведение трудовой книжки на бумажном варианте сохраняет свое право перейти на электронную трудовую книжку впоследствии. Работникам, впервые поступившим на работу в 2021 году и позднее, трудовая книжка в бумажном варианте не оформляется и сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде. Начиная с 2020 года, все страхователи должны предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд на всех работников, с которыми заключены трудовые договора, включая лиц, работающих по совместительству и дистанционно. Сведения по гражданско-правовым договорам в Пенсионный фонд не передаются. По срокам предоставления отчетности: в 2020 году все сведения о кадровых мероприятиях передаются в Пенсионный фонд до "15" числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие: прием, увольнение, перевод или переименование организации. Одновременно с представлением сведений на застрахованное лицо впервые, в сведения о трудовой деятельности должна быть включена информация о работе по состоянию на "01" января 2020 года у данного страхователя. С "01" января 2021 года изменяется срок предоставления информации о трудовой деятельности в отношении приема и увольнения. Информация об этих кадровых мероприятиях в отношении зарегистрированных лиц должны быть представлены не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или распоряжения. Информация о прочих кадровых мероприятиях предоставляется так же как и в 2020 году до "15" числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло это кадровое мероприятие.

1. Каким образом можно будет сообщать в Пенсионный фонд о приеме работника, который изъявил желание вести электронную трудовую книжку?

Ответ: До 30.06.2020 года работодатель извещает своих работников о необходимости подать заявление о том, как в дальнейшем работник желает вести трудовую книжку на бумажном носителе или в электронном виде. Работник до 31.12.2020 года подает работодателю заявление о ведении трудовой книжки в электронном или бумажном виде. Работодателю необходимо будет представить сведения по форме СЗВ-ТД до 15 числа месяца следующего за наступлением этого события. В данной форме предусмотрена возможность указания даты соответствующего заявления работника.

2. Нужно ли будет ежемесячно информировать пенсионный фонд о всех работающих?

Ответ: Ежемесячный отчет о всех работающих представляется по форме СЗВ-М до 15 числа месяца, следующего за месяцем представления отчетности. Сведения о трудовой деятельности представляются только на тех работников, у которых произошло кадровое событие (прием, перевод, увольнение, подача заявления) в предыдущем месяце. При представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

3. Как быть с остальными работниками, у которых остаются бумажные трудовые книжки?

Ответ: Работодатель продолжает вести трудовую книжку на бумажном носителе и одновременно представляет сведения о трудовой деятельности в ПФР в установленные сроки.

4. Как возможно будет сделать копию электронной трудовой книжки, если она понадобится работнику?

Ответ: Работник может получить сведения из электронной трудовой книжки у работодателя (в отношении периодов работы у данного работодателя) , на портале Госуслуг, в ПФР и МФЦ, по утвержденным формам.

5. Будет ли дополнительно установлена программа взаимодействия с Пенсионным фондом у кадровика (у нас эта программа установлена в бухгалтерии)?

Ответ: По вопросу организации отдельного рабочего места для кадровой службы рекомендуем обратиться к оператору, услугами которого пользуется бухгалтерия.

6. Будет ли предусмотрен дополнительный отчет по электронным трудовым книжкам?

Ответ: Сведения о трудовой деятельности в электронном виде хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо будет предоставлять в ПФР по форме СЗВ-ТД ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, но только в отношении тех работников, у которых имело место кадровое мероприятие, либо работником было подано заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. В остальных случаях сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо будет предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

7. Всё это будет действовать с 01.01.2020 года или позднее?

Ответ: Да, начиная с 01.01.2020 года. Первые сведения в ПФР представляются в срок до 15.02.2020 года по кадровым мероприятиям января 2020 года.

8. Каким образом нужно будет представлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности?

Ответ: Способы представления сведений о трудовой деятельности аналогичны способам представления других сведений в ПФР. Дополнительно на сайте ПФР реализован личный кабинет страхователя, в котором имеется функционал подготовки и отправки сведений о трудовой деятельности в ПФР. Для работы в личном кабинете необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Форма представления (СЗВ-ТД) и порядок её заполнения установлены постановлением ПФР от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений". Страхователи со среднесписочной численностью 25 человек и более обязаны представлять отчет с электронной цифровой подписью по электронным каналам связи.

9. Работник подал работодателю заявление о предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1. Трудового кодекса Российской Федерации. Через некоторое время обратился к работодателю с заявлением о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном варианте.

Вопрос: Возможен ли возврат работника к бумажной трудовой книжке?

Ответ: Если работник изъявил желание вести трудовую книжку в электронном виде, то вернуться к её ведению на бумаге уже невозможно.

10. Работник устраивается на работу в 2020 году. Сообщает в отделе кадров, что предыдущая трудовая книжка утеряна (или не сообщает, что она у него была) и просит оформить новую трудовую книжку в бумажном виде. При этом возможно, что работник у предыдущего работодателя написал заявление о предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и по какой-то причине умышленно не сообщает об этом при трудоустройстве.

Вопрос: Как работодателю получить достоверную информацию, не отказался ли работник от ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы?

Ответ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

11. Работник написал заявление о предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Дата заявления 01.07.2019 г.

С какой даты работодатель прекращает вести трудовую книжку работника: с даты написания заявления или с 01.01.2021 г.?

Ответ: Со дня подачи работником заявления.

12. В организации имеются внешние и внутренние совместители.

Вопросы: Обязан ли работодатель уведомлять о способе ведения трудовой книжки внешних совместителей? Что указывать в отчете по внешним и внутренним совместителям, ведь работодатель не ведет на них трудовые книжки? Получается, что в отчете допустимы незаполненные поля?

Ответ: Работодатель уведомляет о необходимости выбора ведения бумажной трудовой книжки или формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде всех работников по основному месту работы. Сведения о трудовой деятельности представляются на всех совместителей (при наличии по ним в отчетном месяце кадровых мероприятий).

13. Необходимо разъяснение фразы в проекте приказа об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности: "Знаки "дефис" не могут идти подряд или через пробел_".

Вопрос: Допустимы ли пробелы в наименовании должности (например, "тренинг - менеджер" или "тренинг-менеджер")?

Ответ: При заполнении не должно быть подряд знаков "дефис"(может быть только один). Верный вариант заполнения "тренинг-менеджер", т.е. один знак "дефис" без пробелов перед ним и после него.

14. Нужно ли сдавать отчет СЗВ - ТД с 01.01.2020 г., если никаких кадровых изменений не было?

Ответ: Нет.

15. Должен ли будет работодатель передавать в ПФР имеющуюся в трудовых книжках информацию о предыдущих местах работы? Если да, то каким образом?

Ответ: Данные о предыдущих местах работы не представляются.

16. При заключении трудового договора, лицо, поступающее на работу, в каком виде будет представлять сведения новому работодателю о трудовой деятельности, после перехода на электронные трудовые книжки?

Ответ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

17. Как внести изменение записи в ЭТК (напр. "внесено ошибочно")?

Ответ: В случае если требуется отменить запись в ранее представленных страхователем сведениях о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователем представляется форма, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе "Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении" проставляется знак "X". В случае если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, необходимо отменить ранее представленные сведения и следующей строкой внести правильные сведения.

18. Отчет (форма СЗВ-ТД) можно делать в программе СБИС, Контур-Бухгалтерия?

Ответ: В СБИС формы реализованы, в СКБ Контур отчетность можно будет подготовить, начиная с 01.02.2020 года.

19. В отчете (СЗВ-ТД) должна быть электронная подпись генерального директора?

Ответ: Да, в случае представления отчетности по каналам связи она подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителем организации.

20. Как выдать сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде (напр. по электронной почте)?

Ответ: Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя по форме СТД-Р способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

- в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

- при увольнении в день прекращения трудового договора.

Техническая реализация данного положения определяется работодателем самостоятельно.

21. Нужно ли заявление установленного образца от сотрудника?

Ответ: Заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

22. При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде? Достаточно ли будет выдать на руки сотруднику справку о его трудовой деятельности? Указывается ли в ней статья по которой уволили?

Ответ: При увольнении, в день прекращения трудового договора, работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у него способом, указанным в заявлении работника, по форме "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем" (СТД-Р). В графе "Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона" подраздела "Наименование" указываются без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона и пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения.

23. Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?

Ответ: Нет.

24. Смогут ли потенциальные работодатели иметь доступ к трудовым книжкам, так как они зачастую заменяют рекомендации при приеме на работу.

Ответ: Доступ работодателей к электронным трудовым книжкам не предусмотрен.

25. В бумажной трудовой книжке  запись о работе по совместительству делается по желанию работника. Будет ли возможность выбора в электронных?

Ответ: Сведения о трудовой деятельности совместителей должны представляться в ПФР.

26. Судьба записей о награждениях?

Ответ: В сведениях о трудовой деятельности записи о награждениях не предусмотрены.

27. Как поступить с оставшимися бланками трудовых книжек в 2021 году?

Ответ: Также как и с другими бланками, необходимость в которых отпала.

28. После изучения бланка отчета с СЗВ-ТД, правильно ли понимать, что в бланк заносятся сведения только о тех сотрудниках, по которым в течение месяца были какие-то кадровые перемещения: прием, увольнение, перевод, а об остальных писать не надо?

Ответ: Да, верно.

29. Если нет движений по кадрам, надо ли отправлять нулевые отчеты в ПФР, чтобы избежать предупреждений и штрафов?

Ответ: Нулевые отчеты направлять в ПФР не нужно.

30. Является ли ведение дополнительного отчета в ПФР о трудовом стаже работников и передача сведений о приеме, переводе, увольнении работников ПФР расширением или увеличением объема работ. Если да, то обязан работодатель ввести доплату за увеличение объема работ?

Ответ: Этот вопрос решается каждым работодателем самостоятельно.

31. Каким образом в электронные трудовые книжки будут вноситься сведения о работе по совместительству?

Ответ: На совместителей сведения о трудовой деятельности представляются, как и на основных работников.

32. Насколько будет защищена программа ПФР и не исчезнет ли вся информация и как быть, если это вдруг случилось?

Ответ: Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Пенсионный фонд сотрудничает с ведущими разработчиками средств антивирусной защиты информации, которые позволяют успешно отражать хакерские атаки. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

33. Предполагает ли переход на электронные трудовые книжки передачу работодателями сведений о прошлой трудовой деятельности своих работников в Пенсионный фонд?

Ответ: Не предполагает.

34. Будет ли у работодателя право с 2021 года запрашивать информацию о стаже работника напрямую из ПФР, МФЦ и т.д.?

Ответ: Сведения о трудовой деятельности может запросить только работник лично за себя в ПФР, в МФЦ, на портале госуслуг.

35. Как будет реагировать ПФР на работников, у которых может быть пересечение стажа при не увольнении работника с предыдущего места при электронной трудовой книжки?

Ответ: ПФР осуществляется проверка своевременности, полноты и достоверности представленной отчетности, при необходимости с истребованием дополнительных данных от работодателя. В случаях выявления ошибок страхователю необходимо будет откорректировать представленные сведения или представить недостающие.

36. Как узнать стаж, если данные о предыдущем работодателе закрыты? Где взять данные для расчета листов нетрудоспособности?

Ответ: При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

37. Как подавать сведения, при приеме на работу нового сотрудника, у которого уже есть стаж работы в другой организации?

Ответ: Работодатель представляет сведения о трудовой деятельности за периоды, относящиеся к данному работодателю. Сведения о работе в другой организации не представляются. Таким образом, при приеме на работу в 2020 году он представляет сведения только с информацией о приеме не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема.

С 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

38. Если в течение января 2020 года с работниками не производились кадровые мероприятия, то надо сдавать пустой отчет?

Ответ: "Пустой" отчет сдавать не нужно.

39. Обязан ли работодатель выдавать справки о работе бывшим работникам, например, для предоставления в органы ПФР или другому работодателю?

Ответ: При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

40. Необходимо ли подавать сведения СЗВ-ТД на человека, работающего по гражданско-правовому договору?

Ответ: Нет.

41. Ежемесячный отчет СЗИ-ТД должны включаться сведения о трудовой деятельности всех работников, работавших в отчетном месяце или только сведения о работниках, по которым в отчетном месяце проводились мероприятия?

Ответ: В ежемесячный отчет должны включаться сведения о трудовой деятельности в отношении работников, по которым в отчетном месяце проводились кадровые мероприятия или подавалось заявление о выборе варианта формирования сведений о трудовой деятельности.

42. Работодатель должен подавать сведения о трудовой деятельности работников в ПФР по настоящему месту работы или вносить нужно за все годы работы и в других организациях?

Ответ: Сведения о трудовой деятельности работников представляются в ПФР только по настоящему месту работы и только в отношении кадровых мероприятий, имевших место в отчетном месяце.

43. Нужно ли при заполнении формы СЗВ-ТД за январь 2020 указывать всех работников, находящихся в штате организации на 1 января 2020 г. с указанием всех кадровых мероприятий.

Ответ: За январь 2020 года необходимо представлять сведения о трудовой деятельности в отношении только тех работников, по которым в отчетном месяце проводились кадровые мероприятия (прием, перевод, увольнение, подача заявления).

44. Подаются ли сведения о трудовой деятельности работников по совместительству? Если да, то как?

Ответ: Подаются. На совместителей сведения о трудовой деятельности представляются так же, как и на основных работников.

Итак, если у Вас будут возникать какие-нибудь вопросы по порядку ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, о порядке ее предоставления, о заполнении формы СЗВ-ТД, Вы можете обращаться в Территориальные органы Пенсионного фонда, либо по телефону горячей линии. Вся контактная информация размещена на сайте Пенсионного фонда России.