Раздел 13. Функциональные требования к блоку коллективной работы и документооборота

13. Функциональные требования к блоку коллективной работы и документооборота

Блок коллективной работы и документооборота предназначен для поддержки исполнения функций органа управления, а также экспертов, привлеченных для участия в отдельных мероприятиях и/или проектах для обеспечения нужд органа управления.

Блок предусматривает средства коллективной работы с документами, сообщениями электронной почты и средствами календарного планирования. Для документов должны поддерживаться:

- централизованное хранение в базе данных;

- контроль версий;

- поиск в базе данных блока с учетом прав доступа (как минимум в пределах своей рабочей группы или в пределах всего массива документов блока);

- расширение перечня свойств (атрибутов);

- регистрация (присвоение входящего/исходящего номеров);

- архивирование для длительного хранения (возможно, с исключением из базы документов, по которым возможен полнотекстовый поиск);

- наглядное представление статуса (рабочий проект, согласуется, завизирован X визирующими из общего числа Y и пр.);

- исполнитель может предложить механизм автоматической категоризации документов и средства администрирования категорий (рубрик), однако данное требование не является обязательным;

- как минимум должны поддерживаться документы в форматах Microsoft Word и Excel с версии 95 и выше.

Для электронных сообщений должно поддерживаться: - получение/отправка/просмотр/редактирование/сортировка/поиск в стандартных почтовых клиентах;

- получение/отправка/просмотр/редактирование/сортировка/поиск через веб-интерфейс.

Для расписаний должны поддерживаться:

- наглядное представление в виде календаря конкретного пользователя, рабочей группы, нескольких рабочих групп, организации в целом (могут отображаться только важные мероприятия);

- назначение места и времени мероприятия;

- рассылка приглашений по электронной почте и/или через веб-интерфейс;

- принятие/отклонение приглашения;

- предлагаемые и уже утвержденные к проведению в данные сроки мероприятия должны показываться по-разному.

Основные функции блока:

- для исполнителя:

- внесение документа на рассмотрение;

- "блокирование" документа на время редактирования, "освобождение" документа для доступа на редактирование другими членами группы;

- редактирование документа;

- заполнение свойств документа (автор, раздел, аннотация, проект);

- внесение замечаний по документу;

- согласование (визирование) документа;

- указание документов, связанных с данным документом;

- подтверждение участия в мероприятии/отказ от участия;

- для руководителя дополнительно:

- включение/исключение членов рабочей группы/отдела из общего списка "видимых" ему зарегистрированных пользователей с соответствующими ролями;

- определение членов группы, визирующих документы;

- определение дополнительных свойств документов;

- назначение сроков рассмотрения документов;

- назначение встреч в календаре группы;

- передача документа на рассмотрение других групп/ отделов или внесение в руководящие структуры органа управления;

- для координаторов дополнительно:

- рассылка уведомлений всем отделам/рабочим группам (по электронной почте и/или через веб-интерфейс);

- определение порядка согласования документов между рабочими группами;

- внесение материалов на рассмотрение руководящих структур органа управления (согласно регламенту);

- назначение мероприятий;

- для администратора блока:

- назначение ролей пользователям блока (эта функция также может быть отнесена к общеадминистративным функциям системы в целом, если того требует архитектура предлагаемого решения);

- создание в блоке отделов/рабочих групп;

- удаление отделов/рабочих групп с перемещением их материалов в архив. Рекомендуется, чтобы все функции блока были доступны при использовании в качестве "тонкого" веб-клиента веб-обозревателей Microsoft и Netscape пятого поколения и выше. Если Исполнитель считает целесообразным наложить на используемые при работе с блоком веб-обозреватели более жесткие ограничения, он должен представить обоснование. В случае необходимости допускается, что для администрирования блока может использоваться веб-обозреватель Microsoft Internet Explorer версии 5 или выше.

Исполнитель должен указать необходимые меры защиты от несанкционированного доступа к материалам блока. В частности, должна быть предусмотрена возможность использования в будущем электронной цифровой подписи для заверения документов.