Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 г. N 49-ПП "О Правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики" (документ утратил силу)

Постановление Правительства Кабардино-Балкарской Республики
от 2 марта 2011 г. N 49-ПП
"О Правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики"

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Правительство Кабардино-Балкарской Республики постановляет:

ГАРАНТ:

См. Закон Кабардино-Балкарской Республики от 18 декабря 2012 г. N 96-РЗ "О государственных информационных системах Кабардино-Балкарской Республики"

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - Правила делопроизводства).

2. Исполнительным органам государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, рекомендовать местным администрациям муниципальных районов и городских округов на основе Правил делопроизводства разработать и утвердить ведомственные и муниципальные инструкции по делопроизводству.

Работу с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа осуществлять в установленном порядке, в соответствии со специальными инструкциями.

3. Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики (А.Х. Каров) до 15 марта 2011 года утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Кабардино-Балкарской Республики X.X. Сохрокова.

Председатель Правительства Кабардино-Балкарской Республики

А. Меркулов

Правила
делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики
(утв. постановлением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 2 марта 2011 г. N 49-ПП)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Кабардино-Балкарской Республики (далее - орган исполнительной власти).

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа исполнительной власти по согласованию с Архивной службой Кабардино-Балкарской Республики.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"архив органа исполнительной власти" - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования, передающее их по истечении сроков ведомственного хранения в Архивную службу Кабардино-Балкарской Республики на постоянное хранение;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

"документальный фонд" - совокупность документов, образующихся в деятельности органов исполнительной власти;

"документирование" - фиксация информации на различных материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти;

"электронный документ" - документ на электронном носителе;

"электронный носитель" - материальный носитель, предназначенный для записи и сохранения информации с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами.

III. Создание документов в органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) или А5 (148x210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя органа исполнительной власти отдельно либо в составе инструкции по делопроизводству.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в органе исполнительной власти, с другими органами исполнительной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в органе исполнительной власти

12. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти.

ГАРАНТ:

О порядке рассмотрения письменных обращений граждан см.:

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Закон Кабардино-Балкарской Республики от 15 апреля 2010 г. N 23-РЗ "О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике"

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицам. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд органа исполнительной власти

26. Орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) участвует в разработке ведомственных перечней документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

27. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской Академии наук.

28. Номенклатура дел органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после согласования с экспертной комиссией органа исполнительной власти его руководителем не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, куда передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики;

г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа исполнительной власти являются наименования его структурных подразделений.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. Выдача дел оформляется актом.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

ГАРАНТ:

См. Методические рекомендации о порядке формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу, утвержденные ФССП России 14 октября 2010 г. N 06-5

VI. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных документов органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

ГАРАНТ:

См. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 1995 г. N 333 "О лицензировании деятельности предприятий, учреждений и организаций по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны"

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

к Правилам делопроизводства

в исполнительных органах государственной

власти Кабардино-Балкарской Республики

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Кабардино-Балкарской Республики

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности