Приложение N 2. Порядок организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену

Приложение N 2

к приказу Минобрнауки КБР

от 28 января 2011 г. N 31

Порядок
организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену

1. Общие положения

1.1. Порядок приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену в КБР (далее - Порядок) разработан в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Федеральной службы по надзору и контролю в сфере образования, в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Настоящим Порядком устанавливается взаимодействие и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:

- муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);

- государственной экзаменационной комиссии КБР (далее - ГЭК КБР);

- конфликтной комиссии КБР;

- предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК КБР;

- регионального центра обработки информации (далее - РЦОИ);

- первичных пунктов обработки информации (далее - ПЛОИ);

- пунктов проведения ЕГЭ (далее - ППЭ).

1.3. К материалам и документам ЕГЭ относятся:

1.3.1. экзаменационные материалы, которые включают:

- экзаменационные задания - контрольные измерительные материалы (далее - КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носитель, аудионоситель);

- материалы для оформления ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носитель);

1.3.2. документы из ППЭ о проведении экзамена:

- протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ;

- справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность;

- акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и другое;

1.3.3. материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

- копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных на проверку этих бланков;

- бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;

1.3.4. протоколы ГЭК КБР о результатах ЕГЭ;

1.3.5. апелляционные материалы:

- апелляции;

- журналы (листы) регистрации апелляций;

- заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК КБР, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;

- заключения экспертов о правильности оценивания ответов по апелляциям о несогласии с выставленными баллами;

- протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций;

1.3.6. бланки свидетельств о результатах ЕГЭ установленного образца;

1.3.7. ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов;

1.3.8. акты об уничтожении бланков свидетельств о результатах ЕГЭ;

1.3.9. акты приемки - передачи различных материалов и документов.

1.4. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

1.5. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

1.6. Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

1.7. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально - ответственными лицами и несут материальную ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации за вверенные ценности.

2. Приемка материалов и документов ЕГЭ

2.1. Экзаменационные материалы поступают из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее - Федеральный центр тестирования).

2.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.

2.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты Российской Федерации.

2.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки - передачи.

2.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в п. 1.3, формируются в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.

3. Передача материалов и документов ЕГЭ

3.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа или организационной структуры в другой регламентируются инструкциями.

3.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производится в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки - передачи.

3.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

3.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон, либо их уполномоченные лица.

3.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

4. Учет материалов и документов ЕГЭ

4.1. По окончании проведения ЕГЭ в соответствии с установленными требованиями РЦОИ организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, проводит уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

4.2. По окончании работ по единому государственному экзамену Минобрнауки КБР направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (приложение 1).

5. Хранение материалов и документов ЕГЭ

5.1. Особенности и сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются инструкциями с учетом сроков проведения ЕГЭ (приложение 2).

5.2. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет РЦОИ в пункте получения и хранения экзаменационных материалов.

5.3. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах и др., позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей, соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ и хранение в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

5.4. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ хранятся в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующимися в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" (утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 15.08.1988 г.).

6. Уничтожение материалов и документов ЕГЭ

6.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению.

6.2. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по приказу Министра образования и науки КБР.

6.3. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

Сводная
справка об использовании экзаменационных материалов ЕГЭ
_____________________________________________________
(наименование субъекта Российской Федерации)

N	Наименование общеобразовательного предмета	Количество экзаменационных материалов, шт.
		Полученных из ФЦТ		Использованных		С дефектом и/или испорченных		Осталось неиспользованных материалов
		для I этапа (май- июнь)	для II этапа (июль)	на I этапе (май- июнь)	на II этапе (июль)	на I этапе (май- июнь)	на II этапе (июль)	после I этапа (май- июнь)	после II этапа (июль)
Г 1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Контрольные измерительные материалы
2	Бланки регистрации
3	Бланки ответов N 1
4	Бланки ответов N 2
5	Аудионосители

Министр образования

и науки КБР ФИО ____________________

М.П.

Перечень
и сроки хранения материалов и документов ЕГЭ

N	Материалы и документы ЕГЭ	Срок хранения	Место хранения
1	Использованные экзаменационные задания	до 01.04. следующего года	РЦОИ
2	Некомплектные, лишние, имеющие полиграфические дефекты или испорченные экзаменационные материалы	до 01.04. следующего года	РЦОИ
3	Документы из ППЭ о проведении экзамена	до 01.04. следующего года	РЦОИ
4	Апелляционные материалы	до 01.04. следующего года	РЦОИ
5	Использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ	с 01.09. текущего года до 01.04. следующего года	РЦОИ
6	Использованные материалы проверки ответов участников ЕГЭ	с 01.09. текущего года до 01.04. следующего года	РЦОИ
7	Неиспользованные первичные документы ЕГЭ (индивидуальные комплекты)	до 01.04. следующего года	РЦОИ
8	Имеющие полиграфические дефекты или испорченные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ	до 01.08. текущего года	РЦОИ
9	Заполненные бланки свидетельств не востребованные выпускниками	5 лет	РЦОИ
10	Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ	5 лет	РЦОИ
11	Акты приемки - передачи материалов и документов	5 лет	РЦОИ
12	Акты об уничтожении свидетельств о результатах ЕГЭ	5 лет	РЦОИ
13	Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ	5 лет	Минобрнауки КБР
14	Внешние носители с электронными файлами обработки	5 лет	РЦОИ