Приложение. Инструкция по организации приема и передачи документов с использованием факсимильной связи и электронной почты в Совете местного самоуправления Баксанского муниципального района

Приложение

к решению Совета местного самоуправления

Баксанского муниципального района

от 15 февраля 2012 г. N 58-4

Инструкция
по организации приема и передачи документов с использованием факсимильной связи и электронной почты в Совете местного самоуправления Баксанского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Инструкция по организации приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты в Совете местного самоуправления Баксанского муниципального района (далее - Инструкция) определяет порядок работы по организации приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты.

1.2. Ответственность и методическое руководство за организацию приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы в Совете местного самоуправления возлагается на заместителя Председателя Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района.

1.3. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты в Совете местного самоуправления Баксанского муниципального района осуществляется назначенным специалистом Совета.

1.4. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку ответственный сотрудник Совета местного самоуправления обязан передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя.

1.5. При утрате документов руководитель назначает служебное расследование, о результатах которого информирует специалиста, потерявшего документ.

1.6. Требования к работе с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района.

1.7. Сотрудники Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

2.1. Факсимильная связь:

2.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

2.1.2. Официальный аппарат телефакса Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района установлен в приемной главы местной администрации. При приеме и передаче служебной информации по этому номеру работники приемной руководствуются следующим порядком:

- к оборудованию для приема и передачи информации не должны допускаться посторонние лица;

- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче и заместителя Председателя Совета местного самоуправления;

- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) не должен превышать 10 листов;

- подлежащий передаче и приему материал регистрируется в журналах входящей и исходящей корреспонденции и реестре факсов.

3. Организация приема и передачи документов с использованием электронной почты

3.1. Электронная почта:

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.2.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для обмена информацией между средствами электронно-вычислительной техники, для обработки и хранения полученной и отправленной информации.

3.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.

3.2.3. Официальным адресом электронной почты Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района является: sovetbakr@mail.гu.

3.2.4. Функционирование и развитие системы ЭП обеспечивает специалист Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района.

3.2.5. Для отправки электронного сообщения исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов.

3.2.6. Электронный документ должен быть отпечатан на фирменном бланке Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района, содержать:

- регистрационный номер;

- регистрационную дату;

- фамилию, инициалы и телефон лица, составившего документ;

- содержание документа;

- подпись должностного лица.

3.2.7. Электронная почта в Совете местного самоуправления Баксанского муниципального района используется исключительно для выполнения служебных целей.

3.2.8. Электронные письма являются конфиденциальными для работников, которым они не адресованы, за исключением специалистов Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района, ответственных за работу с электронной почтой.

3.2.9. При отправлении файлов с сопроводительным письмом оно регистрируется в установленном порядке и вместе с файлами передается адресату.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.3. Регистрация электронного письма осуществляется также как и обычного письма, с добавлением буквы "Э" в начало входящего номера письма. В журнале регистрации исходящей и входящей корреспонденции указывается, что документ был отправлен по электронной почте.

3.3.1. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

3.3.2. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

3.3.4. Специалисты, ответственные за прием и отправку электронной почты, ежедневно в 9.00, 11.00, 14.00 и 16.00 часов обязаны проверять электронную почту.

3.3.5. При поступлении документов адресат высылает корреспонденту подтверждение об их получении, распечатывает документы и передает соответствующему должностному лицу Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района.

3.3.6. Поступившие документы три раза в день (в 10.00, 15.00 и 17.00 часов), а срочные незамедлительно передаются ответственному за регистрацию.

3.3.7. После регистрации поступившие документы приравниваются к служебным документам и на них распространяются все требования по рассмотрению, прохождению, списанию, копированию, хранению, уничтожению и т.д., предусмотренные Инструкцией по делопроизводству Совета местного самоуправления Баксанского муниципального района.