Постановление местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 31 декабря 2013 г. N 2712 "Об утверждении Положения архивного отдела местной администрации городского округа Нальчик" (с изменениями и дополнениями)

Постановление местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики
от 31 декабря 2013 г. N 2712
"Об утверждении Положения архивного отдела местной администрации городского округа Нальчик"

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации", Федеральным законом Российской Федерации от 2 марта 2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Кабардино-Балкарской Республики от 4 июля 1998 года N 8-РЗ "О муниципальной службе в Кабардино-Балкарской Республике" местная администрация городского округа Нальчик постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение архивного отдела местной администрации городского округа Нальчик.

2. Признать утратившим силу Постановление главы местной администрации г. Нальчика от 18 сентября 2008 года N 1686 "Об утверждении Положения, должностных инструкций архивного отдела местной администрации г. Нальчика".

3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы местной администрации городского округа Нальчик Р.В. Тапова.

И.о. главы местной администрации городского округа Нальчик

И.Е. Кладько

Положение
об архивном отделе местной администрации городского округа Нальчик
(утв. постановлением Местной администрации городского округа Нальчик от 31 декабря 2013 г. N 2712)

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел местной администрации городского округа Нальчик (далее - отдел) является структурным подразделением местной администрации городского округа Нальчик (далее - Администрация), выполняющим муниципальные функции и реализующим полномочия в сфере архивного дела на территории г.о. Нальчик.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Уставом городского округа Нальчик, постановлениями и распоряжениями местной администрации городского округа Нальчик, муниципальными правовыми актами, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Архивной службы КБР, а также настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. Закон Кабардино-Балкарской Республики от 12 января 2009 г. N 3-РЗ "Об архивном деле в Кабардино-Балкарской Республике"

1.3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Администрации, Архивной службой КБР (далее - АС КБР), органами местного самоуправления, входящих в состав городского округа Нальчик, государственными и муниципальными архивами, организациями - источниками комплектования отдела и иными органами и организациями.

1.4. Отдел пользуется гербовой печатью Администрации в установленном порядке, имеет печать, угловой штамп и бланки со своим наименованием.

2. Цели и задачи отдела

2.1. Деятельность отдела направлена на достижение следующей цели:

- развитие и совершенствование архивного дела в г.о. Нальчик, анализ его состояния.

2.2. Основными задачами отдела являются:

- обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов, хранящихся в отделе;

- ведение государственного учета документов, хранящихся в архивах организаций - источниках комплектования архивного фонда г.о. Нальчик, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов;

- координирование деятельности организаций - источников комплектования отдела в области архивного дела;

- популяризация архивного дела и архивных документов.

3. Функции отдела

3.1. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции в установленной сфере деятельности:

3.1.1 разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела;

3.1.2 подготавливает предложения для главы Администрации по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе;

3.1.3 доводит до сведения Администрации и АС КБР данные о нарушении законодательства в области архивного дела;

3.1.4 представляет в АС КБР планы, отчеты и информации, утвержденные курирующим отдел заместителем главы Администрации.

3.2. В области обеспечения сохранности архивных документов:

3.2.1 осуществляет постоянное хранение:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности г.о. Нальчик, после истечения сроков временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;

- архивных фондов поселений, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, расположенных на территории г.о. Нальчик;

- документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории г.о. Нальчик;

3.2.2 осуществляет временное хранение:

- документов по личному составу, отнесенных к муниципальной собственности г.о. Нальчик, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

- документов по личному составу, отнесенных к архивным фондам поселений, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

- документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, в том числе, в ходе банкротства, зарегистрированных на территории г.о. Нальчик;

3.2.3 организует комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;

3.2.4 проводит проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе, и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;

3.2.5 проводит физико-техническую обработку архивных документов;

3.2.6 контролирует сохранность выданных из архивохранилища отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возвращению архивных документов в архивохранилище отдела.

3.3. В области организации комплектования (формирования) архивными документами:

3.3.1 осуществляет ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;

3.3.2 осуществляет рассмотрение и подготовку к утверждению экспертно-проверочной комиссией АС КБР описей дел постоянного хранения и по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;

3.3.3 осуществляет рассмотрение и передачу на согласование АС КБР инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик;

3.3.4 проверяет соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архивного фонда г.о. Нальчик;

3.3.5 взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик в форме методической и практической помощи, в том числе на договорной основе:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных служб источников комплектования.

3.4. В области учета архивных документов осуществляет:

- государственный учет архивных документов, в том числе документов по личному составу, хранящихся в отделе и источниках комплектования архивного фонда г.о. Нальчик, представление установленных сведений, в том числе паспорта архива, в АС КБР для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу.

3.5. В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:

- информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке:

- оказание государственной услуги по представлению архивной информации, связанной с реализацией конституционных прав граждан, в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством КБР, муниципальными правовыми актами;

- представление архивных документов пользователям в помещении отдела;

- создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;

- обеспечение защиты сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.

4. Права отдела

4.1. Отдел для осуществления своих функций имеет право:

4.1.1 вносить в установленном порядке на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, принимать участие в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов, относящихся к компетенции отдела;

4.1.2 представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела;

4.1.3 запрашивать и получать в установленном порядке от отраслевых (функциональных) органов Администрации, органов местного самоуправления, организаций, граждан материалы и информацию, связанных с осуществлением функций, возложенных на отдел;

4.1.4 принимать участие в:

- совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых Администрацией и АС КБР;

- в решении вопросов финансирования отдела;

4.1.5 вести список возможных источников комплектования;

4.1.6 участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик;

4.1.7 требовать от руководителей организаций источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик соблюдения установленных правил организации работы с документами;

4.1.8 посещать в установленном порядке организации источников комплектования архивного фонда г.о. Нальчик;

4.1.9 на финансирование и материально-техническое обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение сохранности документов, содержание архива, техническое оснащение, оборудование, охрану, и создание необходимых условий труда работникам, за счет средств местного бюджета г.о. Нальчик;

4.1.10 на техническое оснащение рабочих мест работников отдела.

5. Организация деятельности

5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Администрации в порядке, предусмотренном законодательством о муниципальной службе.

5.2. При смене начальника отдела прием-передача дел производится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также АС КБР. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, утверждается главой Администрации. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в отделе, второй представляется в АС КБР.

5.3. Начальник отдела:

5.3.1 организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

5.3.2 отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед Администрацией и в установленном порядке перед АС КБР;

5.3.3 ведет прием граждан и представителей юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

5.3.4 осуществляет:

- учет архивных документов, хранящихся в архивном отделе и архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архивного фонда г.о. Нальчик;

5.3.5 утверждает:

- акты приема-передачи документов на государственное хранение;

5.3.6 заверяет:

- личной подписью и печатью отдела архивные справки, выписки и копии документов;

5.3.7 дает разрешение:

- на допуск в архивохранилище лицам, не являющимися работниками отдела;

- на выдачу архивных документов из архивохранилища;

5.3.8 заключает договоры, предусмотренные законодательством Российской Федерации, законодательством КБР и муниципальными правовыми актами в области архивного дела, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

5.3.9 распределяет обязанности между работниками отдела, контролирует соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины и требований, установленных регламентирующими документами;

5.3.10 осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями отдела, предусмотренными законодательством Российской Федерации, законодательством КБР, муниципальными правовыми актами, приказами, инструкциями, методическими указаниями Федерального архивного агентства Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Архивной службы КБР и настоящим Положением.

6. Ответственность

6.1. Ответственность за своевременное и качественное выполнение функций отдела, высокий уровень трудовой и производственной дисциплины, а также полноту использования предоставленных отделу прав возлагается непосредственно на начальника отдела.

6.2. Другие сотрудники отдела несут ответственность в зависимости от возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями и действующим законодательством.

7. Реорганизация и ликвидация, прекращение деятельности отдела

7.1. Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется в установленном законом порядке.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при ликвидации отдела передаются учреждению или органу, которому переданы функции муниципального архива.