Глава 3. Организация и порядок приема иностранных делегаций в рамках официального визита

III. Организация и порядок приема иностранных делегаций
в рамках официального визита

3.1. Сообщение о визите делегации, прибывающей в рамках официального визита в Российскую Федерацию, должно быть передано в администрацию города не менее чем за 7 рабочих дней до намеченного срока прибытия делегации.

В сообщении должно быть указано:

- полное наименование организаций, прибывающих с официальным визитом;

- краткая характеристика сферы деятельности прибывающей иностранной делегации,

- основание визита делегации (полное название соглашения, договора, контракта с указанием их номера и даты);

- цель визита;

- сведения об иностранных гражданах (фамилии, имена, отчества на русском или английском языках, дата и место рождения, гражданство, место работы и должности, паспортные данные прибывающих лиц);

- список лиц, участвующих в работе с членами иностранной делегации, прибывающих вместе с иностранной делегацией (с указанием фамилии, имени, отчества, должностей и контактных телефонов).

3.2. В случае сообщения о прибытии делегации менее чем за 7 рабочих дней, Глава города вправе отказать в приеме ввиду недостаточности времени для подготовки, что может повлиять на результаты визита.

После получения сообщения о прибытии делегации Глава города или лицо, его замещающее, принимает решение о приеме или отказе в приеме, о чем дается ответное сообщение.

3.3. Организация соблюдения Протокола пребывания делегации возложена на управление по экономике и потребительскому рынку администрации города.

3.4. Договорный отдел управления по экономике и потребительскому рынку администрации города совместно со структурным подразделением администрации города, по линии которого осуществляется прием, проводит подготовительную работу по приему делегаций, прибывающих в город Нижневартовск с официальным визитом, для чего:

3.4.1. Разрабатывает и утверждает у Главы города не позднее, чем за 5 дней до прибытия иностранной делегации:

- программу пребывания иностранных делегаций, прибывших с официальным визитом в город Нижневартовск, по форме, согласно приложению к Положению, и после ее утверждения информирует уполномоченные органы, задействованные в организации приема;

- смету расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций в соответствии с нормами, установленными Министерством финансов Российской Федерации на соответствующий период, с применением районного коэффициента;

- предложения по количественному и персональному составу участников встречающей стороны.

3.4.2. Направляет копии утвержденной программы пребывания и распоряжения Главы города:

- в режимно-секретный орган и комитет по информационным ресурсам администрации города - для организации и контроля за выполнением режимных мероприятий и мероприятий по технической защите информации, предусмотренных действующим законодательством;

- в отдел в городе Нижневартовске отдела по Ханты-Мансийскому автономному округу Регионального управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Тюменской области.

3.4.3. Организует встречу иностранных делегаций и размещение их в гостиницах, привлекает переводчика и выделяет лиц для сопровождения иностранных делегаций.

3.4.4. Извещает лиц, участвующих в приеме иностранных делегаций (службы аэропорта и гостиницы, участники переговоров), о времени и месте проведения мероприятий.

3.4.5. Ведет протоколы переговоров. Осуществляет (при необходимости) подготовку проектов Соглашений для принятия в результате переговоров.

3.4.6. Обеспечивает получение соответствующих разрешений (через паспортно-визовой отдел управления внутренних дел города) и подготовку других документов, необходимых для оформления пребывания иностранных делегаций в России.

3.5. Отдел по потребительскому рынку управления по экономике и потребительскому рынку администрации города организует питание гостей во время пребывания их в городе Нижневартовске с учетом особенностей национальной кухни.

3.6. Управляющий делами администрации города:

- осуществляет бронирование мест в гостиницах;

- подготавливает помещения, необходимые для приема (гардероб, зал и другие помещения); обеспечивает мероприятия канцелярскими принадлежностями, необходимой атрибутикой и символикой (флажки, гербы и т.д.), напитками, цветами; готовит бейджи для всех участников встречи и куверты с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей участников встреч, пресс-конференций и других протокольных мероприятий;

- приобретает памятные сувениры для членов иностранных делегаций:

- осуществляет техническую подготовку списков участников, пригласительных, программ и другой информации.

3.7. Отдел транспорта и связи администрации города осуществляет организацию работы автотранспорта для встреч (проводов) иностранных гостей и их перемещения по городу во время пребывания.

3.8. Отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города:

- ежегодно при формировании городского бюджета предусматривает в смете расходов администрации города представительские расходы по приему делегаций, прибывающих в рамках официального визита в Российскую Федерацию;

- осуществляет финансирование мероприятий по приему иностранных делегаций в соответствии с утвержденной сметой расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций.

3.9. Пресс-служба администрации города по согласованию с Главой города:

- готовит пресс-релиз о проводимом визите; информацию о стране, регионе, субъекте, откуда прибывает делегация;

- организует работу средств массовой информации для освещения визита;

- обеспечивает ведение учета всей подготовленной информации и сохранения банка данных по кино- и фотодокументам.

3.10. Управление культуры администрации города обеспечивает выполнение культурных мероприятий в рамках утвержденной программы пребывания иностранных делегаций, прибывших с официальным визитом в город Нижневартовск.

3.11. Управление внутренних дел города по предложению Главы города обеспечивает мероприятия по охране правопорядка и безопасности. При необходимости организует усиленный наряд охраны.

3.12. К организации встреч иностранных делегаций могут привлекаться компетентные специалисты структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий города.

Заместители Главы города, курирующие структурные подразделения администрации города, назначенные ответственными за проведение мероприятий по приему иностранных делегаций, обеспечивают безусловное выполнение мероприятий в рамках утвержденной программы пребывания.

3.13. Сотрудникам администрации города, участвующим в работе с членами иностранных делегаций, при проведении официальных переговоров и осуществлении личных контактов:

3.13.1. Запрещается передавать в письменном, устном или другом виде информацию, составляющую государственную тайну.

3.13.2. Не рекомендуется:

- устанавливать и поддерживать контакты с членами иностранных делегаций, если это не вызвано служебной необходимостью;

- представлять устно или письменно ответы на вопросы, содержащиеся в полученных от иностранных представителей анкетах и опросных листах;

- оказывать иностранным специалистам и представляемым ими организациям услуги, если эти услуги не предусмотрены программой приема или другим официальным документом;

- принимать от иностранцев ценные подарки, деньги или иные виды проявления расположения в виде оказания услуг. В случае получения ценного подарка в ситуации, когда отказаться от него не представляется возможным, сотрудник должен доложить своему руководителю и указать об этом в письменном отчете.

3.14. Работа с иностранцами (переговоры, беседы и т.д.) проводится в специально выделенных для этих целей помещениях. Прием иностранцев в других помещениях проводится в исключительных случаях с разрешения Главы города.