Приложение 1. Временный регламент работ в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города

Приложение 1

к распоряжению

главы муниципального образования

город Нижневартовск

от 4 ноября 2004 г. N 1344-р

Временный регламент работ в системе электронного документооборота
и делопроизводства в администрации города

I. Общие положения

1.1. Временный регламент работ в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города (далее именуется - регламент) устанавливает дополнительный перечень и последовательность работ с документами всех видов в администрации города в период внедрения и опытной эксплуатации системы электронного документооборота и делопроизводства, выполняемых в целях:

- первоначального наполнения системы реальными документами, необходимыми для проверки всех функций системы электронного документооборота и делопроизводства на этапе ее приемки в промышленную эксплуатацию;

- выполнения в режиме опытной эксплуатации всех видов отчетов, предусмотренных в системе электронного документооборота и делопроизводства;

- разработки технического задания исполнителю работ по договору на доработку программного обеспечения под требования заказчика;

- отработки технологии документационного обеспечения в администрации города с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства и перехода к промышленному автоматизированному документообороту.

1.2. Работы, предусмотренные регламентом, выполняются на рабочих местах системы электронного документооборота и делопроизводства, перечисленных в приложении 2 к распоряжению Главы города, если иное не оговорено по тексту регламента.

1.3. Сокращения и термины, используемые в регламенте:

- СЭД - система электронного документооборота и делопроизводства;

- электронный образ документа - файл (или несколько файлов) с графическим изображением документа, полученным с помощью сканирующих устройств или цифровых фотоаппаратов.

II. Перечень работ, выполняемых на рабочих местах системы
электронного документооборота и делопроизводства
в администрации города

- сканирование документов;

- регистрация входящей корреспонденции в СЭД;

- регистрация исходящей корреспонденции в СЭД;

- регистрация распоряжений и постановлений Главы города в СЭД;

- регистрация устных и письменных обращений граждан в СЭД;

- контроль за исполнением документов в СЭД.

2.1. Сканирование документов выполняется на рабочих местах системы электронного документооборота и делопроизводства, оборудованных сканирующими устройствами (сканерами), для создания и сохранения в системе электронных образов:

- входящих документов, поступивших в администрацию города на бумажных носителях;

- исходящих документов, подготовленных вне системы электронного документооборота на бумажных носителях;

- листов согласования распоряжений и постановлений Главы города;

- подписанных и зарегистрированных распоряжений и постановлений Главы города.

2.2. Регистрация входящей корреспонденции в СЭД выполняется на рабочем месте системы электронного документооборота и делопроизводства и включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера входящему документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа документа к электронной карточке документа (для входящих документов, поступивших в администрацию города на бумажных носителях).

2.3. Регистрация исходящей корреспонденции в СЭД выполняется на рабочем месте системы электронного документооборота и делопроизводства, включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа исходящего документа к электронной карточке документа (для исходящих документов, подготовленных вне системы электронного документооборота на бумажных носителях).

2.4. Регистрация распоряжений и постановлений Главы города в СЭД выполняется на рабочем месте системы электронного документооборота и делопроизводства в отделе делопроизводства и контроля управления общего обеспечения организации деятельности администрации города, включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа документа и листа согласования к электронной карточке документа.

2.5. Регистрация распорядительных документов структурных подразделений администрации города, являющихся юридическими лицами, выполняется на рабочем месте системы электронного документооборота в структурном подразделении администрации города, включает в себя действия, предусмотренные п. 2.4. регламента.

2.6. Регистрация устных и письменных обращений граждан в СЭД выполняется на рабочем месте системы электронного документооборота в отделе писем и приема граждан управления общего обеспечения организации деятельности администрации города, включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной карточки документа, в том числе поля "краткое содержание обращения";

- присвоение номера документу с помощью средств СЭД;

- прикрепление средствами СЭД электронного образа письменного обращения к электронной карточке документа.

2.7. Контроль за выполнением документов в СЭД включает в себя ведение в системе электронного документооборота и делопроизводства информации, необходимой для осуществления последующего контроля:

- на рабочем месте системы электронного документооборота в отделе делопроизводства и контроля управления общего обеспечения организации деятельности администрации города формируются и вводятся в систему контрольные задания, содержащиеся в распоряжениях и постановлениях Главы города, сроки исполнения, ответственные исполнители;

- на рабочих местах системы электронного документооборота формируются и вводятся в систему задания, сроки исполнения, исполнители, содержащиеся в резолюциях должностных лиц администрации города, вводится и проверяется информация о ходе исполнения документов.