Приложение 1. Положение о порядке передачи на хранение в архивный отдел администрации города документов ликвидированных предприятий, учреждений, организаций

Приложение 1

к распоряжению

администрации муниципального образования

город Нижневартовск

от 18 апреля 2002 г. N 432-р

Положение
о порядке передачи на хранение в архивный отдел администрации города
документов ликвидированных предприятий, учреждений, организаций

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке передачи на хранение в архивный отдел администрации города документов ликвидированных предприятий, учреждений, организаций (далее именуется - Положение) устанавливает порядок дальнейшего хранения документов предприятий и организаций города, ликвидированных без правопреемников или не имеющих вышестоящих организаций, а также предприятий, организаций, официально не исключенных из Государственного реестра, но фактически прекративших свою деятельность, в результате чего создалась угроза гибели их архивов.

1.2. Положение не распространяется на документы ликвидированных нотариальных контор, так как, согласно установленному порядку, в случае их ликвидации документы поступают на хранение в соответствующие органы юстиции.

1.3. В Положении предусмотрен порядок передачи на хранение в архивный отдел администрации города документов постоянного хранения на различных носителях, документов по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату работников ликвидированных организаций.

1.4. Персональную ответственность за передачу документов на хранение в архивный отдел администрации города несут руководитель организации, а в случае объявления организации банкротом (далее именуется - организация-должник) - конкурсный управляющий.

1.5. С момента принятия арбитражным судом заявления о признании организации-должника банкротом и назначении временного, внешнего или конкурсного управляющего последний принимает меры по обеспечению сохранности в составе имущества организации-должника образовавшихся в процессе его деятельности документов.

После принятия решения о признании организации- должника банкротом и об открытии конкурсного производства конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации-должника, и проводит их инвентаризацию.

1.6. Документы организации - должника, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, не могут быть предметом продажи на любой стадии производства по делу о банкротстве, если только в соответствии со статьей 86 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)" не осуществляется продажа бизнеса должника. В последнем случае документы организации-должника, за исключением документов, образовавшихся в ее деятельности к моменту приватизации и относящихся к составу государственной части Архивного фонда Российской Федерации, становятся собственностью покупателя.

1.7. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на хранение в архивный отдел администрации города, в том числе научно-техническая обработка, транспортировка и приобретение вспомогательных материалов (бумага, шпагат, обложки для формирования архивных связок) производятся за счет средств организаций.

1.8. Расходы по проведению вышеуказанных работ организацией-должником относятся к расходам, перечисленным в пункте 1 статьи 106 Федерального закона "О несостоятельности (банкротстве)". При отсутствии или недостатке соответствующих средств вопрос о финансировании данных работ должен быть внесен конкурсным управляющим на рассмотрение исполнительного органа государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа или администрации города.

1.9. Архивы организаций, поступившие на хранение в архивный отдел администрации города как бесхозные и состоящие из большого количества дел, обрабатываются за счет средств администрации города.

2. Подготовка дел для передачи на хранение в архивный отдел
администрации города

2.1. Документы, подлежащие хранению в архивном отделе администрации города, требуют полного оформления.

Полное оформление дела предусматривает:

- переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты и др.).

2.2. Документы, составляющие дело, переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, но не более 250 листов.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи и в начале дела, в необходимых случаях, бланки форм для внутренней описи документов.

2.3. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к передаче на хранение в архивный отдел администрации города допускается по согласованию с архивным отделом администрации города употребление литерных номеров листов.

2.4. Заверительная надпись, согласно приложению 1 к Положению, предназначена для учета листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела.

В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных и пропущенных номеров листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложенными листами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

2.5. Внутренняя опись документов, согласно приложению 2 к Положению, составляется на личные карточки уволенных работников, лицевые счета, ведомости по начислению заработной платы.

Внутренняя опись дела составляется в двух экземплярах: один экземпляр подшивается в дело, а второй - в дело "Алфавитные указатели к описи дел по личному составу".

Во внутренней описи фамилии должны быть расположены в алфавитном порядке.

2.6. Обложка дела, согласно приложению 3 к Положению, оформляется следующим образом:

На обложке дела указываются:

- наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

На обложке дела в левом нижнем углу и в правом верхнем углу должно быть предусмотрено место размером 60 мм на 60 мм для штампа с наименованием архивного отдела администрации города и обозначением архивного шифра.

При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое наименование этой организации или организации - преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке должен переноситься из описи дел организации, согласованной с архивным отделом администрации города.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

2.7. После проведения экспертизы ценности документов и оформления дел составляются описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

2.8. В опись дел по личному составу, согласно приложению 4 к Положению, включаются документы согласно приложению 2 к распоряжению. На подлинные личные документы составляется отдельная опись согласно приложению 5 к Положению. Описи на дела по личному составу составляются в трех экземплярах.

2.9. При ликвидации организации - источника комплектования архивного отдела администрации города, не имеющей правопреемника, документы постоянного хранения подлежат передаче в архивный отдел администрации города. Документы государственной организации принимаются в соответствии с требованиями Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации.

Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с архивным отделом администрации города, заключенного ранее, или договора архивного отдела администрации города и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке после проведения экспертизы их ценности.

На отобранные для дальнейшего хранения документы составляется опись в четырех экземплярах по образцу согласно приложению 6 к Положению.

2.10. Если в деятельности организации отложились аудиовизуальные документы и документы на машинных носителях, представляющие историческую и практическую ценность, они также подлежат передаче в архивный отдел администрации города.

На выявленные документы на нетрадиционных носителях работниками архивного отдела администрации города составляются отдельные описи в четырех экземплярах.

2.11. К описям составляется предисловие по установленной форме.

2.12. Передача документов в архивный отдел администрации города оформляется актом приема-передачи документов в порядке согласно приложению 7 к Положению.