Приложение. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации города

Приложение
к распоряжениюадминистрации муниципального образования
город Нижневартовск
от 18 апреля 2002 г. N 433-р

Положение
об архивохранилище архивного отдела администрации города

1. Общие положения

1.1. Положение об архивохранилище архивного отдела администрации города (далее именуется - Положение) разработано в соответствии с действующими законодательствами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа об Архивном фонде и архивах в целях обеспечения информационной безопасности архивного отдела администрации города.

1.2. Под информационной безопасностью архивного отдела администрации города понимается состояние защищенности хранящихся в нем документов и документной информации, систем ее формирования, преобразования, распространения, использования, потребления, а также защищенности архивохранилищ и помещений архивного отдела администрации города.

Основными направлениями обеспечения информационной безопасности архивного отдела администрации города являются:

- предохранение документов от повреждений, утрат или хищений;

- пресечение незаконного вмешательства в информационные ресурсы архивного отдела администрации города как объектов собственности и авторского права;

- недопущение несанкционированного копирования документов, утечки документной информации, а также ее искажения, подделки, уничтожения;

- защита конституционных прав граждан на неприкосновенность частной жизни, сохранение личной и семейной тайн;

- защита сведений, отнесенных к конфиденциальной информации;

- соблюдение требований, устанавливаемых собственниками документов при передаче их на постоянное или временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока), хранение в архив;

- предотвращение необоснованного отказа в доступе к открытым документам и документной информации, а также их сокрытия;

- недопущение нарушений нормативных требований обработки первичной документной информации при создании вторичной;

- предохранение хранилищ архивного отдела администрации города от физических и иных воздействий, стихийных бедствий.

1.3. Под архивохранилищем архивного отдела администрации города понимаются специально оборудованные помещения, отвечающие требованиям сохранности документов.

1.4. Правовой базой деятельности архивохранилища является Конституция Российской Федерации, федеральное законодательство и законодательство Ханты-Мансийского автономного округа об Архивном фонде и архивах.

В решении конкретных вопросов своей деятельности архивохранилище руководствуется также положениями федеральных законов об информации, информатизации и защите информации, об авторском праве и смежных правах, о культуре, о науке и государственной научно-технической политике, другими законами, имеющими отношение к деятельности архивов.

Архивохранилище в своей деятельности применяет другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и Ханты-Мансийского автономного округа, а также ведомственные нормативные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и законодательству Ханты-Мансийского автономного округа, имеют непосредственное отношение к деятельности архивохранилища и хранимой им документации.

2. Состав документов

2.1. Архивохранилище хранит и систематически пополняется документами по истории города Нижневартовска и Нижневартовского района, вне зависимости от времени создания документов, способа и техники закрепления информации (письменные и графические документы на бумажных носителях, аудиовизуальные и машиночитаемые документы), формы собственности.

2.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в архивохранилище, относятся к государственной и негосударственной частям.

Государственную часть Архивного фонда составляют:

- архивные фонды и архивные документы государственных предприятий, учреждений и организаций, действовавших на территории Нижневартовского района по 1974 год включительно;

- архивные фонды и архивные документы государственных предприятий, учреждений и организаций, действовавших и действующих на территории города Нижневартовска, переданные на хранение в архивный отдел администрации города;

- архивные фонды и архивные документы учреждений федеральных органов власти, действовавших и действующих на территории города;

- архивные фонды и архивные документы органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, отнесенных к муниципальной собственности, поступившие на постоянное хранение в архивный отдел администрации города;

- архивные фонды и архивные документы общественных организаций, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и переданные на хранение в архивный отдел администрации города;

- архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций, объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности;

- архивные фонды и архивные документы физических лиц и негосударственных организаций, переданные на постоянное хранение в архивный отдел администрации города с передачей права собственности государству;

- документы, созданные архивным отделом администрации города в результате инициативного документирования событий современности (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью);

- документы по личному составу ликвидированных организаций, отнесенные после проведения экспертизы ценности в установленном порядке к Архивному фонду Российской Федерации.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют документы, переданные на временное хранение, в том числе депозитарное, без передачи права собственности государству:

- коммерческих организаций;

- физических лиц;

- общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений.

2.3. Документы в архивохранилище систематизируются по архивным фондам и коллекциям.

Разновидностями архивного фонда являются:

- архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

- объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически или логически обусловленные связи - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др., а для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;

- архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

По отношению к некоторым специальным видам документов допускается нефондовая систематизация.

3. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2. Прием на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу ликвидированных предприятий, организаций, учреждений города, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций.

3.3. Учет документов архивохранилища.

3.4. Выдача документов в установленном порядке из архивохранилища, контроль за движением фондов и дел.

4. Функции

Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1.Осуществляет обособленное хранение:

- документов Архивного фонда Российской Федерации, созданных на разных носителях;

- документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации.

4.2.Обеспечивает рациональное размещение, топографирование документов.

4.3.Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

4.3.1.Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

4.3.2.Контролирует и поддерживает оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов.

4.3.3. Обеспечивает соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4.Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.5. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.6. Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.6.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архивного отдела администрации города.

4.6.2. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

4.7. В установленном порядке принимает на хранение документы, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.8. В установленном порядке выдает документы для:

- использования исследователям в читальный зал, учреждениям и организациям во временное пользование;

- сотрудникам архива в рабочие помещения;

- проведения работ по улучшению физического состояния документов в рабочую комнату.

Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов.

4.9. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.10. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

4.11. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случае чрезвычайных ситуаций.

4.12. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

4.13. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты.

4.14. Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

4.15. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

4.16. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

5. Комплектование архивохранилища

5.1. Источниками комплектования архивного отдела администрации города являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации города в обязательном порядке или на основании соглашения (договора).

5.2. Комплектование архивного отдела администрации города осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архивного отдела администрации города, согласованные с управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.

5.3.Документы организаций - источников комплектования могут поступать на хранение в архивный отдел администрации города полностью или выборочно.

При полном объеме в архивный отдел администрации города поступают все документы постоянного срока хранения от каждой конкретной организации - источника комплектования полного приема.

В случае нежелания негосударственной организации, отнесенной к числу источников комплектования полного приема или группового выборочного приема, передать на хранение все архивные документы, от нее может быть, в виде исключения, осуществлен повидовой выборочный прием.

5.4. Архивный отдел администрации города принимает документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации по истечении предельных сроков их хранения в архивах и архивных службах государственных органов и организаций.

Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архивного отдела администрации города для приема документов.

5.5. Документы негосударственных организаций принимаются на хранение в архивный отдел администрации города в соответствии с условиями соглашения (договора):

- на постоянное хранение с передачей права собственности государству;

- на временное (с указанием срока), в том числе депозитарное (без указания срока) хранение с сохранением права собственности за организацией.

5.6. При ликвидации организации - источника комплектования архивного отдела администрации города, не имеющей правопреемника, ее документы подлежат приему в архивный отдел администрации города. Документы государственной организации принимаются архивным отделом администрации города в соответствии с установленными требованиями. Документы негосударственной организации принимаются в соответствии с условиями ее соглашения (договора) с администрацией города, заключенного ранее, или договора администрации города и ликвидационной комиссии.

При ликвидации негосударственной организации, с которой не был заключен договор, документы принимаются в установленном порядке в архивный отдел администрации города после проведения экспертизы их ценности.

Документы по личному составу ликвидированных организаций независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в архивный отдел администрации города.

5.7. Документы принимаются в архивный отдел администрации города в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

При приеме документов проводится проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов.

Документы принимаются в архивный отдел администрации города по утвержденным ЭПК описям (документы по личному составу в случае досрочного приема - по согласованным описям), в исключительном случае - по сдаточным описям. Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архивный отдел администрации города. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и прилагаемой к акту справке. Архивный отдел администрации города принимает меры по организации розыска не поступивших на постоянное хранение документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

Прием документов оформляется актом приема - передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе администрации города, другой - в организации - источнике комплектования. В архивный отдел администрации города с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

5.8. Документы от физических лиц, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, поступают в архивный отдел администрации города:

- по договору дарения;

- по завещанию;

- по договору купли-продажи;

- по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, о признании документов бесхозяйными или бесхозяйственно содержащимися.

Прием документов личного происхождения в архивный отдел администрации города оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

5.9. Документы, созданные архивным отделом администрации города в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), внесенные в опись, рассматриваются ЭПК управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа. Прием документов оформляется актом, который подписывается сдающим, сотрудником архивного отдела администрации города, принимающим документы, и утверждается заведующим архивным отделом администрации города. Документы на бумажной основе принимаются на хранение вместе с сопроводительной документацией (анкетами, вопросниками, планами), аудиовизуальные документы - в необходимом комплекте и с соответствующей текстовой сопроводительной документацией.

5.10. Архивный отдел администрации города принимает на постоянное хранение аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы.

Машиночитаемые (электронные) документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих воспроизвести информацию.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток, фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для фотодокументов - аннотация, для фонодокументов - сопроводительная документация, для видеодокументов - акт о техническом состоянии.

6. Выдача дел из архивохранилища

6.1. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

- один месяц - пользователям в читальный зал и работникам архивногоотдела администрации города для служебных целей;

- три месяца - организациям, физическим лицам-фондообразователям во временное пользование;

- шесть месяцев - для экспонирования документов.

Срок выдачи документов на время научно-технической обработки архивных фондов определяется планами работы архивного отдела администрации города.

По запросам судебных и правоохранительных органов документы выдаются на срок до шести месяцев.

Примечание: В порядке исключения допускается увеличение срока представления документов для экспонирования в соответствии с договором о проведении выставки.

6.1.2. Продление установленных сроков выдачи документов пользователям допускается в особых случаях с разрешения заведующего архивным отделом администрации города, выдачи во временное пользование - по письменному подтверждению организации наличия и нормативных условий хранения выданных документов.

6.2. Документы, находящиеся в плохом физическом состоянии, а также документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, для использования не выдаются.

Примечание: В порядке исключения документы, не прошедшие научного описания, могут быть выданы для проведения реставрации в случае их критического физического состояния.

6.2.1. Документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр (поисковые данные), пронумерованные листы, лист-заверитель. Документы, составляющие часть Архивного фонда Российской Федерации, должны иметь также лист использования.

6.2.2. Подготовка документов к выдаче из архивохранилища включает:

- выемку документов;

- сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью;

- полистную проверку документов Архивного фонда Российской Федерации.

Сверка архивного шифра документов с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

6.3. Выдача документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистная проверка документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате от пользователя, производится ответственным за архивохранилище.

Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.

На место выдаваемых из архивохранилища документов подкладывается карта-заместитель.

6.4. Документы из архивохранилища при передаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, пользователям в читальный зал, выдаются с письменного разрешения заведующего архивным отделом администрации города.

Выдача документов из помещений архивохранилища регистрируется в книгах выдачи документов, которые ведутся раздельно по каждому помещению и виду выдачи.

6.4.1. Выдача документов в читальный зал оформляется заказами (требованиями) на выдачу документов и регистрируется в книге выдачи документов из архивохранилища в читальный зал. Исполненные заказы (требования) пользователей хранятся в личных делах пользователей.

6.4.2. Выдача документов работникам архивного отдела администрации города для использования в служебных целях фиксируется в книге выдачи документов из архивохранилища в рабочие помещения.

6.4.3. Выдача документов организациям во временное пользование оформляется актами о выдаче документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи документов во временное пользование.

В графе "Примечание" акта о выдаче документов во временное пользование указываются особенности оформления и физического состояния документов.

Решение о выдаче документов организациям во временное пользование в зависимости от целей выдачи принимается при наличии:

- гарантийного письма;

- договора о проведении выставки и условиях экспонирования документов. Разрешение на выдачу во временное пользование документов, представляемых для экспонирования, оформляется приказом заведующего архивным отделом администрации города.

6.5. Выверка книг выдачи документов проводится один раз в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату документов. Если местонахождение и наличие не возвращенных в срок документов установлены и невозвращение вызвано необходимостью дальнейшего использования, их выдача переоформляется. При задержке возвращения документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.

При возвращении документов в архивохранилище в книгах выдачи документов делается отметка о возвращении документов в присутствии возвративших их работников архивного отдела администрации города или организации. Если выявлены повреждения возвращаемых документов, составляется акт, который подписывается ответственным за архивохранилище и лицом, возвращающим документы, и представляется на рассмотрение заведующего архивным отделом администрации города.

Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и соблюдение правил работы с документами. Архивный отдел администрации города обязан обратиться в правоохранительные органы в случаях хищения или умышленного повреждения документов, внесения в их текст изменений, а также повреждения технического оборудования и имущества.

7. Информационное обеспечение пользователей
в соответствии с их запросами

7.1. Информационное обеспечение пользователей предусматривает выявление архивным отделом администрации города запрашиваемой ими информации по документам, подготовку и предоставление пользователям соответствующих информационных документов; оно проводится в плановом или оперативном порядке на основе запросов органов государственной власти, местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, общественных объединений, граждан, а также по договорам с юридическими и физическими лицами.

7.2. Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел администрации города рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе.

7.3. Архивный отдел администрации города исполняет запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, определенном Федеральной архивной службой России и МИД России.

7.4. Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением специального штампа - "апостиля". На справках, составленных горархивом, апостиль проставляется Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа.

7.5. Архивный отдел администрации города выдает гражданам архивные справки, архивные выписки и архивные копии под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.

Получатель архивной справки расписывается на копии справки, архивной выписки или на обороте сопроводительного письма к копии документа, указывая дату их получения.

7.6. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, предназначенные для направления в государства, входящие в СНГ, а также ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются непосредственно в адрес заявителя. В случае, если запрос данной категории поступил из Департамента консульской службы (далее именуется - ДКС) МИД России, архивный отдел администрации города направляет ему ответ с указанием номера и даты исходящего из ДКС МИД России запроса.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, предназначенные для направления за рубеж (кроме указанных выше), включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в Федеральную архивную службу России для пересылки заявителю через ДКС МИД России.

7.7. Подлинные личные документы могут изыматься из дел и выдаваться их владельцам, родственникам или доверенным лицам по их письменным заявлениям с разрешения заведующего архивным отделом администрации города.

С изымаемых документов, дел, как правило, делаются копии и приобщаются к делам, фондам. Изъятие подлинных личных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях дел, в описях дел.

Выдача подлинных личных документов оформляется распиской заявителя, актом об изъятии из дел подлинных документов, которые вместе с документами, на основании которых произведены изъятия, включаются в дело фонда.

Изменения объема фондов при выдаче подлинных дел без замены их копиями учитываются в установленном порядке.

Не подлежат изъятию из архивных дел находящиеся в них паспорта, военные билеты, служебные удостоверения.

Подлинные личные документы могут быть высланы гражданам ценными письмами.

7.8. Архивный отдел администрации города не вправе ограничивать или определять пользователям условия использования документной информации, полученной ими в результате самостоятельного поиска, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.9. Архивный отдел администрации города ограничивает доступ пользователей к документам, содержащим информацию о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни конкретного лица, если не истек срок 75 лет с момента создания таких документов. К таким документам и делам относятся: личные дела, документы кадровых служб, персонифицированные материалы переписей, социологических и иных обследований, медицинская документация, личная переписка. Ограничения на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока снимаются в случаях:

- наличия письменного нотариально заверенного распоряжения субъекта персональных данных или его наследника третьему лицу на ознакомление с ними;

- обезличивания персональных данных путем изъятия при копировании той их части, которая не позволяет отождествить их с конкретным человеком.

Субъект персональных данных для сведения о его частной жизни может установить режим общедоступной информации, проинформировав об этом заведующего архивным отделом администрации города.

7.10. Документы, содержащие персональные данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения (смерти), адрес места жительства, служебные должности, сведения о профессии и иные сведения, представленные лицом в установленном порядке) архивный отдел администрации города может выдавать пользователям для проведения статистических, социологических, демографических и других научных и практических исследований, составления библиографических справочников, биографий, публикаций документальных изданий при условии соблюдения пользователем прав личности на неприкосновенность частной жизни. Разрешается по запросам организаций выдавать справки, содержащие информацию о служебной и общественной деятельности граждан, для использования их в вышеуказанных целях.

7.11. Запрещается без согласия усыновителей, а в случае их смерти, без согласия органов опеки и попечительства выдавать гражданам документы, содержащие сведения об усыновлении.

7.12. По запросам правоохранительных органов, антимонопольных органов, органов арбитража, судов, прокуратуры, налоговых служб по делам, находящимся в их производстве, архивный отдел администрации города предоставляет для пользования документы, содержащие коммерческую тайну, хранящиеся в фондах организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Документы, содержащие коммерческую тайну, могут быть выданы также иным пользователям на основании письменного разрешения фондообразователя или его правопреемника.

7.13. Доступ и пользование документов, на которые распространяется Закон Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах" (произведения литературы, искусства, музыкальные произведения и т.д.), и срок действия авторского и смежных прав на которые не истек, осуществляется с разрешения автора или его наследников (правопреемников). Это требование не распространяется на аудиовизуальные произведения, созданные до введения в действие Закона Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах" государственными организациями, расположенными на территории Российской Федерации.

Выдача пользователям произведений, перешедших по истечении установленных законодательством Российской Федерации сроков в общественное достояние, не ограничивается.

7.14. По требованию гражданина ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть изготовлены их копии. Ограничения на доступ гражданина к информации о нем возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Не допускается внесение изменений в имеющиеся на хранении в архивном отделе администрации города документы в случае выявления лицом недостоверных сведений о нем. В таких случаях к документам по инициативе лица или правоохранительных органов могут быть приобщены справки, уточняющие сведения о лице, что оформляется актом о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов и отражается в листе-заверителе дела и соответствующей графе описи.

7.15. Сведения конфиденциального характера, ставшие известными работнику архивного отдела администрации города в силу его должностных обязанностей, не подлежат огласке либо незаконному использованию. Работники архивного отдела администрации города, осуществляющие комплектование, хранение и использование документов, содержащих сведения ограниченного доступа, обязаны обеспечить исполнение законодательства Российской Федерации по вопросам защиты конфиденциальной информации, а также режим доступа к документам, установленный фондообразователем или его правопреемником.

Не разрешается использовать в выступлениях в средствах массовой информации, лекциях, а также научной и преподавательской деятельности информацию ограниченного доступа, ставшую известной работнику архивного отдела администрации города в связи с выполнением им служебных обязанностей, а также прямо или косвенно использовать или передавать ее третьим лицам.

8. Права

Архивохранилищу предоставляется право:

8.1. Требовать от работников архивного отдела администрации города и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

8.2. Не принимать к исполнению требования без визы заведующего архивным отделом администрации города при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно-профилактическую работу, копирование.

8.3. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренными нормативными документами.

8.4. Ставить перед заведующим архивным отделом администрации города вопрос о целесообразности приема на государственное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

8.5. Вносить на рассмотрение предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

9. Организация работы архивохранилища

9.1. Ответственность за работу архивохранилища несет работник, назначаемый заведующим архивным отделом администрации города.

9.2. Работник, ответственный за архивохранилище, организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач.

9.3. Прием-передача документов при смене ответственного за архивохранилище оформляется актом приема-передачи документов.

9.4. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе плана работы архивного отдела администрации города.

9.5. Архивохранилище организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими работниками архивного отдела администрации города.

9.6. Обязанности работника, ответственного за архивохранилище, определяются должностной инструкцией.

10. Охранный режим

Охранный режим архивохранилища обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования его помещений средствами охранной сигнализации.

Ежеквартально инспектором пункта централизованной охраны отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел города Нижневартовска проводится обследование помещений архивного отдела администрации города, в том числе архивохранилища, на предмет технической укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации.

Помещения архивохранилища в рабочее время, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей архивохранилища находятся у сотрудника, на которого возложены обязанности хранителя фондов, или лица, его замещающего.

В конце рабочего дня все сотрудники, работающие с документами, обязаны сдать их в архивохранилище. Двери архивохранилища опечатываются.

Закрытие и открытие помещений архивохранилища фиксируется в специальном журнале ответственным за архивохранилище или лицом, его замещающим.

Помещения под охрану сдаются дежурным согласно утвержденному графику, который составляется на каждый месяц и утверждается заведующим архивным отделом администрации города. На случай срабатывания сигнализации один экземпляр ключей находится в кабинете заведующего архивным отделом администрации города. В случае срабатывания сигнализации, возникновения необходимости дежурному войти в помещение с работниками вневедомственной охраны, в журнале проверок состояния средств сигнализации и регистрации ее срабатывания отмечаются ее причины и помещения, которые были вскрыты. Если были вскрыты помещения архивохранилища, соответствующая запись делается дежурным по отделу и в журнале регистрации открытия и закрытия архивохранилища.

Информация о вскрытии архивохранилища доводится дежурным до заведующего архивным отделом администрации города и ответственного за архивохранилище в начале рабочего дня.

В помещение архивохранилища, в котором хранятся документы Архивного фонда Российской Федерации, право доступа имеют ответственный за архивохранилище, заведующий архивным отделом администрации города. Все другие работники архивного отдела администрации города допускаются только в сопровождении вышеуказанных лиц для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей дел.

В помещении, где хранятся документы по личному составу, право доступа имеют заведующий архивным отделом администрации города, ответственный за архивохранилище, специалист, исполняющий запросы социально-правового характера. С разрешения ответственного за архивохранилище в это помещение могут получить доступ и другие специалисты в связи с производственной необходимостью.

Другие лица допускаются в помещения архивохранилища в исключительных случаях по разрешению заведующего архивным отделом администрации города и в сопровождении ответственного за архивохранилище.