Глава 5. Отчетность о приеме иностранных делегаций

V. Отчетность о приеме иностранных делегаций

5.1. Проходящие во время приема иностранной делегации переговоры протоколируются. Результаты визита оформляются документально, в зависимости от принятых в ходе переговоров решений.

Ответственными за ведение протокола переговоров и оформление документов являются:

- в формате официального визита иностранной делегации - отдел муниципального заказа экономического управления администрации города, представитель которого постоянно присутствует на переговорах;

- в формате рабочего или неофициального визита иностранной делегации - должностное лицо структурного подразделения администрации города, имеющее соответствующее разрешение.

Проекты документов, разработанные для подписания сторонами визита, предварительно согласовываются с соответствующими службами администрации города.

5.2. Руководители структурных подразделений администрации города, организующие и координирующие работу с иностранными делегациями в рамках рабочих и неофициальных визитов, в течение 5 дней после окончания визита иностранной делегации, оформляют и представляют:

а) в режимно-секретный орган и управление по экономике и потребительскому рынку администрации города отчет, содержащий следующие сведения:

- места проживания и посещения;

- когда, кто, с какой целью посещал структурные подразделения администрации города;

- перечень мероприятий в рамках визита;

- попытки нарушения режима пребывания и другие несанкционированные и подозрительные действия иностранных лиц, в том числе факты провокационного поведения;

- факты проявления интереса со стороны иностранных лиц к работам, производствам и вопросам, не относящимся к цели визита;

- сведения о непредвиденных ситуациях;

- перечень сувениров и подарков, получаемых от иностранной делегации и передаваемых ей;

- выводы и предложения;

б) в режимно-секретный орган администрации города копии протоколов переговоров, проведенных во время приема иностранных делегаций (записи бесед по установленной форме).

5.3. Отдел муниципального заказа экономического управления администрации города передает копии отчетов в отдел в городе Нижневартовска отдела по Ханты-Мансийскому автономному округу Регионального управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Тюменской области.

5.4. Отдел муниципального заказа экономического управления администрации города ведет обязательный учет всех мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций, в соответствии с распоряжением Главы города от 25.03.2003 N 268-р "Об организации работы по защите государственной тайны в связи с приемом иностранных делегаций в администрации города".

5.5. Структурные подразделения администрации города, участвующие в организации приема иностранной делегации в рамках официального визита, представляют в отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города документы, подтверждающие расходы на организацию приема.