Глава 3. Организация и порядок приема иностранных делегаций в рамках официального визита

III. Организация и порядок приема иностранных делегаций
в рамках официального визита

3.1. Сообщение о визите делегации, прибывающей в рамках официального визита в Российскую Федерацию, должно быть передано в администрацию города не менее чем за 7 рабочих дней до намеченного срока прибытия делегации.

В сообщении должно быть указано:

- полное наименование организаций, прибывающих с официальным визитом;

- краткая характеристика сферы деятельности прибывающей иностранной делегации,

- основание визита делегации (полное название соглашения, договора, контракта с указанием их номера и даты);

- цель визита;

- сведения об иностранных гражданах (фамилии, имена, отчества на русском или английском языках, дата и место рождения, гражданство, место работы и должности, паспортные данные прибывающих лиц);

- список лиц, участвующих в работе с членами иностранной делегации, прибывающих вместе с иностранной делегацией (с указанием фамилии, имени, отчества, должностей и контактных телефонов).

3.2. В случае сообщения о прибытии делегации менее чем за 7 рабочих дней, Глава города вправе отказать в приеме ввиду недостаточности времени для подготовки, что может повлиять на результаты визита.

После получения сообщения о прибытии делегации Глава города или лицо, его замещающее, принимает решение о приеме или отказе в приеме, о чем дается ответное сообщение.

3.3. Организация соблюдения Протокола пребывания делегации возложена на экономическое управление администрации города.

3.4. Отделу муниципального заказа экономического управления администрации города совместно со структурным подразделением администрации города, по линии которого осуществляется прием, проводит подготовительную работу по приему делегаций, прибывающих в город Нижневартовск с официальным визитом, для чего:

3.4.1. Разрабатывает и утверждает у Главы города не позднее, чем за 5 дней до прибытия иностранной делегации:

- программу пребывания иностранных делегаций, прибывших с официальным визитом в город Нижневартовск, по форме, согласно приложению к Положению, и после ее утверждения информирует уполномоченные органы, задействованные в организации приема;

- смету расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций в соответствии с нормами, установленными Министерством финансов Российской Федерации на соответствующий период, с применением районного коэффициента;

- предложения по количественному и персональному составу участников встречающей стороны.

3.4.2. Направляет копии утвержденной программы пребывания и распоряжения Главы города:

- в режимно-секретный орган и комитет по информационным ресурсам администрации города - для организации и контроля за выполнением режимных мероприятий и мероприятий по технической защите информации, предусмотренных действующим законодательством;

- в отдел в городе Нижневартовске отдела по Ханты-Мансийскому автономному округу Регионального управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Тюменской области.

3.4.3. Организует встречу иностранных делегаций и размещение их в гостиницах, привлекает переводчика и выделяет лиц для сопровождения иностранных делегаций.

3.4.4. Извещает лиц, участвующих в приеме иностранных делегаций (службы аэропорта и гостиницы, участники переговоров), о времени и месте проведения мероприятий.

3.4.5. Ведет протоколы переговоров. Осуществляет (при необходимости) подготовку проектов Соглашений для принятия в результате переговоров.

3.4.6. Обеспечивает получение соответствующих разрешений (через паспортно-визовой отдел управления внутренних дел города) и подготовку других документов, необходимых для оформления пребывания иностранных делегаций в России.

3.5. Отдел по потребительскому рынку и бытовому обслуживанию населения управления по потребительскому рынку администрации города организует питание гостей во время пребывания их в городе Нижневартовске с учетом особенностей национальной кухни.

3.6. Управляющий делами администрации города:

- осуществляет бронирование мест в гостиницах;

- подготавливает помещения, необходимые для приема (гардероб, зал и другие помещения); обеспечивает мероприятия канцелярскими принадлежностями, необходимой атрибутикой и символикой (флажки, гербы и т.д.), напитками, цветами; готовит бейджи для всех участников встречи и куверты с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей участников встреч, пресс-конференций и других протокольных мероприятий;

- приобретает памятные сувениры для членов иностранных делегаций:

- осуществляет техническую подготовку списков участников, пригласительных, программ и другой информации.

3.7. Отдел транспорта и связи администрации города осуществляет организацию работы автотранспорта для встреч (проводов) иностранных гостей и их перемещения по городу во время пребывания.

3.8. Отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города:

- ежегодно при формировании городского бюджета предусматривает в смете расходов администрации города представительские расходы по приему делегаций, прибывающих в рамках официального визита в Российскую Федерацию;

- осуществляет финансирование мероприятий по приему иностранных делегаций в соответствии с утвержденной сметой расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций.

3.9. Пресс-служба администрации города по согласованию с Главой города:

- готовит пресс-релиз о проводимом визите; информ