Глава 3. Организация и порядок приема иностранных делегаций в рамках официального визита

III. Организация и порядок приема иностранных делегаций
в рамках официального визита

3.1. Сообщение о визите делегации, прибывающей в рамках официального визита в Российскую Федерацию, должно быть передано в администрацию города не менее чем за 7 рабочих дней до намеченного срока прибытия делегации.

В сообщении должно быть указано:

- полное наименование организаций, прибывающих с официальным визитом;

- краткая характеристика сферы деятельности прибывающей иностранной делегации,

- основание визита делегации (полное название соглашения, договора, контракта с указанием их номера и даты);

- цель визита;

- сведения об иностранных гражданах (фамилии, имена, отчества на русском или английском языках, дата и место рождения, гражданство, место работы и должности, паспортные данные прибывающих лиц);

- список лиц, участвующих в работе с членами иностранной делегации, прибывающих вместе с иностранной делегацией (с указанием фамилии, имени, отчества, должностей и контактных телефонов).

3.2. В случае сообщения о прибытии делегации менее чем за 7 рабочих дней, Глава города вправе отказать в приеме ввиду недостаточности времени для подготовки, что может повлиять на результаты визита.

После получения сообщения о прибытии делегации Глава города или лицо, его замещающее, принимает решение о приеме или отказе в приеме, о чем дается ответное сообщение.

3.3. Организация соблюдения Протокола пребывания делегации возложена на экономическое управление администрации города.

3.4. Отделу муниципального заказа экономического управления администрации города совместно со структурным подразделением администрации города, по линии которого осуществляется прием, проводит подготовительную работу по приему делегаций, прибывающих в город Нижневартовск с официальным визитом, для чего:

3.4.1. Разрабатывает и утверждает у Главы города не позднее, чем за 5 дней до прибытия иностранной делегации:

- программу пребывания иностранных делегаций, прибывших с официальным визитом в город Нижневартовск, по форме, согласно приложению к Положению, и после ее утверждения информирует уполномоченные органы, задействованные в организации приема;

- смету расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций в соответствии с нормами, установленными Министерством финансов Российской Федерации на соответствующий период, с применением районного коэффициента;

- предложения по количественному и персональному составу участников встречающей стороны.

3.4.2. Направляет копии утвержденной программы пребывания и распоряжения Главы города:

- в режимно-секретный орган и комитет по информационным ресурсам администрации города - для организации и контроля за выполнением режимных мероприятий и мероприятий по технической защите информации, предусмотренных действующим законодательством;

- в отдел в городе Нижневартовске отдела по Ханты-Мансийскому автономному округу Регионального управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Тюменской области.

3.4.3. Организует встречу иностранных делегаций и размещение их в гостиницах, привлекает переводчика и выделяет лиц для сопровождения иностранных делегаций.

3.4.4. Извещает лиц, участвующих в приеме иностранных делегаций (службы аэропорта и гостиницы, участники переговоров), о времени и месте проведения мероприятий.

3.4.5. Ведет протоколы переговоров. Осуществляет (при необходимости) подготовку проектов Соглашений для принятия в результате переговоров.

3.4.6. Обеспечивает получение соответствующих разрешений (через паспортно-визовой отдел управления внутренних дел города) и подготовку других документов, необходимых для оформления пребывания иностранных делегаций в России.

3.5. Отдел по потребительскому рынку и бытовому обслуживанию населения управления по потребительскому рынку администрации города организует питание гостей во время пребывания их в городе Нижневартовске с учетом особенностей национальной кухни.

3.6. Управляющий делами администрации города:

- осуществляет бронирование мест в гостиницах;

- подготавливает помещения, необходимые для приема (гардероб, зал и другие помещения); обеспечивает мероприятия канцелярскими принадлежностями, необходимой атрибутикой и символикой (флажки, гербы и т.д.), напитками, цветами; готовит бейджи для всех участников встречи и куверты с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей участников встреч, пресс-конференций и других протокольных мероприятий;

- приобретает памятные сувениры для членов иностранных делегаций:

- осуществляет техническую подготовку списков участников, пригласительных, программ и другой информации.

3.7. Отдел транспорта и связи администрации города осуществляет организацию работы автотранспорта для встреч (проводов) иностранных гостей и их перемещения по городу во время пребывания.

3.8. Отдел бухгалтерского учета и отчетности администрации города:

- ежегодно при формировании городского бюджета предусматривает в смете расходов администрации города представительские расходы по приему делегаций, прибывающих в рамках официального визита в Российскую Федерацию;

- осуществляет финансирование мероприятий по приему иностранных делегаций в соответствии с утвержденной сметой расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций.

3.9. Пресс-служба администрации города по согласованию с Главой города:

- готовит пресс-релиз о проводимом визите; информацию о стране, регионе, субъекте, откуда прибывает делегация;

- организует работу средств массовой информации для освещения визита;

- обеспечивает ведение учета всей подготовленной информации и сохранения банка данных по кино- и фотодокументам.

3.10. Управление культуры администрации города обеспечивает выполнение культурных мероприятий в рамках утвержденной программы пребывания иностранных делегаций, прибывших с официальным визитом в город Нижневартовск.

3.11. Управление внутренних дел города по предложению Главы города обеспечивает мероприятия по охране правопорядка и безопасности. При необходимости организует усиленный наряд охраны.

3.12. К организации встреч иностранных делегаций могут привлекаться компетентные специалисты структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий города.

Заместители Главы города, курирующие структурные подразделения администрации города, назначенные ответственными за проведение мероприятий по приему иностранных делегаций, обеспечивают безусловное выполнение мероприятий в рамках утвержденной программы пребывания.

3.13. Сотрудникам администрации города, участвующим в работе с членами иностранных делегаций, при проведении официальных переговоров и осуществлении личных контактов:

3.13.1. Запрещается передавать в письменном, устном или другом виде информацию, составляющую государственную тайну.

3.13.2. Не рекомендуется:

- устанавливать и поддерживать контакты с членами иностранных делегаций, если это не вызвано служебной необходимостью;

- представлять устно или письменно ответы на вопросы, содержащиеся в полученных от иностранных представителей анкетах и опросных листах;

- оказывать иностранным специалистам и представляемым ими организациям услуги, если эти услуги не предусмотрены программой приема или другим официальным документом;

- принимать от иностранцев ценные подарки, деньги или иные виды проявления расположения в виде оказания услуг. В случае получения ценного подарка в ситуации, когда отказаться от него не представляется возможным, сотрудник должен доложить своему руководителю и указать об этом в письменном отчете.

3.14. Работа с иностранцами (переговоры, беседы и т.д.) проводится в специально выделенных для этих целей помещениях. Прием иностранцев в других помещениях проводится в исключительных случаях с разрешения Главы города.