Приложение 3. Положение об отделе учета и хранения документов управления записи актов гражданского состояния администрации города Нижневартовска

Приложение 3

к распоряжению

Главы муниципального образования

город Нижневартовск

от 6 мая 2006 г. N 568-р

Положение
об отделе учета и хранения документов управления записи
актов гражданского состояния администрации города Нижневартовска

I. Общие положения

1.1. Отдел учета и хранения документов управления ЗАГС администрации города Нижневартовска (далее именуется - отдел) является структурным подразделением управления записи актов гражданского состояния администрации города (далее именуется - управление ЗАГС). Правами юридического лица не обладает.

1.2. Деятельность отдела основывается на принципах законности, гуманизма, уважения прав человека, гласности, делового взаимодействия со структурными подразделениями администрации города.

1.3. Отдел подчиняется в своей деятельности начальнику управления ЗАГС и управляющему делами администрации города.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами, издаваемыми Федеральным Собранием Российской Федерации, Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думой города Нижневартовска, Главой города Нижневартовска, Уставом города Нижневартовска, а также Положениями об управлении и отделе.

1.5. Местонахождение отдела: проспект Победы, 18, город Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра (Тюменская область), 628616.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Осуществление государственных полномочий по формированию архивного фонда актов гражданского состояния, обеспечение эффективного научно-обоснованного ведения архивного дела в установленном законодательством порядке в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства посредством:

- своевременного, полного и соответствующего законодательству комплектования, учета и использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг);

- обеспечения отбора, упорядочения, систематизации, использования, сохранности принимаемых в архив документов;

- создания надлежащих условий для хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, документов постоянного и временного сроков хранения;

- обеспечения проведения работ по экспертизе ценности архивных документов и своевременной передаче их на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- оказания консультативной помощи населению по разъяснению действующего семейного законодательства, повышения уровня информационно-правового обслуживания граждан.

2.2. Организация документооборота, в том числе электронного, и исполнения документов.

III. Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Прием, отбор и комплектование документов, образующихся в результате деятельности управления ЗАГС, научно-техническая обработка книг государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.2. Систематизация, учет и размещение дел, обеспечивающих удобный и быстрый их поиск.

3.3. Создание и дальнейшее усовершенствование справочного аппарата документов архивного фонда, облегчающего учет и использование документов.

3.4. Формирование электронного архива базы данных записей актов гражданского состояния всех видов.

3.5. Проставление отметок о прекращении (расторжении) брака в записях актов государственной регистрации о заключении брака на основании решений органов суда, вступивших в законную силу, и извещений органов ЗАГС, направление их в органы ЗАГС по месту хранения вторых экземпляров записей актов о заключении брака.

3.6. Проверка базы данных электронного архива на соответствие содержанию бумажных носителей.

3.7. Выдача (высылка) повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, выдача (высылка) справок из архива, в том числе о наличии (об отсутствии) записи акта гражданского состояния.

3.8. Оказание правовой помощи населению по вопросам семейного законодательства, входящим в компетенцию управления ЗАГС, а также по истребованию через Министерство юстиции Российской Федерации и иные уполномоченные органы и организации свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, оформленных компетентными органами иностранных государств.

3.9. Взимание государственной пошлины за совершение юридически значимых действий.

3.10. Создание надлежащих условий для хранения свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов строгой отчетности, печати, штампов управления ЗАГС.

3.11. Осуществление электронного документооборота между управлением ЗАГС и структурными подразделениями администрации города, Управлением ЗАГС Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.12. Прием, обработка и передача на исполнение поступающих в управление ЗАГС документов.

3.13. Организация обработки и передачи адресатам отправляемых документов, технического обеспечения работы с документами.

3.14. Организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение и утилизация их по истечению сроков хранения.

3.15. Изучение, анализ и обобщение практики по организации деятельности органов ЗАГС Российской Федерации, Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также зарубежного опыта в целях применения его на практике.

3.16. Проведение работы по защите информации, составляющей служебную тайну.

3.17. Повышение качества и эффективности обслуживания населения путем внедрения компьютерных технологий в деятельность отдела.

IV. Права отдела

Отдел имеет право:

4.1. Требовать от граждан представления необходимых документов для исполнения государственных полномочий в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации города.

4.3. Вносить на рассмотрение начальнику управления ЗАГС предложения по совершенствованию работы, изменению штатного расписания отдела.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Штатное расписание, Положение об отделе утверждаются Главой города, должностные регламенты специалистов отдела утверждаются в установленном порядке.

5.2. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности Главой города по представлению начальника управления ЗАГС и согласованию с управляющим делами администрации города.

5.3. Материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности отдела осуществляют соответствующие структурные подразделения администрации города.

5.4. Начальник отдела:

- руководит деятельностью и организует работу отдела, распределяет должностные обязанности между специалистами отдела;

- разрабатывает номенклатуру дел, положения и инструкции по делопроизводству в управлении ЗАГС;

- осуществляет контроль за организацией и состоянием делопроизводства в сфере деятельности отдела, организует и осуществляет комплексные, текущие и контрольные проверки, проводит анализ их деятельности, осуществляет контроль за устранением выявленных недостатков;

- вносит предложения начальнику управления ЗАГС по штатному расписанию, назначению на должность и освобождению от должности специалистов отдела;

- обеспечивает выполнение требований действующего законодательства о муниципальной службе;

- реализует мероприятия по укреплению трудовой и исполнительской дисциплины, вносит предложения начальнику управления ЗАГС о поощрении или наложении дисциплинарного взыскания на специалистов отдела;

- работает во взаимном деловом контакте с работниками всех структурных подразделений администрации города.

5.5. Специалисты отдела осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными регламентами и несут ответственность за качественное и своевременное выполнение возложенных на них обязанностей.

5.6. Решение о создании, реорганизации или ликвидации отдела принимается Главой города в порядке, установленном действующим законодательством.

VI. Ответственность отдела

6.1. Отдел несет ответственность:

- за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач и функций;

- за неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав;

- за несвоевременное представление и искажение государственной отчетности;

- за несвоевременное и некачественное исполнение документов.

6.2. Руководитель отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций. Степень ответственности специалистов отдела определяется должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.

6.3. Порядок привлечения к ответственности определяется действующим законодательством.