Приложение 3. Положение об отделе учета и хранения документов управления записи актов гражданского состояния администрации города Нижневартовска

Приложение 3

к распоряжению

Главы муниципального образования

город Нижневартовск

от 6 мая 2006 г. N 568-р

Положение
об отделе учета и хранения документов управления записи
актов гражданского состояния администрации города Нижневартовска

I. Общие положения

1.1. Отдел учета и хранения документов управления ЗАГС администрации города Нижневартовска (далее именуется - отдел) является структурным подразделением управления записи актов гражданского состояния администрации города (далее именуется - управление ЗАГС). Правами юридического лица не обладает.

1.2. Деятельность отдела основывается на принципах законности, гуманизма, уважения прав человека, гласности, делового взаимодействия со структурными подразделениями администрации города.

1.3. Отдел подчиняется в своей деятельности начальнику управления ЗАГС и управляющему делами администрации города.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами, издаваемыми Федеральным Собранием Российской Федерации, Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Губернатором Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думой города Нижневартовска, Главой города Нижневартовска, Уставом города Нижневартовска, а также Положениями об управлении и отделе.

1.5. Местонахождение отдела: проспект Победы, 18, город Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра (Тюменская область), 628616.

II. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Осуществление государственных полномочий по формированию архивного фонда актов гражданского состояния, обеспечение эффективного научно-обоснованного ведения архивного дела в установленном законодательством порядке в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан, а также в интересах государства посредством:

- своевременного, полного и соответствующего законодательству комплектования, учета и использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг);

- обеспечения отбора, упорядочения, систематизации, использования, сохранности принимаемых в архив документов;

- создания надлежащих условий для хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, документов постоянного и временного сроков хранения;

- обеспечения проведения работ по экспертизе ценности архивных документов и своевременной передаче их на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- оказания консультативной помощи населению по разъяснению действующего семейного законодательства, повышения уровня информационно-правового обслуживания граждан.

2.2. Организация документооборота, в том числе электронного, и исполнения документов.

III. Основные функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Прием, отбор и комплектование документов, образующихся в результате деятельности управления ЗАГС, научно-техническая обработка книг государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.2. Систематизация, учет и размещение дел, обеспечивающих удобный и быстрый их поиск.

3.3. Создание и дальнейшее усовершенствование справочного аппарата документов архивного фонда, облегчающего учет и использование документов.

3.4. Формирование электронного архива базы данных записей актов гражданского состояния всех видов.

3.5. Проставление отметок о прекращении (расторжении) брака в записях актов государственной регистрации о заключении брака на основании решений органов суда, вступивших в законную силу, и извещений органов ЗАГС, направление их в органы ЗАГС по месту хранения вторых экземпляров записей актов о заключении брака.

3.6. Проверка базы данных электронного архива на соответствие содержанию бумажных носителей.

3.7. Выдача (высылка) повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, выдача (высылка) справок из архива, в том числе о наличии (об отсутствии) записи акта гражданского состояния.

3.8. Оказание правовой помощи населению по вопросам семейного законодательства, входящим в компетенцию управления ЗАГС, а также по истребованию через Министерство юстиции Российской Федерации и иные уполномоченные органы и организации свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, оформленных компетентными органами иностранных государств.

3.9. Взимание государственной пошлины за совершение юридически значимых действий.

3.10. Создание надлежащих условий для хранения свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, документов строгой отчетности, печати, штампов управления ЗАГС.

3.11. Осуществление электронного документооборота между управлением ЗАГС и структурными подразделениями администрации города, Управлением ЗАГС Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

3.12. Прием, обработка и передача на исполнение поступающих в управление ЗАГС документов.

3.13. Организация обработки и передачи адресатам отправляемых документов, технического обеспечения работы с документами.

3.14. Организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение и утилизация их по истечению сроков хранения.

3.15. Изучение, анализ и обобщение практики по организации деятельности органов ЗАГС Российской Федерации, Тюменской области, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также зарубежного опыта в целях применения его на практике.

3.16. Проведение работы по защите информации, составляющей служебную тайну.

3.17. Повышение качества и эффективности обслуживания населения путем внедрения компьютерных технологий в деятельность отдела.

IV. Права отдела

Отдел имеет право:

4.1. Требовать от граждан представления необходимых документов для исполнения государственных полномочий в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных администрации города.

4.3. Вносить на рассмотрение начальнику управления ЗАГС предложения по совершенствованию работы, изменению штатного