Приложение 1. Положение об отделе делопроизводства и контроля администрации города

Приложение 1
к распоряжению
главы муниципального образования
город Нижневартовск
от 16 мая 2008 г. N 802-р

Положение об отделе делопроизводства и контроля администрации города

I. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и контроля администрации города Нижневартовска (далее - отдел) является структурным подразделением администрации города Нижневартовска (далее - администрация города), образованным в целях обеспечения делопроизводства и документооборота в администрации города.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, нормативными актами Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, другими законами автономного округа, нормативными документами Думы и Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города Нижневартовска, решениями Думы города, действующим законодательством в сфере документационного обеспечения управления, требованиями Государственного стандарта Российской Федерации к оформлению документов, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, рекомендациями Управления делопроизводства и Организационно-контрольного управления Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, постановлениями и распоряжениями Главы города по вопросам деятельности администрации города, отдела, данным Положением.

1.3. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется распоряжением Главы города, в своей деятельности подчиняется Главе города и управляющему делами администрации города.

1.4. Машинописное бюро отдела является структурным подразделением отдела, обеспечивающим техническое обеспечение деятельности администрации города.

1.5. Отдел финансируется за счет средств бюджета города, правами юридического лица не обладает.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации города, организациями города в пределах своей компетенции.

1.7. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от должности распоряжением Главы города по представлению управляющего делами администрации города.

1.8. Для регистрации, учета, заверения документов, оформления и отправки служебной корреспонденции отдел имеет бланк письма со своим наименованием, печать "Протокольная часть", штампы: "Копия верна", "Исходящий", "Входящий", "Контроль", штамп администрации города (для пакетов) и обеспечивает их надлежащее хранение.

1.9. Местонахождение отдела: 628602, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра (Тюменская область), г. Нижневартовск, ул. Таежная, 24.

II. Задачи отдела

Задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение:

- четкой организации делопроизводства в администрации города и ее структурных подразделениях в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, требованиями государственных стандартов Российской Федерации, электронного документооборота;

- единого порядка документирования, организации работы с документами;

- централизованного автоматизированного учета документов, поступающих в адрес Главы города, и организации формирования по теме справочно-информационного массива;

- оперативного прохождения всех видов документов в структурных подразделениях администрации города.

2.2. Координация работы структурных подразделений администрации города по повышению эффективности деятельности и ответственности руководителей и муниципальных служащих структурных подразделений администрации города в части подготовки нормативных правовых актов Главы города, служебной корреспонденции, обеспечение бесперебойного, четкого и повсеместного функционирования системы электронного документооборота, установление единых требований для пользователей системы.

2.3. Организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации города, исполнением нормативных актов Губернатора, Правительства Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, Думы Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, решений Думы города, постановлений и распоряжений Главы города, поручений Главы города, входящей и внутренней корреспонденции.

2.4. Совершенствование форм и методов делопроизводства, электронного документооборота в администрации города на основании единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально - множительной, организационной техники.

2.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию подготовки нормативных, организационно-распорядительных актов Главы города, служебной корреспонденции.

2.6. Комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности Главы города и отдела.

III. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Работа со служебной корреспонденцией:

- прием, регистрация, учет, передача исполнителям и организация отправки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи;

- подготовка на рассмотрение Главы города и его заместителей полученной корреспонденции;

- регулирование хода исполнения документов, контроль за оперативным прохождением, оформлением и исполнением в установленный срок документов и служебной корреспонденции, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- ведение учета поступившей корреспонденции путем занесения информации в модули "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы" системы электронного документооборота.

3.2. Организация делопроизводства в администрации города:

- разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;

- оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации города;

- участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, внесение предложений по сокращению документооборота, количества форм документов за счет применения вычислительной и организационной техники;

- проведение анализа работы с документами в администрации города, систематическое информирование Главы города по этому вопросу;

- организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с сотрудниками администрации города;

- обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством дел и документов администрации города, оформление, переплет дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел администрации города в соответствии с действующими правилами;

- составление перечня изменений, дополнений в постановления, распоряжения Губернатора Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, Правительства Ханты - Мансийского автономного округа - Югры, Главы города для внесения их в документы архивного фонда сотрудниками архивного отдела администрации города;

- разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации города, согласование ее с архивным отделом администрации города, передача на утверждение Главе города в соответствии с установленным порядком и ежегодное ее обновление;

- участие в разработке и внедрение современных технологий, программ по делопроизводству с применением компьютерной техники;

- подготовка аналитических материалов, справок, информаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

- оформление и переплет копий постановлений и распоряжений Главы города с последующей передачей в прокуратуру города.

3.3. Работа с постановлениями и распоряжениями Главы города:

- редактирование и оформление проектов постановлений, распоряжений, передача их управляющему делами администрации города для подписания Главой города;

- регистрация и учет принятых постановлений и распоряжений Главы города в модуле "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота;

- тиражирование и рассылка принятых постановлений и распоряжений Главы города согласно реестру, оформленному исполнителем;

- выдача копий, выписок из постановлений, распоряжений Главы города в соответствии с установленным порядком;

- справочно-информационная работа по постановлениям и распоряжениям Главы города, хранящимся в отделе;

- внесение информационных справок в оригиналы постановлений, распоряжений Главы города, Правительства и Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, хранящихся в отделе;

- учет:

и формирование перечня действующих правовых актов, принятых Главой города, внесение в него изменений;

утративших силу и отмененных нормативных актов;

- оформление и передача по запросам структурных подразделений администрации города, указаниям начальника отдела, управляющего делами администрации города электронных копий постановлений и распоряжений Главы города.

3.4. Работа по исполнению нормативных правовых и организационно-распорядительных актов Губернатора и Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы и Главы города на основании принципов ответственности, плановости, гласности и постоянства:

- организация текущего и оперативного контроля за исполнением нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов с использованием модулей "Входящая корреспонденция" и "Организационно-распорядительные документы" системы электронного документооборота;

- учет, анализ и обобщение результатов выполнения документов по существу вопроса, формам и срокам;

- подготовка вопросов по результатам реализации отдельных муниципальных актов к рассмотрению на аппаратных совещаниях Главы города;

- своевременное информирование Главы города и руководителей администрации города о состоянии выполнения контрольных документов за определенный период;

- обобщение и анализ работы структурных подразделений администрации города по работе с документами, внесение рекомендаций по устранению выявленных нарушений;

- подготовка документов для снятия с контроля Главой города.

3.5. Заверение копий документов Главы города, заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений администрации города с оригиналов, хранящихся в отделе и в структурных подразделениях администрации города согласно утвержденной номенклатуре дел.

3.6. Организационно-техническое обеспечение делопроизводства:

- разработка и изготовление всех видов бланков в аппарате администрации города, визитных и других карточек, табличек на кабинеты, телефонных справочников и других материалов, сопутствующих организации делопроизводства в администрации города;

- учет печатно-бланочной продукции, печатей, штампов и контроль за их использованием и хранением;

- организация изготовления, копирования и оперативного тиражирования документов;

- выполнение оперативных работ и поручений, связанных с изготовлением специальной полиграфической продукции, брошюровочно-переплетными работами малотиражных и малообъемных изданий.

3.7. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы города, писем по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.8. Разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела.

3.9. Рассмотрение писем, обращений граждан, организаций по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.10. Участие в организационных мероприятиях администрации города.

IV. Права отдела

В соответствии с возложенными на отдел задачами и для осуществления своих функций отдел имеет право:

- контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений администрации города выполнения установленных правил работы с документами в администрации города;

- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации города сведения об исполнении документов, материалы, необходимые для осуществления задач и функций, возложенных на отдел;

- проверять состояние делопроизводства и организации работы по контролю за исполнением документов в департаментах, управлениях и отделах администрации города и доводить итоги проверок до руководства структурных подразделений администрации города, управляющего делами администрации города для принятия соответствующих мер;

- вносить предложения руководству администрации города о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц в случае грубого нарушения установленных правил работы с документами;

- возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации города для доработки проекты постановлений и распоряжений Главы города, служебную корреспонденцию, оформленные с нарушением установленных требований;

- подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

- информировать управляющего делами администрации города о состоянии подготовки проектов постановлений, распоряжений и писем Главы города, вносить предложения по улучшению их подготовки.

V. Организация деятельности отдела

5.1. Положение об отделе, должностная инструкция начальника отдела утверждаются Главой города.

Должностные инструкции работников отдела младших, старших и ведущих групп должностей муниципальной службы и должностные инструкции работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации города, утверждаются управляющим делами администрации города.

5.2. Руководителем отдела является начальник отдела, назначаемый и освобождаемый от должности распоряжением Главы города по представлению управляющего делами администрации города.

5.3. Начальник отдела руководит деятельностью отдела, несет персональную ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, устанавливает степень ответственности работников отдела.

5.4. Отдел формируется из муниципальных служащих, на которых распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, установленные нормативными актами, действующим законодательством о муниципальной службе; и работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности администрации города.

5.5. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных Положением, отдел взаимодействует:

5.5.1. Со всеми структурными подразделениями администрации города по вопросам:

- оформления проектов нормативных актов, писем Главы города, проектов приказов руководителей структурных подразделений администрации города;

- ведения делопроизводства;

- организации контроля и проверки исполнения документов;

- подготовки и представления документов;

- передачи входящей и исходящей корреспонденции, внутренней документации;

- получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию, размножению;

- заверения копий документов Главы города, заместителей Главы города, руководителей структурных подразделений администрации города с оригиналов, хранящихся в отделе и структурных подразделениях администрации города согласно утвержденной номенклатуре дел.

5.5.2. С управлением по информационным ресурсам администрации города по вопросам:

- передачи правовых актов, организационно - распорядительных документов Главы города для опубликования в открытых информационных системах;

- обеспечения оргтехникой и расходными материалами;

- создания, эксплуатации и совершенствования регистрационно-учетных и информационно-поисковых систем работы с документами;

- разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники.

5.5.3. С юридическим управлением администрации города по правовым вопросам, связанным с подготовкой:

- нормативных правовых актов, организационно - распорядительных документов Главы города;

- перечня действующих нормативных правовых актов Главы города;

- ответов на запросы организаций, граждан города.

5.5.4. С прокуратурой города по предоставлению сведений и копий действующих правовых актов Главы города.

VI. Ответственность

6.1. Отдел несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него задач и функций:

- за невыполнение требований Инструкции по делопроизводству в администрации города;

- за несохранение в тайне служебной или иной конфиденциальной информации;

- за несоблюдение норм, правил и инструкций по охране труда и выполнение правил противопожарной безопасности, состояние трудовой дисциплины;

- за неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

6.2. Руководитель отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач. Степень ответственности работников отдела определяется должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.