Приложение. Порядок оформления карточки, листа согласования и изменения организационно-распорядительного документа (ОРД) в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города

Приложение
к распоряжению
главы муниципального образования
город Нижневартовск
от 21 мая 2008 г. N 860-р

Порядок оформления карточки, листа согласования и изменения
организационно-распорядительного документа (ОРД) в системе электронного
документооборота и делопроизводства в администрации города

I. Создание карточки ОРД

Процесс создания организационно-распорядительного документа (ОРД) начинается с создания карточки документа. В базе данных ОРД создаем новый документ. Новый документ можно создавать двумя способами - "пустой" или "по шаблону".

"Рис.1. Создание карточки нового ОРД - документа"

При создании документа по шаблону необходимо выбрать нужный шаблон из списка готовых шаблонов.

"Рис.2. Выбор нужного шаблона"

При выборе шаблона документа в нем заполнены все необходимые поля, включая закладку "Рассылка".

"Рис.3. Открытие шаблона ОРД - документа"

Новые шаблоны создаются пользователем, если предполагается введение большого количества документов ОРД с одинаковыми значениями заполняемых полей и закладок.

"Рис.4. Создание нового шаблона ОРД - документа"

При создании нового шаблона ему присваивается имя, заполняются все необходимые поля и закладка "Рассылка". Сохраняется новый шаблон зеленой галочкой

"Рис.5. Заполнение полей нового шаблона"

Аналогичные поля заполняются и при создании ОРД-документа без шаблона (вкладка "Пустой").

"Рис.6. Создание нового ОРД - документа по вкладке "Пустой"

"Рис.7. Заполнение полей карточки документа"

1.1 Вид документа. Из раскрывающегося списка выбирается вид создаваемого документа - распоряжение или постановление Главы города. По умолчанию при создании нового документа формируется распоряжение Главы города. Поле обязательно к заполнению.

1.2. Тип документа. Из раскрывающегося списка выбирается тип - организационно-распорядительный или нормативно-правовой. Поле не обязательно к заполнению.

1.3. Тематика. По кнопке "Выбрать" выбирается нужное значение поля. Поле не обязательно к заполнению, но при его заполнении по выбранному значению можно сформировать статистику по документам. Если нужно, можно вводить дополнительные значения тематики документа.

1.4. Заголовок. Поле заполняется либо значением по кнопке "Выбрать", либо вручную. Текст заголовка должен раскрывать тему документа и обеспечивать визуальный поиск документа в базе. Поле обязательно к заполнению.

1.5. Подпись. Из списка выбирается Глава города.

1.6. Исполнитель. Из списка выбирается сотрудник, подготовивший документ и руководитель структурного подразделения, подготовившего документ. Поле обязательно к заполнению.

1.7. Кем подготовлен документ. По кнопке "Выбрать из СО" выбирается структурное подразделение, подготовившее документ. Поле обязательно к заполнению.

1.8. Место регистрации. Заполняется автоматически.

1.9. Дата документа. Заполняется автоматически текущей датой. При необходимости дата выбирается по календарю. Поле обязательно к заполнению.

1.10. Количество. Количество экземпляров, листов, приложений заполняется вручную сотрудником, подготовившим документ. Поле не обязательно к заполнению.

Далее, в строке "меню" выбираем пункт "Содержание".

"Рис.8. Внесение содержания документа в карточку ОРД"

Далее, нужно поставить курсор в поле "Файлы"

"Рис.9. Внесение содержания документа в карточку ОРД"

Только после этого становится доступна кнопка "Скрепка", позволяющая прикрепить файл или файлы, составляющие содержание документа.

"Рис.10. Кнопка "Скрепка"

"Рис.11. Выбор и прикрепление нужного файла"

"Рис.12. В содержание документа вложен файл "План 2кв 2008"

Зеленой галочкой сохраняем созданную карточку документа.

II. Заполнение списка рассылки

После внесения содержания и сохранения карточки документа нужно заполнить список рассылки.

"Рис.13. Заполнение списка рассылки документа"

Список рассылки - это перечень руководителей структурных подразделений администрации города и сторонних организаций, которым документ будет отписан в бумажном виде и предоставлен доступ в системе электронного документооборота после присвоения документу регистрационного номера.

Рассылка может формироваться двумя способами:

- набор вручную;

- выбор из существующих списков рассылки.

2.1. Формирование рассылки вручную.

При формировании рассылки вручную нужно выбрать пункт "Набор" и нажать кнопку "Выбрать".

"Рис.14. Заполнение списка рассылки набором"

Откроется диалоговое окно, в котором кнопкой "Добавить" создается список руководителей структурных подразделений администрации города, включенных в список рассылки.

"Рис.15. Добавление сотрудников в список рассылки"

"Рис.16. Выбор сотрудников в список рассылки"

Важно! При формировании списка рассылки обязательно включить в него руководителя структурного подразделения администрации города, подготовившего документ и заместителя Главы города, курирующего структурное подразделение администрации города.

При необходимости, можно включить в список рассылки руководителей сторонних организаций. Для этого при создании списка рассылки набором нужно нажать кнопку "Из другой организации".

"Рис.17. Выбор сотрудников из другой организации"

В появившемся окне нажимаем кнопку "Поиск" (рис.18). В строке "Запрос" вводим ключевое слово в названии организации, например, администрация. В строке "Результат" появляются все организации, в названии которых присутствует слово "администрация". Выбираем нужную организацию и нажимаем кнопку "OK" (рис.19).

"Рис.18. Поиск организации"

"Рис.19. Выбор организации"

После выбора нужной организации раскрывается список сотрудников. Помечаем галочкой необходимого сотрудника и нажимаем "OK".

"Рис.20. Выбор сотрудника"

Если нужной организации нет в списке, то нужно ввести её заново.

"Рис.21. Ввод новой организации"

Вводится полное и краткое название организации, необходимые реквизиты (если известны), фамилия, имя, отчество сотрудника.

"Рис.22. Заполнение реквизитов новой организации"

"Рис.23. Ввод сотрудника в новую организацию"

После внесения всех реквизитов, необходимых для создания новой организации, нужно вернуться в карточку документа, нажав кнопку "Вернуться" (рис.24). В итоге мы возвращаемся в карточку документа, чтобы начать процесс согласования (рис.25).

"Рис.24. Возврат в карточку документа"

"Рис.25. Карточка документа после задания списка рассылки"

2.2. Формирование рассылки из списка.

Второй способ формирования рассылки - это выбор из существующих списков рассылки. Для этого нужно выбрать пункт "Из списка" и нажать кнопку "Выбрать".

"Рис.26. Формирование рассылки из списка"

"Рис.27. Выбор нужного списка рассылки"

Существует более 20 сформированных списков рассылки с соответствующими названиями.

"Рис.28. Выбор нужного списка рассылки"

Выбираем нужный список. Открывается перечень организаций, из которого можно добавить нужные.

"Рис.29. Добавление в список рассылки нужных организаций"

После формирования необходимого списка рассылки, при необходимости, устанавливаются связи между документами.

"Рис.30. Сформированный список рассылки"

Формирование необходимого списка рассылки осуществляется самим пользователем (в базе данных "Рассылка") или администратором системы по требованию пользователя.

После задания списка рассылки для сохранения созданной карточки ОРД нужно нажать зеленую галочку. Созданная карточка сохраняется и доступна в папках "ОРД", "Проекты", "По оператору".

III. Связи

На закладке "Связи" добавляем связь с другими документами.

"Рис.31. Добавление связей"

Выбираем вид связанных документов и тип связи между документами.

"Рис.32. Определение типа связи

Выбираем связанные документы"

"Рис.33. Выбор связанных документов"

"Рис.34. Установленные связи"

IV. Согласование ОРД

Согласование ОРД - документа проводится обязательно.

Обязательный список руководителей, согласующих ОРД - документ:

Гульянц И.И. - первый заместитель Главы города.

Яковлева Т.И. - заместитель Главы города, директор департамента финансов.

Трифонов Д.Н. - заместитель Главы города, директор департамента жилищно-коммунального хозяйства.

Бадина А.А. - заместитель Главы города по экономике.

Оголев В.К. - заместитель Главы города по строительству.

Ниязов И.К. - заместитель Главы города по социальной и молодежной политике.

Воронова Т.В. - управляющий делами администрации города.

Симанович Г.И. - начальник юридического управления администрации города.

Важно! При необходимости согласования документа с:

- начальником управления по вопросам муниципальной службы и кадров администрации города;

- начальником управления по информационной политике администрации города

эти руководители добавляются в список согласующих.

Возможно согласование документа двумя способами - стандартное и по шаблону.

"Рис.35. Согласование документа"

4.1. Стандартное согласование документа.

При стандартном согласовании инициатор выбирает участников согласования вручную (рис.32).

"Рис.36. Стандартное согласование"

При нажатой кнопке "+-" участники согласования выбираются из списка.

"Рис.37. Выбор списка участников согласования"

При нажатой кнопке "из списка" выбирается нужный список с выбранными участниками согласования.

"Рис.38. Выбор списка согласования"

Существует список "согласование (Обязательное)", в который внесены необходимые участники согласования - заместители Главы города и управляющий делами администрации города.

"Рис.39. Выбор списка "Согласование (обязательное)"

Нужный пользователю список согласования формируется пользователем в базе данных "Согласование" или администратором системы по требованию пользователя.

После формирования списка согласования нужно начать процесс согласования.

"Рис.40. Начало процесса согласования"

4.2. Согласование по шаблону.

При согласовании документа по шаблону список согласующих задан в шаблоне.

"Рис.41. Согласование документа по шаблону"

Выбирается нужный шаблон из списка существующих шаблонов.

"Рис.42. Выбор нужного шаблона согласования"

Список согласующих формируется автоматически из выбранного шаблона, после этого можно начать процесс согласования.

"Рис.43. Сформированный из шаблона список согласования"

Важно! При необходимости, заместители Главы города (помощники) организуют процесс согласования среди курируемых подразделений самостоятельно!

Необходимый шаблон создается пользователем самостоятельно в базе данных "ОРД" или администратором системы по требованию пользователя.

"Рис.44. Создание шаблона согласования"

Результаты согласования пользователь может увидеть в базе данных "Согласование" (по авторам).

"Рис.45. Результаты согласования документа"

V. Внесение изменений в проект ОРД - документа

В процессе согласования документа часто возникает необходимость внесения в него изменений.

Приостановление процесса согласования.

В базе данных "Согласование" - "По авторам" находим нужный проект ОРД - документа и открываем лист согласования.

"Рис.46. Открытие листа согласования документа в базе данных "Согласование"

Нажимаем кнопку "Приостановить процесс".

"Рис.47. Приостановление процесса согласования"

5.1. Внесение изменений в документ. После приостановления процесса согласования нажимаем кнопку "Документ".

"Рис.48. Редактирование документа"

Затем правой кнопкой нажимаем на содержание документа. Открывается контекстное меню, в котором для внесения изменений можно:

- нажать кнопку "Изменить" и внести изменения в документ;

- нажать кнопку "Удалить" и удалить старую версию документа, затем прикрепить новый документ.

Для сохранения сделанных изменений нажимаем "зеленую галочку".

"Рис.49. Сохранение внесенных изменений"

5.1. Продолжение процесса согласования.

После внесенных изменений нужно продолжить процесс согласования.

"Рис.50. Продолжение процесса согласования"

Участники согласования могут увидеть измененный документ в базе данных "Согласование" в представлении "По визирующим".

"Рис.51. Открытие листа согласования измененного документа"

Важно! Новую редакцию документа (с изменениями) нужно открывать по кнопке "Документ", а не на вкладке "Файл" (там хранится первоначальная версия содержания документа).

"Рис.52. Открытие измененного содержания документа"

Процесс согласования завершается в двух случаях:

- автоматически, когда все участники согласования поставили свою визу;

- принудительно, когда инициатор согласования прекращает процесс согласования.

"Рис.53. Прекращение инициатором процесса согласования"

После завершения процесса согласования, убедившись, что в содержании прикреплена последняя редакция документа, карточку документа нужно направить на подпись.

"Рис.54. Направление на подпись карточки документа"

Важно! После подписания документа изменения вносить нельзя.