Раздел 2. Прием и регистрация письменных обращений граждан

Раздел 2. Прием и регистрация письменных обращений граждан

2.1. Регистрация обращений граждан осуществляется в отдел организационной и контрольной работы администрации района (далее - общий отдел) в течение трех дней с момента их поступления.

2.2. Письменные обращения могут быть доставлены лично, через представителей, почтовым отправлением, по факсимильной связи на официальные номера для приема письменных обращений в отделе организационной и контрольной работы, в электронном виде по электронной почте и на официальный веб-сайт администрации района по адресам, указанным в приложении 3 к настоящему Регламенту.

2.3. Поступившие в отдел организационной и контрольной работы письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, передаются для регистрации сотруднику, ответственному за работу с обращениями граждан, за исключением документов и материалов граждан (исковые заявления, заявления, жалобы, отзывы), направленных в порядке судебного разбирательства.

2.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан, принимаются в отделе организационной и контрольной работы или должностными лицами, ответственными за прием обращений, в том числе при осуществлении личного приема гражданина. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается уведомление о получении письменного обращения. Примерная форма уведомления о получении письменного обращения приводится в приложении 4 к настоящему Регламенту.

2.5. Регистрация письменных обращений производится путем присвоения порядкового номера каждому поступившему документу. На лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.6. Письменное обращение, подписанное двумя и более гражданами, считается коллективным. Коллективными являются также обращения, посту-

пившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов. Общее число граждан, подписавших обращение, указывается в аннотации обращения.

2.7. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность (паспорт, свидетельство, удостоверения и другие документы), с них снимаются копии, оригиналы возвращаются непосредственно гражданину или отправляются заказным письмом по указанному в обращении адресу.

Если гражданин к обращению приложил конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты, то конверты используются для отправления ответа гражданину. Неиспользованные чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.

2.8. Сотрудник отдела организационной и контрольной работы прочитывает обращение, проверяет правильность адресования корреспонденции, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет тематику и тип вопросов, проверяет историю обращения гражданина на предмет повторности, при необходимости, сопоставляет с находящейся в архиве перепиской, регистрирует обращение в журнале регистрации письменных обращений граждан по форме согласно приложению 5 к настоящему Регламенту и заносит информацию об обращении в электронную базу данных обращений с присвоением регистрационного номера. Аннотация должна быть четкой, краткой и отражать содержание вопросов, поставленных в обращении.

2.9. Если обращение поступило повторно, к поступившему обращению приобщаются копии материалов по предыдущему обращению.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если ранее обращение было рассмотрено и гражданину направлен ответ.

2.10. При поступлении дубликата обращения делается отметка о его поступлении. Дубликаты приобщаются к предыдущему обращению с уведомлением автора о результатах их рассмотрения. Если дубликат поступил после рассмотрения основного обращения, то не позднее 10-дневного срока с момента поступления, отдел организационной и контрольной работы направляет копию ответа с сопроводительным письмом, в котором указывается дата и исходящий номер ранее направленного ответа.

2.11. На карточках обращений с поручениями о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". На карточках обращений с поручениями, поступившими от Губернатора, из Правительства автономного округа, федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), проставляется штамп "Особый контроль". В случае, если в поручении указан сокращенный срок рассмотрения обращения, на карточках обращений проставляется штамп "Контроль - срок ________" с указанием срока исполнения (рассмотрения). Образцы штампов приводятся в приложении 6 к настоящему Регламенту.

2.12. Обращения граждан, ошибочно поступившие, направляются отделом организационной и контрольной работы администрации района по указанному в обращении адресу с сопроводительным письмом, с последующим информированием гражданина.