Приложение 3. Рекомендации по подготовке и оформлению проектов постановлений и распоряжений

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Ханты-Мансийского района

Рекомендации по подготовке и оформлению проектов постановлений
и распоряжений

1. Глава района издает постановления и распоряжения (далее - акты).

Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основанных направлений плана экономического и социального развития, бюджета и т.д.

Распоряжения принимаются по вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий, частным вопросам.

2. Проект акта должен содержать следующие реквизиты:

титул (Ханты-Мансийский автономный округ - Югра), муниципальное образование Ханты-Мансийский район, администрация Ханты - Мансийского района;

наименование акта (постановление, распоряжение);

дата, номер;

заголовок к тексту акта;

текст акта;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которым будет подписан акт);

отметка об исполнителе;

визы согласования.

3. Каждый акт должен иметь предельно краткий заголовок, исключение составляют небольшие по объему распоряжения, которые печатаются на малом бланке (формат А5). Заголовок раскрывает содержание акта, начинается предлогами "О и об" отвечает на вопрос ''О чем?'', ответствующий его содержанию. Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

4. Текст постановления, распоряжения должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим законодательству Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, решениям Думы Ханты - Мансийского района.

4.1. Текст постановления, расположения делится на 2 части: констатирующую и постановляющую.

4.2. В констатирующей части постановления, расположения освещаются мотивы и цели их издания. Она должна быть, как правило, значительно меньше постановляющей части (в случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту в виде справки). Максимальное ограничение объема констатирующей части постановления (распоряжения) обеспечивается объединением ее с началом решающей части. Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении, которое соединяет в себе как констатирующую часть (целиком), так и постановляющую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа "В целях_", " В связи с тем, что_", " Во исполнение_", " В соответствии_".

4.3. В расположении может употребляться комплексная констатирующая часть, мотивировочная ( "В целях_", "В связи с тем, что_" ), ссылочная ("В соответствии с_", "Во исполнение_").

4.4. Если содержание акта не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер, и потому не требующих особых пояснений.

4.5. Переход от констатирующей части к постановляющей происходит путем постановки двоеточия:

Например: В целях_: 1. Предложить_

Или может быть использована неопределенная форма глагола, после которой не ставится двоеточие.

Например: " В целях_ предложить_ ".

5. Если постановление, распоряжение принимается на основании акта вышестоящего органа, то в констатирующей части должна быть указана дата, номер и название этого акта, а в необходимых случаях - содержание соответствующих разделов или всего акта.

6. Постановляющая часть подразделяется на составные части, которые называются пунктами ( знак параграфа не используется).

6.1. Пункты номеруются только арабскими цифрами.

6.2. Пункты должны быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1.1, 1.2, или абзацы подпунктов без их нумерации.

6.3. Если документ содержит один пункт, то он не нумеруется. Каждый пункт документа (если пункты нумеруются) начинается с большой буквы и заканчивается точкой.

6.4. Если же подпункты не нумеруется, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы.

Заканчивается подпункт (кроме последнего) точкой с запятой.

6.5. Постановляющая (распорядительная) часть документа должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информаций, отчетов о их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

6.6. Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

6.7. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

6.8. Распорядительная часть акта излагается в повелительной форме. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

6.9. В качестве исполнителей указываются органы администрации района или организации.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Если поручение дается какому-то ни было управлению, комитету, отделу и указывается фамилия (Ф.И.О.) руководителя, то она пишется в скобках в именительном падеже (Иванов И.И.).

Если же поручение дается непосредственно начальнику управления, комитета, отдела, то Ф.И.О. пишутся без скобок в дательном падеже - Иванову И.И.

6.10. Содержание пунктов актов должно быть конкретным.

Должны быть указаны исполнители и сроки исполнения.

Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме "Установить_", "Утвердить_".

6.11. В постановлениях, распоряжениях названия предприятий, организаций приводятся полностью - в строгом соответствии с их официальным наименованием.

6.12. Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых.

6.13. Если в пунктах акта предложения начинаются с числа, то число пишется прописью.

6.14. Если пункт акта начинается с общепринятой аббревиатуры названия организации, учреждения и т.д., то в этом случае название учреждения, организации пишется полностью.

Например: "1. Открытому акционерному обществу "Юганскнефтегаз"_".

7. Составной частью документа (постановления, распоряжения) может быть приложение.

7.1. Приложение должно иметь заголовок, идентичный его названию в тексте акта.

7.2. В правом верхнем углу должна быть ссылка на принадлежность приложения данному документу.

7.3. Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, знак N при этом не ставится.

Например: "Приложение 2".

7.4. Ссылка на приложение в тексте акта делается путем постановки термина "согласно приложению", "прилагается", если приложений несколько, то "согласно приложениям 1- 4".

8. Акт подписывается главой района или в его отсутствие - лицом, и.о. главы района. При этом должна быть указана фамилия и должность именно того лица, которое подписало проект акта (черта и слово "за" не употребляются).

9. На обратной стороне акта следуют согласования заинтересованных лиц и служб (подпись лиц, согласовавших документ, расшифровка подписи и дата согласования) с обязательным визированием заместителем главы района по организации профилактики правонарушений на предмет коррупциогенности.

На листе согласования указывается, по какому вопросу производится согласование, кто и когда согласовал, замечания.

10. К проектам прикладываются:

документы, являющиеся основанием издания данного проекта;

пояснительная записка - к проекту нормативного правового акта;

указатель рассылки, который заполняется исполнителем.

Схема проектов актов прилагается.

Схема

к приложению 3

к Инструкции по делопроизводству

в администрации Ханты-Мансийского района

Ханты-Мансийский автономный округ - Югра
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
Ханты-Мансийский район

АДМИНИСТРАЦИЯ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от                                                                       N

г. Ханты-Мансийск

Заголовок (о чем?)

Преамбула (констатирующая часть - изложение целей, мотивов, оснований для принятия документа, его законодательная основа; составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых случаях может отсутствовать).

"В целях_", "В связи с тем, что_", "Во исполнение_", "В соответствии_", "На основании_":

Постановляющая (решающая) часть - что сделать, кому сделать, когда сделать

1. Что? Кому? Сделать?

2. (выполнить, обеспечить, утвердить, рекомендовать, создать, поручить,

3. Установить, выделить_ ) и т. д.

4. При необходимости заключительный пункт оговаривает вопросы контроля за выполнением документа:

Постановления (распоряжения)

(Если необходимо)

Приложение 1 (2, 3)

к постановлению (распоряжению)

администрации Ханты-Мансийского района

от ________________ N _______________

Название _______________

Текст