Раздел 6. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

Раздел 6. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

6.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установленной форме: текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатаются без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

6.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем органа администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

6.3. Подписанные письмо и телеграмма передаются для регистрации и отправки в общий отдел администрации района, где им присваивается исходящий номер.

6.4. Законвертованная в общем отделе исходящая корреспонденция отправляется адресатам почтой, срочная - исполнителями факсимильной связью.

6.5. Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки остается в общем отделе администрации района.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

6.6. Порядок оформления писем и телеграмм, отправки исходящих документов в структурных органах администрации района - аналогичный.