Раздел 15. Организация оперативного хранения документов

Раздел 15. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов администрации района и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем передаются согласно графику, утвержденному управляющим делами администрации района, в архивный отдел.

Выдача дел работникам органов администрации района для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование работникам органов администрации района на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Работники администрации района, органов администрации района несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителей органов администрации района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.