Раздел 13. Порядок формирования дел

Раздел 13. Порядок формирования дел

Формирование дел - группировка исполненных документов, оформленных в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в органах администрации района лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

включать в дело по одному экземпляру документа;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, документов учебных заведений и др.;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие по датам поступления, исходящие по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. При утверждении в качестве самостоятельного документа их группируют в отдельные дела;

документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение, перемещение, командировки и т.д.) группируются в отдельные дела;

протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы администрации района и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.