Раздел 12. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Раздел 12. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел - один из основных видов работы, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения, использования в качестве основы для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, органах администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 6).

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органов администрации района.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, в том числе дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в органе администрации района, рассматривается эксперт-ной комиссией, согласовывается с архивным отделом, подписывается руководителем органа администрации и представляется в общий отдел администрации района.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в общий отдел администрации района.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положениями об организации и подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности органа администрации района, их виды, состав и содержание.

Сводная номенклатура дел администрации района составляется общим отделом по установленной форме на основании номенклатур дел органов администрации района, при методической помощи архивного отдела.

Сводная номенклатура дел администрации района рассматривается на заседании экспертной комиссии администрации района, утверждается главой района.

Сводная номенклатура дел администрации района, номенклатуры дел органов администрации района представляются один раз в 5 лет на согласование в ЭПМК Управления по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее ЭПМК), а также после каждого изменения структуры или функций администрации района и органов администрации района.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения структуры администрации района в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных органов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения подразделения администрации района или органа администрации района и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения или органа администрации района, 05 - порядковый номер по номенклатуре. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав находящихся в нем документов.

Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, подразделений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела, указание на копийность.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя органа администрации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру дел заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПМК по представлению архивного отдела администрации района и экспертной комиссии органа администрации района.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив, в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются архивному отделу администрации района, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.