Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию района, принимается и регистрируется в общем отделе.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации района, принимается и регистрируется в этих органах.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе, другой приобщается к документу, третий посылается отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.3. В общем отделе документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных, проставляется штамп установленного образца (штрих - код) в нижней правой части листа входящего документа. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.4. Зарегистрированные в общем отделе служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Отправка документов производится через общий отдел, кроме особых случаев по усмотрению руководства.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.5. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники органов администрации района руководствуются следующим:

запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего органа.

2.5.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации района, осуществляется руководителями этих органов.