Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления документов в органах администрации района

Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления и оформления документов в органах администрации района

3.1. Органы администрации района самостоятельно ведут прием и учет поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками органов администрации, подлежат обязательной регистрации.

3.2. Зарегистрированные документы передаются руководству органа администрации и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного органа администрации в другой производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями органов с соответствующим оформлением переадресования.

3.4. При составлении и оформлении документов работники органов администрации района руководствуются следующими основными требованиями:

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между органами администрации район бланк может не использоваться;

цветные гербовые бланки подлежат учету. Учет ведется в общем отделе администрации района раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале;

для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.

Отправляемому документу присваивается исходящий номер и указывается дата.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа (при необходимости с указателем рассылки) помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

в документах - ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указываются должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего органа администрации района, комиссии с обязательной визой должностного лица;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;

на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя пара-ми арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 октября 2008 г. следует оформлять: 05.10.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

05 октября 2008 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.10.05.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Департамент
государственной собственности
Ханты-Мансийского автономного
округа - Югры
Управление государственной собственности

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными).

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Начальнику Управления

делопроизводства

Администрации Губернатора

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

А.А. Ивановой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам

сельских поселений

Ханты-Мансийского района

При направлении документа в орган администрации района, подразделение Администрации автономного округа или организацию их наименование пишут в именительном падеже, например:

Департамент

имущественных, земельных

отношений и природопользования

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Петровой А.А.

ул. Мира, д.7, кв.4,

п. Горноправдинск,

Ханты-Мансийский район,

628520

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большему числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: приложение к N __от __________ 2009).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному докум