Приложение. Положение об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района

Приложение
к постановлению администрации
Ханты-Мансийского района
от 3 сентября 2009 г. N 115

Положение
об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов,
подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального
служащего администрации Ханты-Мансийского района

1. Общие положения

Настоящее Положение устанавливает форму и порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района (далее - Положение) в соответствии с нормами Федерального закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", требованиями Указа Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановления Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 26.03.2008 N 33 "Об установлении формы и порядка ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственного гражданского служащего Ханты-Мансийского автономного округа - Югры".

2. Форма, порядок ведения личного дела

Учет и хранение документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего администрации Ханты-Мансийского района (далее - муниципального служащего администрации района), осуществляется в индивидуально сформированном личном деле, состоящем из специальной картонной папки, на лицевой стороне которой размещается обложка личного дела по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению, внутри папки первоначально располагается опись документов, впоследствии размещаются документы, имеющие отношение к лицу, в отношении которого заведено личное дело, конечным листом материалов личного дела муниципального служащего является лист ознакомления, свидетельствующий об ознакомлении с расположенными в нем материалами (документами).

3. Форма учета документов

3.1. Для учета документов, имеющихся в личном деле муниципального служащего администрации района, составляется опись по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. В описи каждый документ, приобщенный к личному делу муниципального служащего (далее - личное дело), записывается отдельно с указанием его наименования, даты включения документа в личное дело, количества листов, при необходимости вносится запись об изъятии документа из личного дела с одновременным отражением инициалов, должности изымающего, а также причины изъятия. Опись подписывается ответственным лицом отдела кадров и муниципальной службы администрации Ханты-Мансийского района (далее - отдел кадров и муниципальной службы администрации района) с указанием расшифровки подписи.

3.2. К личному делу прилагается лист ознакомления муниципального служащего с документами личного дела по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

3.3. Учет личных дел осуществляется в журнале регистрации личных дел служащих администрации Ханты-Мансийского района по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению. Журнал регистрации личных дел ведется ответственными лицами отдела кадров и муниципальной службы администрации Ханты-Мансийского района (далее - администрации района), уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных муниципального служащего. Количество номеров в журнале учета личных дел должно соответствовать количеству имеющихся личных дел.

4. Порядок ведения документов

4.1. Документы, подтверждающие профессиональную служебную деятельность муниципального служащего, приобщаются в его личное дело.

В личное дело приобщается по одному экземпляру каждого документа.

4.2. Документы в личном деле муниципального служащего располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, приобщенных к личному делу муниципального служащего, все его листы, кроме описи и листа ознакомления с личным делом, нумеруются. Цифры проставляются в правом верхнем углу документа.

4.4. Копии документов, приобщаемых к личному делу муниципального служащего, заверяются соответствующим штампом (печатью) и подписью ответственного лица отдела кадров и муниципальной службы администрации района.

4.5. Ведение личных дел, документов осуществляется ответственным лицом отдела кадров и муниципальной службы администрации района.

5. Учет и хранение документов

5.1. Перечень документов, размещаемых в личном деле, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего, применимый к муниципальной службе в соответствии с пунктом 4 статьи 30 Федерального закона Российской Федерации от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", должен соответствовать перечню документов, предусмотренных пунктом 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

5.2. Учет и хранение документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность муниципального служащего, осуществляет отдел кадров и муниципальной службы администрации района.

5.3. Для хранения личных дел муниципальных служащих используется специально отведенный кабинет (помещение), в том числе размещаемый в нем шкаф (сейф), оборудованный запорным устройством, ограничивающий доступ посторонних лиц.

5.4. При переводе муниципального служащего на должность муниципальной службы в другой орган администрации района, а также в государственные органы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, других субъектов Российской Федерации (увольнении муниципального служащего с муниципальной службы) его личное дело передается в другой орган администрации района, государственные органы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, других субъектов Российской Федерации (хранится в кадровой службе), о чем делается отметка в журнале учета личных дел. Освободившийся номер личного дела присваивается личному делу вновь принятого на должность муниципальной службы.

5.5. Личные дела муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, хранятся в отделе кадров и муниципальной службы администрации района в течение 10 (десяти) лет, после чего передаются на архивное хранение в архив администраций района.