Приложение. Инструкция по делопроизводству в администрации города

Информация об изменениях:

Постановлением администрации муниципального образования г. Нижневартовск от 25 октября 2013 г. N 2222 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению
администрации муниципального образования
города Нижневартовск
от 1 сентября 2009 г. N 1187

Инструкция по делопроизводству в администрации города

С изменениями и дополнениями от:

25 сентября 2012 г., 25 октября 2013 г.

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города (далее - Инструкция) разработана в соответствии с пунктом 4.4 Регламента работы администрации города Нижневартовска, утвержденного постановлением Главы города от 29.09.2008 N 1368 "О Регламенте работы администрации города Нижневартовска" (с изменениями от 19.06.2009 N 864), Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и правовыми актами главы администрации города.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Инструкция устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с документами в администрации города и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.

Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "Для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями.

1.4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений администрации города (далее - структурные подразделения). Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации в соответствии с действующим законодательством. В случае утраты документов немедленно докладывают об этом руководителю структурного подразделения.

Инструкция является нормативным документом, устанавливающим порядок документационного обеспечения руководства в процессе осуществления управленческих функций администрации города.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на управление делами (далее - управление делами).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов и их сохранность в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений, у заместителей главы администрации города - на специалистов управления по обеспечению работы руководства администрации города.

1.7. Руководитель структурного подразделения определяет лицо, ответственное за ведение делопроизводства в своем структурном подразделении, которое обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами. Обязанности и права такого работника определяются должностной инструкцией.

1.8. При уходе лица, ответственного за ведение делопроизводства, в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.9. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.10. Передача документов администрации города или их копий сторонним организациям производится только с разрешения управляющего делами администрации города по письменному запросу.

Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется пресс-службой администрации города по согласованию с управляющим делами администрации города в соответствии с их компетенцией.

1.11. В администрации города устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:

- в управлении делами осуществляется редактирование, оформление, регистрация, рассылка правовых актов главы администрации города, их хранение; контроль и анализ деятельности по исполнению правовых актов главы администрации города;

- в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города (далее - управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц) осуществляется прием и регистрация документов, обращений граждан, организаций, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступающих в администрацию города, главе администрации города, первому заместителю главы администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города; отправка исходящих документов; информационно-справочная работа по прохождению документов, рассмотрению обращений граждан, организаций, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

- в юридическом управлении администрации города ведется работа по рассылке проектов законов, поступающих главе администрации города, администрации города, в структурные подразделения администрации города, в соответствии с их компетенцией, и иные организации (в зависимости от содержания поступающих проектов законов), по подготовке писем - ответов на запросы правоохранительных и судебных органов, Федеральной службы судебных приставов, Департамента по вопросам юстиции Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, органов прокуратуры (независимо от числа и последовательности указанных в резолюции исполнителей) и контролю за их исполнением, а также работа по учету судебных дел;

- в структурных подразделениях осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно структурным подразделениям;

- машбюро муниципального казенного учреждения "Управление материально-технического обеспечения деятельности органов местного самоуправления города Нижневартовска" (далее - машбюро) обеспечивает техническое оформление (печатание) документов, выполняет копировально-множительные работы.

1.12. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, письменных и устных обращений граждан, контроль исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами автоматизированных систем в рамках системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города (далее - СЭДД) в соответствии с Инструкцией, утвержденной распоряжением Главы города от 05.12.2006 N 1900-р "Об использовании системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города".

II. Состав управленческих документов администрации города

В состав управленческих документов администрации города включаются следующие виды документов:

2.1. Организационные документы: уставы, положения, договоры, регламенты, инструкции, правила и т.д.

2.2. Постановления и распоряжения администрации города; распоряжения и приказы руководителей структурных подразделений администрации города.

2.3. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы: служебные письма, протоколы, акты, справки, докладные записки, заявления, телеграммы, факсограммы, электронные сообщения и т.д.

2.4. Документы по личному составу: приказы (распоряжения) по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и т.д.

2.5. Иные документы: планы и графики работы, отчеты и др.

III. Требования к оформлению реквизитов документов

Реквизит - обязательный элемент, присущий определенному виду документов. При подготовке и оформлении документов в администрации города используют следующие реквизиты:

3.1. Герб города Нижневартовска

На бланках документов, подготавливаемых в администрации города, воспроизводится герб города Нижневартовска в соответствии с Уставом города, правовыми актами главы администрации города об официальном использовании герба города Нижневартовска и о порядке изготовления, использования бланков в администрации города.

3.2. Код организации

3.2.1. Код организации - автора документа проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.2.2. Код организации служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

3.3. Основной государственный регистрационный номер

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.5. Наименование организации

3.6. Наименование структурного подразделения - автора документа

3.6.1. Наименование структурного подразделения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию по утвержденной структуре администрации города, закрепленному в положении о структурном подразделении. Этот реквизит является обязательным элементом в документе.

3.6.2. Наименование структурного подразделения располагают ниже наименования администрации города.

3.6.3. В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

Например:

Администрация города Нижневартовска

Управляющий делами

3.6.4. Сокращенное наименование структурного подразделения приводят в тех случаях, когда оно закреплено в положении о структурном подразделении. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках, центрируя.

3.7. Справочные данные о структурном подразделении

3.7.1. Справочные данные о структурном подразделении включают в себя: почтовый адрес (улицу, номер дома, город, индекс предприятия связи); номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.

3.7.2. Данный реквизит используется в бланках писем.

3.8. Наименование вида документа

3.8.1. Наименование вида документа, составленного или изданного структурным подразделением, регламентируется положением о структурном подразделении и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3.8.2. Наименование документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма, оно определяется составителем документа исходя из назначения и содержания последнего и должно соответствовать виду документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.), предусмотренному ОКУД.

3.8.3. В зависимости от вида документа выбирается нужная форма изложения текста, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов.

3.9. Дата документа

3.9.1. Датой документа является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования:

а) датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их регистрации;

б) датой протокола является дата заседания (принятия решения);

в) датой акта - дата события;

г) датой документов, требующих утверждения, дата их утверждения;

д) датой справки, докладной записки - дата составления;

е) датой вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания, если иное не указано в самом документе.

3.9.2. Документы, изданные совместно несколькими организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

3.9.3. В состав даты входит указание числа, месяца, года:

а) дата документа оформляется арабскими цифрами;

б) даты необходимо писать двумя способами:

    - словесно-цифровым                       10 ноября 2009 года;

    - цифровым                                    10.11.2009;

если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ним проставляется 0, например:

2 января 2009 года следует писать - 02.01.2009

(в тексте используется один из этих способов);

в) в финансовых документах применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 апреля 2009 года;

г) при подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

3.9.4. Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением (визирование, согласование, регистрация и т.д.) в обязательном порядке датируются.

3.9.5. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

Если на бланке отмечено место даты, то она ставится в указанном месте. Если место для даты не указано - дата проставляется ниже подписи.

3.9.6. В некоторых ответственных или чрезвычайных ситуациях на документе может указываться не только дата, но и время его издания, например: 21 сентября 2009 года, 20.00 час.

3.10. Регистрационный номер документа

3.10.1. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и буквенным обозначением наименования документа. Порядковые номера присваиваются в пределах каждого вида документов в течение календарного года. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих структурных подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.10.2. Регистрации подлежат все создающиеся в администрации города документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан. Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа.

Примерный перечень видов документов, не подлежащих регистрации, содержится в приложении 1 к Инструкции.

3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражение "На ваше письмо от _____________ N _____ сообщаем...".

3.12. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Администрация города Нижневартовска", но указывается, если документ был издан в другом месте или не на бланке.

3.13. Адресат

3.13.1. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации (исходящие документы), так и на внутренних документах.

3.13.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже, например:

                                  Министерство юстиции Российской Федерации

                                  Департамент правовой информатизации

3.13.3. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                           Генеральному директору открытого

                                           акционерного общества "Агропром"

                                           В.Д. Иванову

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, должность указывается в дательном падеже.

3.13.4. При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                      Акционерное общество

                                                      "Электроцентромонтаж"

                                                      Главному бухгалтеру

                                                      В.М. Кочетову

3.13.5. При адресовании документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:

                                              Директорам муниципальных

                                          образовательных учреждений города

3.13.6. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"):

- наименование адресата;

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя в левом верхнем углу.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                     Государственное учреждение

                                     Всероссийский научно-

                                     исследовательский институт

                                     документоведения и архивного дела

                                     Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам органов государственной власти Российской Федерации и должностным лицам исполнительных органов, а также при переписке между структурными подразделениями.

3.13.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                 Образцову О.П.

                                                 Садовая ул., д. 5, кв. 12,

                                                 г. Липки, Киреевский р-н,

                                                 Тульская обл., 301264

При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии.

3.13.8. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

3.13.9. Адрес печатается в правом верхнем углу документа. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

3.14. Гриф утверждения документа

3.14.1. Утверждение - особый вид удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Документы утверждаются органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документе. В утвержденный документ не допускается вносить какие-либо исправления, дополнения без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

3.14.2. Утверждение документа производится двумя способами:

а) должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса;

б) правовым актом (постановлением, решением, приказом, протоколом) в случаях, когда требуются дополнительные предложения, разъяснения.

3.14.3. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

3.14.4. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатают прописными буквами (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты утверждения, например:

                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                глава администрации  города Нижневартовска

                                                ______________ А.А. Бадина

                                                16.01.2012

Документ может быть утвержден коллегиальным органом. Решение об утверждении документа заносится в протокол заседания.

3.14.5. При утверждении документа (инструкции, положения, правил, устава) другим документом (постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                   УТВЕРЖДЕН

                                                   решением общего собрания

                                                   акционеров

                                                   от 15.04.2009 N 14

или

                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                         приказом ВНИИДАД

                                                         от 07.05.2009 N 82

Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит.

3.14.6. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, содержится в приложении 2 к Инструкции.

3.15. Резолюция

3.15.1. Резолюция оформляется на документе соответствующим должностным лицом и содержит указание об исполнении данного документа. Резолюция включает в себя фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                                 Сидоровой О.А.

                                                 Жукову П.К.

                                                 Прошу подготовить проект

                                                 распоряжения администрации

                                                 города к 25.05.2009

                                                 Личная подпись

                                                 11.05.2009

На документе не должно быть более четырех резолюций.

3.15.2. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Основной исполнитель готовит обобщенный ответ адресату, предварительно согласовав его с другими исполнителями.

Основной исполнитель и другие исполнители вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

3.15.3. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата A6 с указанием даты и регистрационного номера документа, к которому резолюция относится.

3.16. Заголовок к тексту

3.16.1. Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, его смысловую нагрузку. Он состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

3.16.2. Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора.

3.16.3. Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии;

что? чего? (кого?), например:

Должностная инструкция главного специалиста.

3.16.4. Заголовок к тексту пишется с прописной буквы, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

К тексту документов, оформленных на бланках формата A5, заголовок допускается не указывать.

3.16.5. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточку, базу данных.

3.17. Отметка о контроле

3.17.1. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.17.2. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя.

3.18. Текст документа

3.18.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Текст документа должен быть ясным, лаконичным, терминологически точным и изложенным в официально-деловом стиле в соответствии с нормами современного русского языка. Терминология, используемая в тексте документа, должна соответствовать терминологии, установленной соответствующими законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату, но применение которых в тексте документа необходимо, должны быть даны разъяснения в скобках или в примечании. Следует избегать неоправданного употребления иноязычных слов.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может состоять из одной фразы, в первой ее части также сообщается основание или причины создания документа, во второй - решение, распоряжение или просьба. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст документа может содержать только заключительную часть (например, письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, служебные записки - оценку фактов, выводы, предложения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (при необходимости).

Документы, содержащие информацию большого объема и по различным вопросам имеющие несколько решений, выводов, можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

3.18.2. В документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка), форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу").

3.18.3. В документах коллегиальных органов (коллегия, комиссия) текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решила"). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("решили", "предлагаем").

3.18.4. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа.

3.18.5. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, заключение, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила", "в состав управления входят").

3.18.6. В распорядительных документах (приказ) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (приказываю).

3.18.7. В письмах используют следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем для сведения");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает", "управление считает возможным").

3.19. Отметка о наличии приложений

3.19.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

3.19.2. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются в отметке о наличии приложений с указанием количества листов и числа экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N):

    Приложение: 1. Протокол  собрания  учредителей  открытого  акционерного

                общества "Самотлорнефтегаз" на 5 л. в 1 экз.

                2.  Проект  плана  поэтапного ввода системы информационного

                обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

3.19.3. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, число листов не указывается:

    Приложение: в 3 экз.

или

    Приложение: Техническое  задание  на  разработку  системы  "Электронная

                канцелярия" в 2 экз.

3.19.4. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

    Приложение: Договор  от  31.03.2009  N 17 и приложения к нему, всего на

                25 л.

3.19.5. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

3.19.6. Реквизит "Отметка о наличии приложений" располагается после текста перед подписью.

3.19.7. В распорядительных документах (постановления, приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения) сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "...согласно приложению".

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием наименования вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного номера.

Например:

                                                Приложение 2 к распоряжению

                                                администрации города

                                                от 14.01.2009 N 8-р

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера (без значка N).

3.20. Подпись

3.20.1. В состав реквизита "Подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если

документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе,

оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор департамента образования

администрации города                     Личная подпись        Н.П. Коробова

или на бланке:

Директор департамента                    Личная подпись        Н.П. Коробова

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит "Подпись" располагается под текстом документа, под отметкой о наличии приложения.

3.20.2. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Проставляется его личная подпись, инициалы и фамилия.

3.20.3. Служебные документы подписываются руководителями администрации города или ее структурных подразделений.

При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Независимо от пола исполняющего обязанности руководителя наименование должности указывается в мужском роде, например:

Исполняющий обязанности

начальника управления культуры          Личная подпись         Я.В.Гребнева

3.20.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Управляющий делами

администрации города                    Личная подпись         Т.В.Воронова

Начальник управления бухгалтерского

учета и отчетности - главный бухгалтер

администрации города                    Личная подпись         Н.В.Раннева

3.20.5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

глава администрации  города Нижневартовска               Глава Нижневартовского района

Личная подпись      А.А. Бадина          Личная подпись      Б.А.Саломатин

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

3.20.6. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии              Личная подпись             А.И.Иванов

Секретарь комиссии                 Личная подпись             О.В.Алексеева

Члены комиссии:                    Личная подпись             Л.И.Петров

                                   Личная подпись             К.П.Сидоров

3.20.7. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи: председателя этого органа и секретаря. Так же подписывается протокол, например:

Председатель                       Личная подпись             С.И.Петров

Секретарь                          Личная подпись             Ю.Н.Бухаров

Фамилии членов комиссии располагают, как правило, по алфавиту.

3.20.8. Экземпляры документов (постановлений, распоряжений), в том числе копий исходящих писем, остающиеся в делах управления делами, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и черновик документа с визами согласования.

3.21. Гриф согласования документа

3.21.1. Гриф согласования документа - это реквизит документа, выражающий согласие другой организации, структурного подразделения, не являющихся авторами документов, с содержанием документа.

3.21.2. Гриф согласования включает в себя следующие элементы:

а) слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами, без кавычек;

б) полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации);

в) личную подпись;

г) расшифровку подписи, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается;

д) дату согласования, например:

    СОГЛАСОВАНО

    Первый заместитель

    главы администрации  города

    Личная подпись             И.И.Гульянц

    25.03.2009

3.21.3. Если согласование осуществляют письмом, решением, актом, протоколом или другим документом, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

после слова СОГЛАСОВАНО указывается вид документа, его дата и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол комиссии

администрации города

от 16.01.2009 N 1

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Управления

по делам архивов

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

от 15.01.2009 N 02-4/59

3.21.4. Гриф согласования может располагаться ниже реквизита "Подпись" в левом углу документа или на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.22. Визы согласования документа

3.22.1. "Виза согласования документа" - реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Не допускается отказ от визирования и внесение каких-либо исправлений.

Документ визируется его исполнителем в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество, и заинтересованными в издании документа должностными лицами.

3.22.2. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

    Начальник юридического управления администрации города

    Личная подпись                 Г.И.Симанович

    25.03.2009

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

3.22.3. Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования, при этом указывается, к какому документу этот лист относится (наименование, автор, дата, номер документа).

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

Визирование проектов постановлений и распоряжений администрации города оформляется в листе согласования.

3.22.4. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

    Замечания прилагаются

    Начальник юридического управления администрации города

    Личная подпись                 Г.И.Симанович

    25.03.2009

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.23. Оттиск печати

3.23.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности в соответствии с действующим законодательством.

3.23.2. В делопроизводстве администрации города применяются следующие виды печатей:

- гербовая с изображением Государственного герба Российской Федерации;

- гербовая с изображением герба города Нижневартовска и наименованием по ее окружности "Администрация города Нижневартовска";

- круглые печати с наименованием администрации города Нижневартовска и структурных подразделений администрации города Нижневартовска.

3.23.3. Порядок изготовления, использования, учета, хранения, выдачи и уничтожения печатей, штампов и бланков в администрации города утверждается правовым актом главы администрации города.

3.24. Отметка о заверении копии

3.24.1. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

3.24.2. Копии документов заверяются для придания им юридической силы. Администрация города или ее структурные подразделения могут выдать копии только тех документов, которые создаются в самой администрации города или ее структурных подразделениях (кроме архивного отдела).

3.24.3. Копия документа заверяется руководителем или уполномоченными должностными лицами. Начальник управления делами заверяет копии документов администрации города, хранящиеся в управлении согласно номенклатуре дел.

3.24.4. При заверении соответствия копии документа подлиннику (включая ксерокопию) ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Начальник управления делами

администрации города              Личная подпись     Л.Е.Курнева

17.03.2009

3.24.5. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий, с наименованием структурного подразделения.

3.24.6. Если документ требуется сброшюровать, то на левом поле документа делаются проколы, через которые пропускается нить, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (примерно размером 5 - 6 см) с заверительной надписью, которая затем скрепляется печатью.

                                      /-----------------------------------\

Например:                             |В данном документе прошито         |

                                      |и пронумеровано 6 (шесть) листов   |

                                      |ВЕРНО                              |

                                      |Начальник управления делами        |

                                      |           администрации города    |

                                      |                                   |

                                      |Личная               Л.Е.Курнева   |

                                      |подпись                            |

                                      |                                   |

                                      |     "__" __________ 20___ г.      |

                                      |                                   |

                                      |               М.П.                |

                                      \-----------------------------------/

3.25. Отметка об исполнителе

3.25.1. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.

3.25.2. Отметка об исполнителе проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, на 2 - 4 интервала ниже реквизита "Подпись", например:

С.К.Владимиров

24 48 30

3.25.3. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

3.26.1. Этот реквизит наносится на документ после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

3.26.2. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

на нижнем поле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую запись:

ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ.

3.26.3. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

    Сообщено по телефону 24 00 00

    С.И.Ивановой 15.04.2009

    В дело N 03-13

    Личная подпись           Р.И.Петров

    16.04.2009

    или

    Ответ направлен

    16.04.2009 N 01-13/184

    В дело N 06-18

    Личная подпись           Р.И.Петров

    20.04.2009

3.27. Отметка о поступлении документа в администрацию города и ее структурные подразделения

3.27.1. Отметка о поступлении документа в администрацию города или структурное подразделение содержит наименование организации или структурного подразделения, номер документа (индекс по номенклатуре дел и очередной порядковый номер), дату поступления документа (при необходимости - время поступления).

3.27.2. Отметка проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов.

3.27.3. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы.

IV. Виды бланков документов, их изготовление и использование

4.1. Документы администрации города оформляются на бланках установленной формы и имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

Бланки формата A3 могут применяться для оформления документов, текстовая содержательная которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета. На бумаге формата A6 допускается изготовление особых видов должностных бланков для оформления резолюций (поручений).

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги одинакового с бланком формата, цвета и качества.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь размеры полей (в мм):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Размер шрифта - 14.

Расстояние межстрочных интервалов - одинарное.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

4.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге как типографским способом, так и при помощи средств вычислительной техники.

4.3. Реквизиты на бланках могут быть расположены угловым или продольным способом.

4.4. В администрации города установлены следующие виды бланков:

- бланк "Администрация города";

- бланк письма должностного лица, если оно обладает правом подписи;

- бланк письма структурного подразделения, если его руководитель обладает правом подписи;

- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ).

Бланк "Администрация города" (подписывают два и более должностных лица), например:

глава администрации  города                              А.А.Бадина

Начальник управления бухгалтерского

учета и отчетности - главный бухгалтер

администрации города                                           Н.В.Раннева

На бланке администрации города оформляются доверенности и другие документы.

Образец бланка письма главы администрации города представлен в приложении 3 к Инструкции.

Документы, оформленные на бланках структурных подразделений администрации города, подписывают руководители структурных подразделений администрации города или лица, их замещающие по распоряжению администрации города.

Постановления и распоряжения администрации города подписывает глава администрации города или лицо, исполняющее обязанности главы администрации города. Образец бланка постановления администрации города представлен в приложении 4 к Инструкции.

4.5. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются работники администрации города, могут быть написаны на стандартном листе бумаги от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.).

4.6. Образцы бланков разрабатываются управлением делами и утверждаются управляющим делами администрации города.

4.7. Бланки письма главы администрации города, администрации города, постановлений и распоряжений администрации города не выдаются. Окончательный вариант этих документов печатается на бланках только в машбюро управление делами (далее - машбюро).

Бланки приказов структурных подразделений изготавливаются и хранятся в структурных подразделениях у ответственного за делопроизводство.

V. Подготовка и оформление проектов правовых
актов главы администрации города

5.1. Глава администрации города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Уставом города, нормативными правовыми актами Думы города, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации города.

5.2. Проекты правовых актов главы администрации города готовятся и вносятся заместителями главы администрации города, управляющим делами администрации города, руководителями структурных подразделений администрации города.

Ответственность за качество подготовки проектов, их согласование с заинтересованными лицами возлагается на должностных лиц администрации города, которые их вносят.

5.3. При подготовке проектов постановлений и распоряжений администрации города (далее - правовые акты) работники администрации города руководствуются утвержденным Регламентом работы администрации города Нижневартовска и Инструкцией.

Правовые акты главы администрации города оформляются на специальных гербовых бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты: герб города Нижневартовска, наименование органа, издающего правовой акт, название вида акта, дату, номер, заголовок к тексту, текст и подпись.

5.4. Требования к оформлению правовых актов

5.4.1. Заголовок к тексту правового акта должен быть кратким (как правило, не более 5 строк) и соответствовать его содержанию.

Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем правовой акт) и печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом.

Заголовок располагается на первом листе в левой стороне бланка.

Точка в конце заголовка не ставится.

5.4.2. Текст документа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

5.4.2.1. Изложение правового акта должно быть кратким, точным, последовательным, объективным по содержанию, не допускающим различных толкований.

Текст правового акта должен состоять, как правило, из двух частей: преамбулы и постановляющей (распорядительной).

Если постановляющая (распорядительная) часть содержит один пункт, то он не нумеруется и сливается с преамбулой.

5.4.2.2. Преамбула содержит обоснование принятия акта, ссылку на нормативные акты (дата, номер, заголовок), краткий анализ положения дел по существу рассматриваемого вопроса, оценку сложившегося положения, мотивы и цели принятия данного документа, предписываемых действий.

Цифровые данные следует приводить только по основным показателям. Преамбула должна быть краткой.

Текст документа начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии с..,", "На основании...".

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснениях, то преамбула может отсутствовать.

5.4.2.3. Постановляющая (распорядительная) часть постановления, распоряжения должна четко определять задачи, мероприятия или объемы работ, исполнителей, сроки исполнения и представления информации, отчетов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не противоречить действующему законодательству.

5.4.2.4. При подготовке проектов правовых актов необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

5.4.2.5. Постановляющая (распорядительная) часть правового акта излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов. Пункты и подпункты постановления (распоряжения) нумеруются арабскими цифрами с точкой. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям; подпункт определяет отдельные конкретные действия. Пункты размещаются по их значимости от наиболее существенных к второстепенным или в последовательности развития вопроса.

Возможна группировка пунктов по исполнителям, срокам исполнения.

5.4.2.6. Пункты постановляющей части проекта документа могут начинаться:

- с указания исполнителя (структурного подразделения администрации города, организации с указанием инициалов и фамилии руководителя) и конкретного предписываемого действия, например:

"1. Управлению культуры администрации города (А.В. Егоров) разработать...";

- с указания предписываемого действия, а затем исполнителя, например:

"2. Запретить руководителям структурных подразделений администрации города...";

- с указания действия в случае, если оно не связано с определенным исполнителем, например:

"3. Утвердить состав...".

5.4.2.7. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения администрации города или организации; фамилии руководителей при этом указываются в скобках в именительном падеже, например: (А.Н. Иванов).

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия. В каждом пункте постановляющей части проекта документа, предписывающего какие-либо действия, указываются конкретные сроки их исполнения.

5.4.2.8. Наименования организаций в тексте печатаются полностью, не допускается употребление сокращенных слов.

Если одна и та же организация встречается в документе несколько раз, фамилия руководителя употребляется только один раз.

5.4.2.9. Проекты правовых актов, в необходимых случаях, должны содержать:

- дату введения в действие документа;

- указание об отмене или утрате силы правовых актов, ранее принятых по рассматриваемому вопросу, или их отдельных пунктов;

- поручение о контроле за выполнением документа.

Контроль за выполнением правовых актов возлагается на должностное лицо, в компетенцию которого входит организация его выполнения.

5.4.2.10. Если правовым актом утверждается документ (инструкция, положение, правила, устав), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

5.4.2.11. Пункт о признании действующих правовых актов утратившими силу начинается со слов "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Перечень правовых актов, признаваемых утратившими силу, приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

5.4.2.12. При наличии существенных и многочисленных изменений (до пяти) действующий правовой акт, как правило, подлежит признанию утратившим силу. В этом случае издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего правового акта.

5.4.2.13. В последнем пункте постановляющей (распорядительной) части правового акта указываются лица, на которых возлагается контроль за его выполнением.

5.4.2.14. Приложения к правовым актам печатаются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты при печатании текста приложений идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов правовых актов.

5.4.2.15. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, состоит из слов "Глава администрации города" и печатается через один межстрочный интервал.

5.4.2.16. К проекту правового акта, в необходимых случаях, в целях его обоснования прилагается справка (пояснительная записка) с анализом состояния дел по рассматриваемому вопросу.

5.4.2.17. Проект правового акта печатается без помарок и исправлений, объем документа, как правило, не должен превышать 2 - 3 страниц.

5.4.2.18. Вместе с проектом документа в системе электронного документооборота и делопроизводства исполнителем создается карточка (заполненная надлежащим образом) с вложенным файлом электронной версии проекта.

5.5. Порядок согласования проектов правовых актов

Порядок согласования проектов правовых актов устанавливается Регламентом работы администрации города Нижневартовска, утверждаемым постановлением администрации города.

5.5.1. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает полное наименование должности лица, с которым согласовывается документ, наименование организации, личную подпись визирующего, инициалы и фамилию, дату согласования.

В случае отсутствия лица, имеющего право подписи, в листе согласования указывается фамилия и должность лица, на которого возлагаются обязанности в установленном порядке, с обязательным указанием даты его согласования.

Не допускается визировать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

5.5.2. Замечания, разногласия, дополнения и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании в листе согласования ставится отметка "с замечаниями". В случае краткого замечания допускается изложение замечания на листе согласования. Исполнитель проекта документа обязан рассмотреть все замечания и с учетом их обоснованности доработать текст проекта, затем представить его должностному лицу, внесшему замечания, для повторного визирования и отметки "замечания сняты".

5.5.3. Документ перепечатывается и визируется заново, если в процессе согласования в проект внесены изменения принципиального характера либо большое количество поправок.

5.5.4. Если замечания не принимаются, исполнитель готовит служебную записку главе администрации города, в которой объясняет причины несогласия с замечаниями. Служебная записка передается вместе с проектом документа.

5.5.5. Проекты правовых актов, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены управляющим делами администрации города структурному подразделению администрации города, подготовившему данный проект.

5.5.6. На обратной стороне листа согласования к проекту правового акта указывается список рассылки. Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, в обязательном порядке направляются структурным подразделениям администрации города, организациям, которым ранее рассылались эти документы.

Ответственность за полноту и целесообразность рассылки несет исполнитель документа, определивший перечень получателей.

Дополнительная выдача документов производится только с разрешения управляющего делами администрации города по письменному запросу.

5.5.7. Правовые акты подписывает главой администрации города, а в его отсутствие - лицо, исполняющее обязанности главы администрации города.

VI. Порядок оформления иных документов

В деятельности администрации города создаются следующие виды документов: письма, справки, протоколы, информации, докладные записки, объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, акты.

6.1. Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем структурного подразделения в целях разрешения основных и оперативных задач.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений.

6.1.1. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем (автором текста), руководителем структурного подразделения, а также руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представленные руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей.

6.1.2. Образец бланка приказа структурного подразделения утверждается распоряжением администрации города.

Образец бланка приказа структурного подразделения представлен в приложении 5 к Инструкции.

6.1.3. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания в журнале регистрации приказов.

6.1.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются печатью структурного подразделения администрации города и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

6.1.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

- Герб города;

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа (приказ);

- дата и номер приказа;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения (при необходимости);

- подпись;

- визы согласования документа.

6.1.6. Заголовок приказа должен точно и кратко отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос "о чем?". Точка в конце заголовка не ставится.

Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается вразрядку.

Проект приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В некоторых случаях текст приказа может содержать и одну распорядительную часть без констатирующей.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

6.1.7. Приказ может содержать приложения. Тогда оформляется реквизит "Отметка о наличии приложения". Отметку располагают после текста, отступив от него 2 - 4 пробела (интервала). На приложении к приказу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка, состоящая из слова "Приложение" (его печатают без кавычек), наименования вида документа, даты, номера документа. Если приложений к одному приказу несколько, на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.д.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". В тех случаях, когда с содержанием приказа необходимо ознакомить всех сотрудников (или структурные подразделения), в каждое структурное подразделение передают заверенную копию приказа и лист ознакомления с фамилиями и инициалами сотрудников, которые ставят напротив своей фамилии личную подпись и дату. Оптимально, если подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

6.1.8. Оформление текста приказа

Текст приказа отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами.

Используется шрифт Arial размером 12 пт (13 пт, 14 пт) и Times New Roman размером 13 пт (14 пт) при одинарном межстрочном интервале.

Текст приказа может затрагивать интересы других организаций. В таких случаях приказ предварительно согласовывается с ними путем проставления грифа согласования.

Гриф согласования чаще всего оформляется или на последнем листе проекта приказа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику приказа.

Гриф включает: слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами без кавычек; наименование должности руководителя с указанием наименования организации, с которой согласовывают документ; его личную подпись, инициалы, фамилию; дату.

6.2. Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста, оформляется только на бланке, имеющем установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Служебное письмо является носителем определенной информации и правовым документом.

Наиболее часто используются три вида писем: письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо.

Руководители структурных подразделений несут полную ответственность за грамотное изложение сути вопроса, достоверность представленной информации и правильность ссылок на правовые акты, указываемые в письме.

6.2.1. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

При подготовке ответа на письмо, содержащее несколько вопросов, решение которых входит в компетенцию различных организаций, необходимо направить письма-поручения в каждую организацию отдельно для самостоятельного решения поставленных в письме вопросов с последующим информированием автора письма.

6.2.2. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

6.2.3. В деловой переписке возможно изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.) и от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.).

6.2.4. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

При обращении к высшим должностным лицам органов государственной власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий может указываться только должность.

6.2.5. Текст письма, как правило, не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Визы согласования оформляются в нижней части последнего листа письма на экземпляре, который остается в администрации города (структурном подразделении).

Языковые формулы (обороты), используемые в деловом общении, представлены в приложении 6 к Инструкции.

6.3. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера, и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или организациям. Обе группы справок оформляются на бланке администрации города или структурного подразделения в соответствии с установленными стандартами. Справки финансового характера подписываются Главой администрации города и начальником управления бухгалтерского учета и отчетности - главным бухгалтером администрации города, а в структурных подразделениях - руководителем и начальником отдела (службы) - главным бухгалтером.

6.4. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, съездах, деловых встречах. Протоколы могут быть краткими и полными.

Вид протокола определяется в зависимости от формы мероприятия.

Протокол печатается на бланке администрации города или структурного подразделения или на обычных листах бумаги формата A4 и имеет обязательные реквизиты.

6.4.1. Реквизиты протокола: наименование исполнительного (структурного подразделения) или совещательного (комиссия, совет, рабочая группа) органа, наименование вида протокола, дата заседания (совещания), номер протокола, место заседания (совещания), текст, подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

- Председатель или Председательствующий (фамилия и инициалы, должность);

- Секретарь (фамилия и инициалы, должность);

- Присутствовали (фамилия и инициалы, должность) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших. При количестве участников до пяти человек в протоколе перечисляются участники заседания (совещания) с указанием их фамилий в алфавитном порядке и инициалов, а также должностей. Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля.

В разделе "ПОВЕСТКА ДНЯ" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании (совещании). Вопросы повестки дня располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения, нумеруются арабскими цифрами. Формулируются вопросы повестки дня с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

6.4.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации вопросов повестки дня заседания (совещания). Разделы строятся по единой схеме:

СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... РЕШИЛИ... (ПОСТАНОВИЛИ...) и т.д.

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности докладчиков. В полной форме протокола приводятся фамилия, инициалы и должность докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, то допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: "Текст доклада (сообщения, информации) прилагается".

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии, инициалы и должности лиц, выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня, без текста докладов и выступлений. В полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе "РЕШИЛИ" (ПОСТАНОВИЛИ) излагается текст принятых на заседании (совещании) решений с указанием сроков исполнения и ответственных за исполнение поручения.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании). Датой протокола является дата заседания.

После подписания протоколы регистрируются, тиражируются и рассылаются организациям или должностным лицам согласно списку рассылки. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

6.4.3. Разновидностью протоколов являются протоколы поручений главы администрации города, данных на заседаниях коллегиальных органов, совещаний.

Основной целью таковых протоколов является:

а) отражение высказанных замечаний, предложений присутствующих по обсуждаемому вопросу;

б) отражение поручений главы администрации города по дальнейшей проработке рассматриваемого документа с другими вопросами, связанными с данным вопросом;

в) указание сроков выполнения поручений.

6.4.4. Протокол регистрируется составителем.

Срок оформления протокола - до 3 дней.

6.4.5. Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, остается в структурном подразделении администрации города, подготовившим его, и подлежит хранению согласно номенклатуре дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно.

6.4.6. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке "Выписка из протокола", либо с помощью рассылочного листа.

Выписки из протоколов заверяются подписью лица, составившего протокол, и учитываются поэкземплярно.

6.4.7. Оперативная работа по контролю исполнения поручений осуществляется специалистами управления по обеспечению работы руководства администрации города, на которых при работе с протоколами совещаний, заседаний возлагается выполнение следующих обязанностей:

- оформление протоколов заседаний, совещаний;

- ознакомление и рассылка документов для выполнения поручения;

- контроль за выполнением поручений.

Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента подписания и должен быть указан в тексте документа. Форма протокола представлена в приложении 7 к Инструкции.

6.5. Акт

Акт - это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные факты, события или действия.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и по указанию руководителя.

Поводы для составления акта могут быть различными (акты ликвидации, списания, инвентаризации, несчастных случаев и др.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Член комиссии, не согласный с содержанием акта, должен подписать его с пометкой "Замечания прилагаются".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Гриф утверждения заверяется печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Форма акта представлена в приложении 8 к Инструкции.

6.6. Служебная записка - документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, заголовок, отражающий содержание, дата, регистрационный номер, текст, подпись. Цель служебной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому текст, как правило, делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Во второй части излагаются выводы, мнения, просьбы и предложения.

Служебная записка, оформленная на бланке должностного лица, подписывается должностным лицом. Служебная записка, оформленная на бланке структурного подразделения, подписывается руководителем структурного подразделения. Форма служебной записки представлена в приложении 9 к Инструкции.

6.7. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

- документы, как правило, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных положений основного документа;

- объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Объяснительные записки, относящиеся к первой группе, оформляются на общем бланке структурного подразделения. Объяснительные записки второй группы имеют следующую специфику: текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются они на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Форма объяснительной записки представлена в приложении 10 к Инструкции.

6.8. Телеграмма оформляется на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа, через два интервала, прописными буквами.

Первый экземпляр отправляется на телеграф, второй остается у исполнителя.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок; указание на категорию телеграммы; отметку о виде телеграммы; полный или условный телеграфный адрес получателя; текст - содержание телеграммы; регистрационный номер, дату регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя.

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес получателя телеграммы печатается отдельной строкой. Это может быть полный почтовый адрес, условный или полный телеграфный адрес. В адресате указываются должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Телеграмма составляется с учетом лексических особенностей телеграфного стиля. Так, не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; выбор делается в пользу более коротких слов; предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинаний (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Текст телеграммы подписывается Главой администрации города и его заместителями. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в администрации города или структурных подразделениях, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

6.9. Телефонограмма пишется кратко, точно, простыми предложениями. Излагается от первого лица, регистрируется. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа, дату, номер, место составления, адресат, текст, подпись, отметку о времени передачи и приема и указание должностей, фамилий и инициалов лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте телефонограммы, как правило, должно быть не более 50 слов, при этом не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения: исходящий номер и дата телефонограммы; текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму; должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму; входящий номер телефонограммы.

Телефонограмма (входящая) после рассмотрения руководством и отметки для резолюции передается исполнителю под роспись. Форма телефонограммы представлена в приложении 11 к Инструкции.

6.10. Таблица - форма представления текста документа, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских и организационно-распорядительных документах.

Таблицы в зависимости от характера заполнения ее граф разделяют на:

цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

текстовые (содержат только текст);

смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая - числа) и др.

Структура таблицы:

ГОЛОВКА (ШАПКА) ТАБЛИЦЫ
Заголовок строк	Заголовок граф		Заголовок граф
	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы	Подзаголовок графы
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
	Строка	Строка	Строка	Строка
БОКОВИК	ПРОГРАФКА (ГРАФЫ)

Таблица состоит из головки (шапки), боковика и прографки.

Головка (шапка) таблицы - это обобщенные и сгруппированные по смыслу наименования признаков.

Боковик таблицы - это крайняя левая часть таблицы, содержащая наименования объектов (заголовки и подзаголовки строк таблицы).

Прографка (графы) таблицы - это словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и строки.

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике);

правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса.

Головка (шапка) таблицы может быть одноярусной и многоярусной.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.

В исключительных случаях, например, при составлении номенклатуры дел администрации города, головка (шапка) таблицы повторяется на каждом листе документа.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они грамматически подчинены заголовку. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф и строк не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения (тыс. руб., кв. м, кг и т.д.).

Справа над таблицей размещают слово "Таблица", после чего приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

VII. Порядок оформления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств. Копировально-множительные работы

7.1. Требования к документам, изготавливаемым с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

7.1.1. Печатание документов администрации города осуществляется в структурных подразделениях и в машбюро управления делами с использованием компьютерной техники и соблюдением требований Инструкции.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

соблюдение установленных размеров полей;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное оформление таблиц.

7.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы с визой начальника управления делами или управляющего делами администрации города в порядке поступления. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления делами по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

7.1.3. Передаваемые для печати материалы должны быть отпечатаны разборчиво, аккуратно.

Машинописные работы должны выполняться с соблюдением установленных правил расположения реквизитов, правил орфографии и пунктуации.

Каждый напечатанный лист документа имеет размеры полей, аналогичные размерам, установленным для оформления документа на бланке.

7.1.4. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4, A5 и A6 через 1 межстрочный интервал.

Между абзацами дополнительные интервалы не делаются. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 1,25 см.

В строке между словами не допускается наличия больших пробелов. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков).

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должностей в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "ВЕРНО", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВЛЯЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

7.1.5. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1 межстрочным интервалом.

Например:

СОГЛАСОВАНО               (1 интервал)

Начальник

юридического управления

администрации города

Г.И.Симанович             (1 интервал)

7.1.6. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа,

инициалы и фамилию;

число, если оно сочетается со словом (например: 1 сентября, 150 руб.); знаки N, §, % при цифрах, к которым они относятся;

однобуквенные предлоги и союзы и следующие за ними слова.

Не допускается оставлять отрицание "не" в конце строки.

Например:

... решение Коллегии не выполнено...

7.1.7. Числа, в написании которых используется более четырех цифр, за исключением чисел, обозначающих номера и календарные годы, должны разделяться пробелом на классы.

7.1.8. Заголовок к тексту приложения пишется с прописной буквы и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Ключевое слово заголовка печатается отдельной строкой прописными буквами.

Например:

ПЛАН

мероприятий по организации...

Деление заголовка на строки должно выполняться по смыслу, то есть так, чтобы тесно связанные элементы не находились на разных строках.

7.1.9. Реквизит "Адресат" размещается в правом верхнем углу первого листа письма и печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля полужирным шрифтом. Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности, инициалы и фамилия печатаются через 1 межстрочный интервал.

Например:

                                                          Директору

                                                   департамента образования

                                                     администрации города

                                                        Н.П.Коробовой

Текст письма следует начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается полужирным шрифтом центрированным способом, например:

Уважаемая Надежда Петровна!

7.1.10. Списки (перечень фамилий, наименования должностей и т.п.) печатаются через 1 межстрочный интервал. Фамилия, имя и отчество печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Наименование должности печатается на уровне фамилии через 1 межстрочный интервал. Фамилии располагаются по алфавиту и отделяются одна от другой 1 межстрочным интервалом.

7.1.11. Слово "Приложение" печатается с красной строки (отделяется от текста 2 межстрочными интервалами). После слова "Приложение" ставится двоеточие. Название приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

7.1.12. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов основных документов.

7.1.13. Реквизит "Подпись" отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Управляющий делами

администрации города                                           Т.В.Воронова

7.2. Копировально-множительные работы

7.2.1. Копировально-множительные работы производятся в структурных подразделениях администрации города и в машбюро управления делами. Для размножения документов в машбюро управления делами заполняется бланк заказа установленной формы, который визирует начальник управления делами.

Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Срочность выполнения заказа определяется начальником управления делами.

7.2.2. Учет копируемых в машбюро документов ведется в специальном журнале регистрации.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

7.2.3. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры-подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде (без скрепок), качественно и четко напечатанными.

Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

7.2.4. Структурные подразделения администрации города, имеющие копировально-множительную технику, производят размножение небольших по объему документов самостоятельно и ведут их учет.

VIII. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

8.1.2. Порядок прохождения документов в администрации города регламентируется Инструкцией.

8.1.3. Документооборот состоит из:

- поступающих (входящих) документов;

- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах администрации города или структурного подразделения в виде приказов, протоколов, актов, служебных записок и т.д.);

- отправляемых (исходящих) документов.

8.1.4. Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

8.2. Организация доставки документов

Доставка документов осуществляется через почтовое отделение; нарочными, курьерами; организациями и гражданами с использованием факсимильной, телеграфной связи; с использованием электронной почты.

8.3. Прием, обработка входящих документов

8.3.1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

8.3.2. Прием и первичная обработка документов производится в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц, в структурных подразделениях - работником (специалистом), ответственным за получение документов. При приеме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений, конверты с надписью "лично" не вскрываются, передаются лично адресату. При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются руководству администрации города вместе с поступившим документом. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается обратно.

Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе с неправильно указанным адресатом (Ф.И.О., должность руководителя), а также с техническими повреждениями (мятые, рваные, нечитаемые и т.п.) не принимаются и возвращаются обратно.

Конверт прилагается (не уничтожается) при отсутствии адреса отправителя на документе, а также в тех случаях, когда по конверту можно определить дату отправления и получения на почтовом отделении.

8.3.3. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемом документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и дату поступления документа в администрацию города. Одновременно в системе электронного документооборота заполняется регистрационная карточка.

На документах, поступивших после 16.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты дня, следующего за днем поступления документов.

8.3.4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения:

а) документы, требующие обязательного рассмотрения Главой администрации города (руководителем);

б) документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Абзац четвертый утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст абзаца четвертого подпункта 8.3.4.

8.3.5. После регистрации документы передаются главе администрации города, его заместителям, управляющему делами администрации города.

8.3.5.1. На рассмотрение главы администрации города (руководителя) передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, а также документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности администрации города и требующие решения.

8.3.5.2. Остальные документы, после предварительного рассмотрения, регистрируются и направляются руководителям администрации города согласно распределению функциональных обязанностей (по принадлежности вопросов).

8.3.6. Обработка и передача документов на рассмотрение осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день.

Документы, требующие срочного исполнения, регистрируются и оперативно передаются.

8.3.7. Не реже двух раз в день специалисты управления по обеспечению работы руководства администрации города и работники структурных подразделений получают документы с адресных ячеек в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц.

8.3.8. После наложения резолюции руководством администрации города документы полностью сканируются и заносятся в СЭДД с фамилиями исполнителей, содержанием задания и сроками исполнения. Затем документы отправляются исполнителям.

8.3.9. В случае необходимости документ ставится на контроль.

8.3.10. Резолюция может явиться основанием для постановки документа на контроль, в ней указываются следующие элементы:

- фамилия, инициалы исполнителя;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись;

- дата.

8.3.10.1. Резолюция пишется на документе под реквизитом "Адресат", параллельно основному тексту документа. Если площадь для данного реквизита недостаточна, то его можно располагать на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей.

8.3.10.2. Помещение резолюции на тексте, адресате и других реквизитах не допускается.

В некоторых случаях, когда резолюцию нецелесообразно располагать на самом документе, допускается прикрепление отдельного листка - поручения к основному документу, который является его составной частью.

Для лучшего прочтения резолюции допускается отделять чертой исполнителя и предписываемые действия от подписи руководителя.

8.3.10.3. При наличии нескольких исполнителей одного документа указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

8.3.10.4. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями:

оригинал документа с резолюцией направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Соисполнители распечатывают данный документ с прикрепленного к регистрационной карточке файла в системе электронного документооборота. Ответственный исполнитель организует сбор необходимой информации, представленной соисполнителями, и готовит обобщенный ответ, предварительно согласовав его с соисполнителями. К обобщенному ответу ответственный исполнитель должен приложить подлинник документа с поручением.

Ответственность за сохранность документа несет ответственный исполнитель.

8.3.10.5. При исполнении документа исполнитель в резолюции прописывает, каким документом исполнено (дата и номер документа), прикрепляет текст ответа (файл) со всеми его приложениями.

8.3.10.6. При резолюции главы администрации города "ознакомить" каждому должностному лицу администрации города для ознакомления с документом отводится не более двух дней.

8.3.11. При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа Главой администрации города.

8.3.12. Передача документов на исполнение без регистрации в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц и резолюции главы администрации города не допускается.

8.3.13. Документы, поступившие из вышестоящих органов (постановления, распоряжения Правительства, Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры), на бумажном носителе не рассылаются, а подшиваются в управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц, исполнитель и соисполнители распечатывают документ с прикрепленного файла.

8.4. Порядок прохождения внутренних документов

8.4.1. Заполняется карточка в системе электронного документооборота, регистрируется структурным подразделением с прикреплением текста письма и его приложениями (файл) и направляется на рассмотрение главе администрации города (заместителям главы администрации города, руководителям структурных подразделений).

8.4.2. Передача документов внутри администрации города производится через специалистов управления по обеспечению работы руководства администрации города и лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Документы, направляемые в структурные подразделения, выдаются под роспись ответственному работнику за делопроизводство данного подразделения с отметкой даты получения.

Документы с резолюцией (поручением) руководителя структурного подразделения направляются исполнителям, а после исполнения работнику, ответственному за делопроизводство.

Ход продвижения документов и сроки его исполнения внутри структурного подразделения контролирует работник, ответственный за делопроизводство и контроль.

8.5. Порядок прохождения исходящих документов

8.5.1. Организация работы с исходящими документами включает следующее:

- составление проекта документа;

- согласование проекта документа;

- проверку правильности оформления документа;

- заполнение карточки исходящего документа и отправку ее на подпись руководителю (прикрепляется текст документа и его приложения);

- подписание или утверждение (если необходимо);

- регистрацию документа;

- отправку документа адресату;

- подшивку второго экземпляра документа в дело.

Проект документа и карточку составляет исполнитель.

Перед подписанием документа исполнитель обязан проверить:

- правильность оформления документа;

- наличие всех приложений;

- наличие всех необходимых виз.

К проекту ответа на входящий документ исполнитель должен приложить подлинник входящего документа.

На первом экземпляре в левом нижнем углу последнего листа документа указываются инициалы, фамилия и служебный телефон исполнителя (подготовившего документ).

8.5.2. Подготовленные и согласованные проекты исходящих документов передаются на подпись главе администрации города (руководителю) или его заместителям, управляющему делами администрации города (право подписания части документов передается заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города и ответственным исполнителям, что оговаривается в отдельных распоряжениях администрации города).

8.5.3. Исходящие документы, подписанные Главой администрации города, первым заместителем главы администрации города, заместителями главы администрации города и управляющим делами администрации города по направлениям их деятельности, согласно распределению обязанностей между руководителями администрации города, регистрируются в управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц. Письма для подписания в управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц представляются в 3-х экземплярах:

- первый экземпляр направляется адресату;

- второй экземпляр остается в управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц (в том числе все приложения к нему), должен содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования, подшивается в дело;

- третий экземпляр передается в структурное подразделение исполнителю.

Регистрируются документы в журнале исходящей корреспонденции с отметкой индекса по номенклатуре дел, порядкового номера исходящего документа, даты.

8.5.4. Документы, предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления.

Исходящие документы (подписанные и зарегистрированные) оформляются и отправляются адресату структурными подразделениями при наличии всех приложений, если они указаны в документе, и обязательных реквизитов.

Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Конверты, уведомления оформляются структурными подразделениями администрации города.

Неправильно оформленные документы или некомплектные возвращаются исполнителям на доработку.

При отправке свыше 5 документов составляется реестр.

8.5.5. Исходящие документы отправляются адресату в день их подписания или на следующий рабочий день.

Телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляются немедленно (факсом, электронной почтой).

IX. Порядок работы с документами, поставленными на контроль

9.1. Контроль исполнения документа включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документа.

9.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения (протесты, представления, запросы, поручения, задания с конкретными датами исполнения, по резолюции руководителя).

9.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления (регистрации).

Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- с пометкой "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

- с пометкой "оперативно" - исполняются в 10-дневный срок;

- обычное письмо, требующее ответа, - в срок не более месяца;

- депутатский запрос - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- с пометкой "в кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

- "незамедлительно" - день в день;

- протест прокурора - в 10-дневный срок;

- представление прокурора - в месячный срок (30 к/дн.);

- запросы правоохранительных органов, адвокатов, частных лиц, организаций - в 10-дневный срок.

9.4. Продление срока исполнения документа допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам.

Ответственный исполнитель представляет на имя руководителя аргументированную записку о продлении срока исполнения документа, не позднее 3-х дней до истечения первичного срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только автор документа.

9.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов рассмотрения заинтересованным организациям и лицам.

X. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

10.1. Электронные сообщения, передаваемые электронной почтой, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Документ либо сопроводительное письмо должны содержать информацию:

- куда (адрес электронной почты);

- кому (название организации, должность и имя, отчество, фамилия получателя);

- отправитель (должность, имя, отчество, фамилия, его подпись);

- что отправляется;

- имя файла.

Входящая служебная информация, получаемая электронной почтой, должна иметь служебные отметки и содержать:

- дату приема;

- реквизиты отправителя;

- входящий номер.

10.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- документ должен быть подлинником или заверенной копией, с четким изображением, оформлен в соответствии с его видом (письмо, договор, протокол и т.д.) на белой бумаге формата A4;

- объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода;

- запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - немедленно;

- работа с факсограммой производится как с обычным входящим документом.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале регистрации телефонограмм и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Входящая служебная информация, получаемая электронной почтой, должна иметь служебные отметки и содержать: дату приема, реквизиты отправителя, входящий номер.

XI. Делопроизводство по обращениям граждан

11.1. Делопроизводство в администрации города по письменным и устным обращениям граждан ведется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.06.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Порядком, утвержденным распоряжением администрации города, утвержденной Инструкцией, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце имелся в виду Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

11.2. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан, поступившим непосредственно в структурные подразделения администрации города, ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении.

11.3. Регистрация обращений граждан производится в СЭДД.

XII. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архивный отдел администрации города (далее - архивный отдел) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства, Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

12.1. Составление номенклатур дел

12.1.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

12.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию документов в администрации города.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Нижневартовска, положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.

12.1.4. В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.

12.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с привлечением специалистов по форме, представленной в приложении 12 к Инструкции, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии), подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делами.

Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут руководители структурных подразделений.

Вновь созданное подразделение (или отдел в составе подразделения) обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление делами.

12.1.6. Сводная номенклатура дел администрации города составляется управление делами по форме, представленной в приложении 13 к Инструкции, на основе номенклатур дел структурных подразделений.

12.1.7. Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией администрации города, подписывается управляющим делами администрации города, утверждается (не позднее конца текущего года) Главой администрации города, вводится в действие с 1 января следующего года.

12.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Выписки из сводной номенклатуры дел подписываются управляющим делами администрации города.

12.1.9. Сводная номенклатура дел администрации города согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации города.

В случае коренного изменения функций и структуры администрации города номенклатура дел пересоставляется и согласовывается с ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры независимо от срока ее предыдущего согласования.

Высылаемая на согласование с ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры номенклатура дел составляется при методической помощи архивного отдела.

12.1.10. Сводная номенклатура дел администрации города печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел управление делами. Второй используется управление делами в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе.

В управление делами и архивном отделе сводная номенклатура дел хранится также и в электронном варианте.

12.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.

12.1.12. В сводную номенклатуру дел администрации города включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники нормативных документов, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы.

12.1.13. В случае возникновения в течение года в структурном подразделении новых документируемых участков работы, непредусмотренных дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

12.1.14.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения, индекса отдела внутри структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-01-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 01 - индекс отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела (внутри отдела) по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

12.1.14.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). В ней же указывают наименования разделов номенклатуры дел. Наименование раздела отделяется от последующего текста двумя - тремя межстрочными интервалами. Индекс отдела указывают перед названием соответствующего раздела номенклатуры.

Например: 12. Отдел транспорта и связи

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("материалы", "разные материалы", "общая переписка", "разное", "разная переписка", "общие вопросы", "производство" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты, к которым относятся документы дела.

Допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка дела в зависимости от логической последовательности.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы" (а не "материалы"), а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам делопроизводства (планы, списки, доклады, информации)

Могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документов, названия которых уже нельзя изменить (например, картографические материалы, материалы земельного кадастра).

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы и приложения к какому-либо документу.

Например: Документы (проекты решений, справки, отчеты и др.) к протоколам заседаний правления жилищно-строительного кооператива

В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке указываются вид документа, автор, год.

Например: Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2009 год

Примечание: Реквизит "дата" в заголовках номенклатур дел обычно не проставляется, так как номенклатура дел составляется на конкретный делопроизводственный год. Исключение составляют перспективные планы, программы.

Дата проставляется на обложках дел и в описях дел (составляются после окончания делопроизводственного года).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с организациями города о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например: Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовой план финансовых мероприятий

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

12.1.14.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

12.1.14.4. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, согласованной с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства, Управлением по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, срок хранения.

12.1.14.5. В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

12.1.15. Заголовки дел в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для всех разделов, с учетом степени важности документов и их взаимосвязи.

Первыми располагаются дела, включающие организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, затем дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности администрации города или структурного подразделения. Далее располагаются названия дел с организационно-распорядительными документами администрации города, структурных подразделений. За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами и переписка. В конце разделов приводятся журналы и справочные картотеки.

12.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

12.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок помещаться в дело. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.4. Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляется управление делами, архивным отделом.

12.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см, при условии свободного прочтения информации. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Том 1", "Том 2" и т.д.

12.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.2.7. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

12.2.8. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

12.2.9. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

12.2.10. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

12.2.11. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

12.2.12. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

12.2.13. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

12.2.14. Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

12.2.15. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.2.16. Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается соответствующая отметка.

12.2.17. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Оформление дела - подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивного отдела.

12.2.18. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по форме, представленной в приложении 14 к Инструкции; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела по форме, представленной в приложении 15 к Инструкции; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела по форме, представленной в приложении 16 к Инструкции; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.2.19. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации города, наименование структурного подразделения; его отдела; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование администрации города указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения и его отделов - записываются в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

12.2.20. На обложках дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения в верхнем правом и нижнем левом углах должно быть предусмотрено место размером 60 мм x 60 мм для архивного шифра дела.

Архивный шифр дела (состоит из наименования архивного отдела, номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется архивным отделом при передаче дела на муниципальное хранение.

В администрации города (структурном подразделении) на обложках дел постоянного хранения карандашом в верхнем правом углу проставляются номера описи и дел по описи после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры; на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения проставляются номера описи и дел по описи после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, согласованных ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

В администрации города (структурном подразделении) на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проставляются черными чернилами номера описи и дел по описи после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных и согласованных ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

12.2.21. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.2.22. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные дела, личные карточки, лицевые счета и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

12.2.23. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

12.2.24. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов.

12.2.25. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

12.2.26. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел или их уничтожения в связи с истечением срока хранения дела хранятся по месту их формирования (в структурных подразделениях).

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа в каждом отделе структурного подразделения.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного хранения хранятся по месту их формирования в течение 5 лет, а затем сдаются на хранение в архивный отдел.

12.3.2. Выдача дел другим подразделениям администрации города производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений для работы осуществляется под расписку.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации города или управляющего делами администрации города (руководителя структурного подразделения) по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации города или управляющего делами администрации города (руководителя структурного подразделения) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XIII. Порядок передачи документов на хранение в архивный отдел

Документы администрации города (структурных подразделений) являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел как часть Муниципального архивного фонда.

Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел включает работу управления делами, лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Муниципального архивного фонда.

13.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации города (структурном подразделении) на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению; при передаче дел Муниципального архивного фонда на хранение в архивный отдел администрации города.

13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города и в каждом ее структурном подразделении - самостоятельном фондообразователе Муниципального архивного фонда - создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК).

13.1.4. Членами ЭК администрации города, ее структурных подразделений являются работники, хорошо знающие делопроизводство. В состав комиссии может включаться сотрудник архивного отдела администрации города. Работа комиссии организуется в соответствии с Положением о комиссии.

13.1.5. Функции и права ЭК администрации города и структурных подразделений определяются положениями, которые утверждаются распоряжениями администрации города (приказами руководителя структурного подразделения).

13.1.6. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства структурного подразделения, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архивного отдела.

13.1.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации города (структурного подразделения).

13.1.9. По результатам экспертизы ценности документов в администрации города и структурных подразделениях составляются описи дел постоянного хранения по форме, представленной в приложении 17 к Инструкции, временного хранения и по личному составу по форме, представленной в приложении 18 к Инструкции, а также акты о выделении дел к уничтожению по форме, представленной в приложении 19 к Инструкции.

13.1.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.1.11. В администрации города, в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются на хранение в архивный отдел.

13.1.12. Описи дел администрации города, структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архивный отдел администрации города для рассмотрения их и направления на ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Описи дел постоянного хранения составляются в 4-х экземплярах, описи дел по личному составу - в 3-х экземплярах.

После утверждения и согласования описей ЭПМК Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры в администрации города и структурных подразделениях остаются по одному их экземпляру. Остальные передаются в архивный отдел.

13.1.13. Описательная статья описи дел администрации города (структурного подразделения) имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

13.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.1.16. Опись дел администрации города (структурного подразделения) подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК, утверждается Главой администрации города (руководителем структурного подразделения).

13.1.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города (структурного подразделения) одновременно.

13.1.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2008 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2012 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2014 года.

13.1.19. Архивный отдел проверяет правильность отбора документов постоянного хранения и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

13.2. Подготовка и передача документов в архивный отдел

13.2.1. Документы на бумажном носителе постоянного срока хранения, отложившиеся в деятельности администрации города (структурного подразделения), после истечения пятилетнего срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в архивный отдел.

13.2.2. Дела временного хранения в архивный отдел не передаются.

13.2.3. Передача дел постоянного хранения администрации города (структурного подразделения) в архивный отдел производится только по описям дел и оформляется актом приема-передачи дел на муниципальное хранение по форме, представленной в приложении 20 к Инструкции.

13.2.4. Передача дел администрации города (структурного подразделения) осуществляется по графику, составленному архивным отделом, согласованному с ответственными за делопроизводство и утвержденному управляющим делами администрации города.

13.2.5. В период подготовки дел администрацией города (структурным подразделением) к передаче в архивный отдел сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города (структурного подразделения). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники администрации города (структурного подразделения) обязаны устранить.

13.2.6. Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела в присутствии работника администрации города (структурного подразделения), передающего дела. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата и номер акта приема-передачи дел.

13.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения все дела постоянного хранения передаются в архивный отдел, дела по личному составу - правопреемнику, а при его отсутствии - в архивный отдел.

Передача дел осуществляется по описям и согласно номенклатуре дел.