Приложение. Долгосрочная целевая программа "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в органах местного самоуправления города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"

Информация об изменениях:

Постановлением администрации г. Нефтеюганска от 7 ноября 2012 г. N 3167 настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к постановлению администрации г. Нефтеюганска
от 1 ноября 2010 г. N 2994

Долгосрочная целевая программа
"Внедрение и развитие электронного документооборота на базе
программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в органах местного
самоуправления города Нефтеюганска на 2010 - 2013 годы"

С изменениями и дополнениями от:

28 марта, 29 июля, 29 ноября 2011 г., 27 апреля, 7 ноября 2012 г.

Паспорт программы

Наименование долгосрочной целевой Программы	Долгосрочная целевая программа "Внедрение и развитие электронного документооборота на базе программного обеспечения "Кодекс: Документооборот" в органах местного самоуправления города Нефтеюганска на 2010-2013 годы" (далее - Программа)
Дата принятия решения о разработке долгосрочной целевой Программы, дата её утверждения	Распоряжение администрации города от 31.08.2010 N 467-р
Основные разработчики долгосрочной целевой Программы	департамент по делам администрации города
Муниципальный заказчик долгосрочной целевой Программы	департамент по делам администрации города
Цели и задачи долгосрочной целевой Программы	цели: - повышение эффективности управления муниципальным образованием город Нефтеюганск на основе использования комплексной и достоверной информации; - повышение эффективности взаимодействия органов местного самоуправления с гражданами и организациями, обеспечение доступа граждан к открытой информации; - создание среды межведомственного обмена электронными документами для обеспечения перехода на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде; - повышение эффективности деятельности администрации города Нефтеюганска и Думы города за счёт внедрения средств автоматизации процессов документооборота, снижения трудоёмкости работы сотрудников, ускорения и повышения качества обработки информации и документов; - повышение уровня информационного обеспечения главы города, Думы города, главы администрации города, руководителей органов администрации и структурных подразделений администрации города и как следствие - обоснованности принимаемых управленческих решений; - экономия бюджетных средств за счёт внедрения электронной системы государственных муниципальных закупок. Задачи: - формирование современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры для предоставления на её основе качественных электронных муниципальных услуг и обеспечение высокого уровня информационной открытости органов местного самоуправления для граждан и бизнеса; - комплексная автоматизация функций управленческого делопроизводства с постепенным переходом на полный электронный документооборот; - создание единой технологии согласования проектов организационно-распорядительных документов в органах местного самоуправления города, хранение всех документов в единой информационной системе; - сокращение бумажного документооборота, обеспечение перехода существующей методики работы с документами на качественно новый уровень; - создание единой системы подготовки и согласования электронных документов для организации размещения информации и проведения закупок для муниципальных нужд на электронных торговых площадках.
Важнейшие целевые показатели долгосрочной целевой Программы	Повышение эффективности функционирования экономики города и местного самоуправления, повышение готовности органов местного самоуправления к оказанию муниципальных услуг в электронном виде, ускорение обработки документов, сокращение времени подготовки и согласования, снижение трудоёмкости и ускорение поиска необходимых документов в архиве, сокращение бумажного документооборота, повышение качества условий хранения документов, сокращение бумажного документооборота с 9000 документов в 2010 году до 2250 документов в 2013 году или в процентном соотношении от 100% до 25%, а также соответственно сокращение времени движения документов со 100% в 2010 году до 98% в 2013 году, снижение трудоёмкости доступа и ускорение поиска документов в архиве со 100% в 2010 году до 87,6% в 2013 году. В Думе города на 31.10.2012 зарегистрировано 2815 входящих и 1320 исходящих документов на бумажном носителе. Планируется снизить в 2013 году документооборот по входящим документам на бумажном носителе до 2700.
Сроки и этапы реализации долгосрочной целевой Программы	Программа реализуется в один этап в течении 2010-2013 годов
Объёмы и источники финансирования долгосрочной целевой Программы	- для реализации Программы необходимо в целом 13684600 рублей, в том числе: в 2010 году: 1 270 200 рублей; в 2011 году: 2 300 000 рублей; в 2012 году: 2 949 800 рублей; в 2013 году: 7164600 рублей; - источником финансового обеспечения Программы является бюджет города Нефтеюганска
Ожидаемые конечные результаты реализации долгосрочной целевой Программы (показатели социальной, экономической, бюджетной и экологической эффективности)	Повышение качества предоставляемых муниципальных услуг для граждан и бизнеса. Повышение эффективности деятельности работников органов местного самоуправления города Нефтеюганска. Ускорение и повышение качества обработки информации и документов, сокращение времени поиска и доступа к документам. Сокращение бумажного документооборота до уровня 25% от общего количества.

1. Характеристика проблемы, на решение которой направлена Программа

Масштабность стоящих перед органами местного самоуправления задач, новые возложенные на них функции требуют совершенствования внутренних процессов деятельности, в том числе и документационного обеспечения управления. Для достижения наибольшей эффективности первоочередными стали задачи повышения оперативности при работе с постоянно растущим объёмом документов и одновременного снижения издержек на расходные материалы и содержание инфраструктуры. Оптимальным решением становится внедрение электронного документооборота в органах местного самоуправления и на предприятиях экономики.

По мнению Д.А. Медведева, "нужно продумать жёсткую систему внедрения соответствующих элементов электронного документооборота вплоть до уменьшения объёмов бюджетных средств тем организациям, которые этой темой не занимаются".

Сегодня возрастает значение комплексного подхода к автоматизации процессов управления. Особенно такие тенденции присущи органам местного самоуправления городов. Это обусловлено следующими положениями:

- широкий круг решаемых задач. Органы местного самоуправления в своей повседневной деятельности сталкиваются с очень широким кругом проблем, которые необходимо решать, как правило, в условиях отсутствия систематизированной информации по проблеме;

- возросшая необходимость единого информационного пространства. Для успешного выполнения управленческих функций различным подразделениям власти нужна информация об одних и тех же объектах (субъектах). Анализ деятельности органов местного самоуправления показывает, что для решения задач управления им нужна самая разнообразная информация: оперативная и контрольная, справочная и аналитическая. Так, например, информация о земельных участках нужна и подразделениям, занимающимся с объектами торговли, и подразделениям, курирующим вопросы строительства, и подразделениям, контролирующим вывоз твёрдых бытовых отходов, и подразделениям, работающим с инвестиционными заявками;

- тенденции обслуживания населения по принципу "одного окна" также требуют комплексного подхода к автоматизации органов местного самоуправления и концентрации информационных ресурсов;

- возросшее понимание органов местного самоуправления о необходимости системного подхода к информатизации, развитого информационного взаимодействия и создания централизованных государственных информационных ресурсов;

- в результате развития информационной инфраструктуры появились реальные технические возможности комплексной автоматизации.

Программно-целевой подход к планированию и финансированию проектов, отрасли и муниципалитета в целом - это эффективное средство повышения качественных и количественных показателей развития. Информационные технологии на сегодняшний день являются инструментом повышения эффективности процессов планирования, финансирования и управления от отдельной организации до муниципалитета в целом, а значит - и повышения качества управления в городе, которое оценивается в конечном итоге уровнем социально-экономического развития общества.

В органах местного самоуправления города Нефтеюганска используется программа электронного документооборота и делопроизводства "Кодекс: Документооборот", функционирующая в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников, участвующих в технологических процессах работы с документами.

Данный программно-аппаратный комплекс позволяет:

- производить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, сохранение копий (электронных образов документов) в едином банке данных и незамедлительную отправку электронных документов исполнителям согласно резолюции руководителя с отображением процесса их исполнения;

- обеспечивать автоматизированный контроль исполнения документов, поиск документов по различным критериям отбора;

- готовить проекты организационно-распорядительных документов, производить их согласование полностью в электронном виде.

Однако отсутствие в настоящее время единой компьютерной сети, объединяющей органы местного самоуправления города Нефтеюганска, недостаточная оснащённость компьютерным и специализированным оборудованием и необходимым программным обеспечением рабочих мест сотрудников, не позволяют осуществить запуск полнофункционального электронного документооборота и в полной мере использовать возможности, предоставляемые программным комплексом "Кодекс: Документооборот".

Программный комплекс в сегодняшнем состоянии не позволяет оптимизировать административно-распорядительную деятельность органов местного самоуправления, снизить трудоёмкость обработки корреспонденции, общее время движения документов между подразделениями, в конечном итоге - срок рассмотрения документов и принятия управленческих решений не позволяет создать систему подготовки и согласования в электронном виде нормативно-правовых актов администрации и Думы города.

Следствием этого является неготовность муниципального образования к оказанию муниципальных услуг в электронном виде и, как вывод - неэффективность сделанных в 2008 году финансовых вложений в 1 этап создания информационной системы электронного документооборота.

В связи с вышеизложенным, целесообразно дальнейшее внедрение и развитие имеющейся системы электронного документооборота.

Важность принятия и реализации Программы обусловлена необходимостью завершения создания единой системы электронного документооборота и делопроизводства в органах местного самоуправления города Нефтеюганска, формирования среды межведомственного обмена электронными документами для обеспечения перехода на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде, внедрения единой технологии работы с документами в органах местного самоуправления города Нефтеюганска, хранения всех документов органов местного самоуправления в единой информационно-справочной системе.

2. Основные цели и задачи Программы с указанием целевых показателей

2.1. Основной целью Программы является повышение эффективности управления муниципальным образованием город Нефтеюганск на основе использования комплексной и достоверной информации, повышение эффективности взаимодействия органов местного самоуправления с гражданами и организациями, обеспечение доступа граждан к открытой информации, создание среды межведомственного обмена электронными документами для обеспечения перехода на предоставление первоочередных муниципальных услуг в электронном виде, повышение эффективности и производительности деятельности работников администрации города за счёт внедрения средств автоматизации процессов документооборота, снижения трудоёмкости в работе, ускорения и повышения качества обработки информации и документов, сокращение бумажного документооборота.

2.2. Основными задачами Программы являются:

- комплексная автоматизация функций управленческого делопроизводства с постепенным переходом на полный электронный документооборот;

- объединение в единую компьютерную сеть всех территориально удалённых органов администрации города, структурных подразделений администрации и Думы города;

- обеспечение рабочих мест сотрудников администрации и Думы города недостающими компьютерами и специализированным оборудованием, модернизация локальных компьютерных сетей в органах местного самоуправления;

- установка необходимого количества модулей программного комплекса на компьютерах сотрудников в органах местного самоуправления;

- организация обучения сотрудников органов местного самоуправления города.

2.3. Важнейшим целевым показателем Программы является повышение качества предоставляемых муниципальных услуг для граждан и бизнеса, ускорение обработки документов, сокращение времени движения документов, снижение трудоёмкости доступа и ускорение поиска документов в архиве, повышение качества условий хранения документов, сокращение бумажного документооборота.

Система показателей, характеризующих результаты реализации долгосрочной целевой программы, приведена в приложении N 1 к Программе.

3. Программные мероприятия и ожидаемые результаты

Для выполнения программы по дальнейшему внедрению и развитию системы электронного документооборота необходимо:

3.1. Организация каналов связи между территориально удалёнными подразделениями органов местного самоуправления, объединение их в сеть.

3.2. Обеспечение рабочих мест недостающим оборудованием, предназначенным для сканирования поступающей на бумажных носителях корреспонденции, печати регистрационных данных в виде штрих-кодов.

3.3. Установка дополнительных программных модулей комплекса "Кодекс: Документооборот" на компьютерах сотрудников в органах администрации, в структурных подразделениях администрации и Думы города.

3.4. Организация обучения сотрудников работе с создаваемым комплексом для получения максимального эффекта от его использования.

Программные мероприятия и ожидаемые результаты Программы перечислены в приложении N 2 к настоящей Программе.

4. Финансовое обеспечение реализации Программы

Финансирование Программы осуществляется за счёт средств бюджета города в объёмах, утверждённых в местном бюджете на соответствующий финансовый год.

По результатам эффективности реализации Программы объём финансирования мероприятий Программы за счёт средств городского бюджета может корректироваться при формировании бюджета города на соответствующий финансовый год.

5. Механизм реализации Программы

Механизм реализации Программы включает следующие элементы:

а) разработка и принятие нормативных правовых актов, необходимых для выполнения Программы;

б) ежегодная подготовка и уточнение перечня программных мероприятий на очередной финансовый год и на плановый период, уточнение объёмов финансирования на реализацию программных мероприятий (ежегодные объёмы финансирования Программы за счёт средств бюджета муниципального образования в соответствии с утверждённым бюджетом муниципального образования на соответствующий финансовый год);

в) размещение в средствах массовой информации и сети Интернет информации о ходе и результатах реализации Программы, финансировании программных мероприятий.

Руководство Программой возлагается на заместителя главы администрации города, контроль за целевым расходованием выделяемых финансовых средств и эффективностью их использования возлагается на администрацию города, департамент финансов, муниципального заказчика в пределах полномочий и Думу города.

Текущее управление Программой осуществляет департамент по делам администрации города.

Ежеквартально заказчику Программы представляется информация о реализации программных мероприятий.

Администрация города, руководствуясь перечнем основных мероприятий целевой программы, в пределах утверждённых ассигнований по Программе ежегодно определяет уточнённый перечень мероприятий Программы на соответствующий год с объёмами финансирования по каждому мероприятию и ответственных исполнителей.

Заказчик вправе перераспределять объёмы финансирования между мероприятиями в рамках утверждённых ассигнований по Программе.

Реализация мероприятий, предусмотренных Программой, позволит осуществить во всех органах местного самоуправления города постепенный переход от технологии рассмотрения и подготовки документов на бумажных носителях к работе с электронными образами документов, оптимизировать административно-распорядительную деятельность администрации города, Думы города, обеспечить переход к оказанию муниципальных услуг гражданам и бизнесу в электронном виде, повысить качество муниципальных услуг.

Календарный план мероприятий на 2010-2013 годы Программы приведён в приложении N 3 к Программе.

6. Оценка ожидаемой эффективности Программы

Эффект от реализации Программы делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования, которые дает система электронного документооборота (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения система электронного документооборота в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Для оценки социально-экономической эффективности реализации Программы используются показатели:

- увеличение количества подразделений органов местного самоуправления города, включенных в единую сеть межведомственного электронного взаимодействия;

- ускорение обработки информации и документов, повышение качества условий хранения электронной базы данных, обеспечивающих гарантию сохранности документов;

- сокращение времени поиска и доступа к документам;

- повышение эффективности и производительности деятельности работников администрации и Думы города;

- сокращение бумажного документооборота на 75% от общего количества.

Реализация мероприятий, предусмотренных Программой, позволит повысить качество организационной работы в органах местного самоуправления.

Реализация Программы на 2010-2013 годы обеспечит дальнейшее планомерное и комплексное решение проблем перехода от бумажного документооборота к электронному.

Система электронного документооборота находит все более широкое применение именно потому, что эффект измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы. Для органов местного самоуправления это возможность более эффективно решать задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем управление станет более прозрачным, информативным и оперативным.

В конечном итоге реализация данной программы будет способствовать повышению эффективности функционирования экономики города Нефтеюганска и органов местного самоуправления.