Приложение 6. Рекомендации по подготовке и оформлению докладных, объяснительных, служебных записок, предложений

Приложение 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Ханты-Мансийского района

Рекомендации по подготовке и оформлению докладных, объяснительных, служебных записок, предложений

1. Докладные, объяснительные и служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с нанесением всех обязательных реквизитов.

К обязательным реквизитам относятся следующие:

наименование структурного органа - автора документа;

наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА);

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (допускается не оформлять заголовок);

текст документа;

адресат;

подпись;

при наличии приложений также должен оформляться реквизит "отметка о наличии приложения".

2. Текст докладной записки состоит из 2 или 3 смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация;

в третьей - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению автора документа, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст будет содержать только обоснование и выводы (предложения).

3. Текст объяснительной записки состоит из 2 смысловых частей:

в первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию,

во второй - приводятся причины, объясняющие сложившуюся ситуацию или произошедшие события.

4. Текст служебной записки состоит из двух смысловых частей:

в первой части приводится обоснование, то есть излагаются причины составления служебной записки;

во второй части переходят к предложениям, заявкам, просьбам и т.п.

5. Предложения, как правило, составляются по заданию руководства.

Текст документа содержит 2 части:

краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение);

заключение - перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Схема докладных, объяснительных, служебных записок, предложений прилагается.

Схема
к приложению 6
к Инструкции по делопроизводству
в администрации
Ханты-Мансийского района

Наименование                                                                              Адресат

органа администрации

района - автора

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

(ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ, СЛУЖЕБНАЯ);

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

00.00.2011

Заголовок (о чем?)

1. (Изложение причин, факторов, событий).

2. Изучив_, проанализировав_, сообщаю_

3. Довожу до Вашего сведения...

Приложение:

Должность                   Подпись                        Расшифров ка подписи

Исполнитель