Раздел 13. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Раздел 13. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел - один из основных видов работы, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, для составления описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, органах администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 7).

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности органов администрации района.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, в том числе дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года работником, ответственным за ведение делопроизводства в органе администрации района, рассматривается экспертной комиссией, подписывается руководителем органа администрации и представляется в отдел организационной и контрольной работы администрации района.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел организационной и контрольной работы администрации района.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом, положениями об организации и структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел и другими документами, регламентирующими деятельность администрации, порядок ее документирования. Необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности органа администрации района, их виды, состав и содержание.

Сводная номенклатура дел администрации района составляется отделом организационной и контрольной работы администрации района по установленной форме из номенклатур дел органов администрации района, при методической помощи архивного отдела.

Сводная номенклатура дел администрации района рассматривается на заседании экспертной комиссии администрации района, утверждается главой администрации района.

Сводная номенклатура дел администрации района, номенклатуры дел органов администрации района представляются один раз в 5 лет на согласование с ЭПМК Службы по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - ЭПМК).

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры администрации района номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) структурного подразделения администрации района или органа администрации района и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12-код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел. Группы цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с администрациями поселений по вопросам управления собственностью.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами сельских поселений о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя органа администрации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный со Службой по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив, в другой орган администрации для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются архивному отделу администрации района, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.