Раздел 16. Организация оперативного хранения документов

Раздел 16. Организация оперативного хранения документов

Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Руководители органов администрации района и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного за делопроизводство и архив, при реорганизации и ликвидации органа администрации или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем передаются, согласно графику, утвержденному управляющим делами администрации района, в архивный отдел.

Выдача дел работникам органов администрации района для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование работникам органов администрации района на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Работники администрации района, органов администрации района несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителей органов администрации района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.