Раздел 1. Общие положения

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее - документы, документ) в администрации Ханты- Мансийского района, органах администрации района.

1.2. Порядок работы с секретными документами в администрации района устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.

1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех сотрудников администрации Ханты-Мансийского района.

Работники администрации района несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.

Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений администрации района, других служебных документах на стадии подготовки в администрации района, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.

Об утрате документа работники администрации немедленно сообщают руководителю органа администрации района, управляющему делами. В этом случае руководителем назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами.

Выдача работниками органов администрации района документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителей этих органов.

При обращении с документами, поступившими в администрацию района, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением служебных целей и перемещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются помощником заместителя главы администрации района по разрешению (поручению, указанию) главы администрации района, заместителей главы администрации района, управляющего делами.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя органа администрации передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

1.4. Делопроизводство в администрации района осуществляется отделом организационной и контрольной работы, в органах администрации района - службами делопроизводства, а при их отсутствии - должностным лицом, определяемым руководителем.

Задачи, функции и порядок работы отдела организационной и контрольной работы, служб делопроизводства органов администрации района регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми руководителями в соответствии с настоящей Инструкцией и законодательством.

Обязанности и права работников отдела организационной и контрольной работы, служб делопроизводства органов администрации района определяются также должностными инструкциями.

На указанных работников возлагаются следующие основные функции:

прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;

передача корреспонденции на рассмотрение руководителю органа администрации, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

контроль прохождения и сроков исполнения документов;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;

ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников органа администрации района;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел органа администрации на очередной год;

подготовка и передача дел на архивное хранение, оформление акта об уничтожении документов временного хранения;

составление номенклатуры дел;

проведение инструктажа принятых в органы администрации сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.5. Отдел организационной и контрольной работы администрации района осуществляет:

организацию единой системы делопроизводства, документационного обслуживания деятельности администрации района, органов администрации района;

проведение учебы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства;

контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в администрации района, органах администрации.

1.6. Органы администрации района могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем органе.

1.7. Копия настоящей Инструкции выдается отделом организационной и контрольной работы под расписку лицам, уполномоченным на ведение и учет служебных документов.