Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

Раздел 2. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию района, принимается и регистрируется в отделе организационной и контрольной работы.

Корреспонденция, адресованная непосредственно органам администрации района, принимается и регистрируется в этих органах.

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в отделе организационной и контрольной работы, другой приобщается к документу, третий посылается отправителю.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

обязательно - к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте более чем на два рабочих дня;

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.3. В отделе организационной и контрольной работы документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных, проставляется штамп установленного образца (штрих - код) в нижней правой части листа входящего документа. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.4. Зарегистрированные в отделе организационной и контрольной работы служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

В случае, если поступившие документы не требуют исполнения, глава администрации, его заместители, руководители органов администрации района делают на них пометки об ознакомлении.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.5. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники органов администрации района руководствуются следующим:

запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего органа.

2.5.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в органах администрации района, осуществляется руководителями этих органов.