Раздел 7. Оформление писем и телеграмм, докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, отправка исходящих документов

Раздел 7. Оформление писем и телеграмм, докладных, объяснительных и служебных записок, предложений, отправка исходящих документов

7.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установленной форме: текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатаются без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

7.2. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения, а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем органа администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса

прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

7.3. Письма и телеграммы за подписью главы администрации района, заместителями главы администрации района передаются для регистрации в отдел организационной и контрольной работы администрации района, где им присваивается исходящий номер.

7.4. Законвертованная в отделе организационной и контрольной работы исходящая корреспонденция отправляется адресатам почтой, срочная - исполнителями факсимильной связью.

7.5. Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки остается в отделе организационной и контрольной работы администрации района.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

7.6. Порядок оформления писем и телеграмм, отправки исходящих документов в структурных органах администрации района - аналогичный.

7.7. Для документального оформления различных решений, информационного обмена между сотрудниками администрации района могут использоваться докладные, объяснительные и служебные записки, предложения (приложение 6).

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Должностная записка составляется в случаях, когда компетенции работника (служащего) или руководителя органа администрации недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или предупреждения возможной негативной ситуации: проведение проверок, награждение, поощрение, выделение штатных единиц, нарушение требований Инструкции по делопроизводству о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.

Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручений, нарушения (Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины), поясняющий какое-либо действие, поступок, составляемый служащим и предоставляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительные записки могут сопровождать основной документ (план, отчет) и пояснять содержание его отдельных положений.

Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными органами администрации района или руководителями органов администрации района, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо. Служебная записка предназначена для координации действий структурных органов и служащих внутри администрации района, оперативного обмена документированной служебной информацией.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Предложения составляются руководителями органов администрации или специалистами и представляются руководству администрации района.

В случае, если обращение к руководству администрации района связано с решением личных вопросов служащего, он составляет заявление.